5 motive pentru a utiliza instrumente de colaborare în loc de e-mail

Locurile de muncă sunt din ce în ce mai digitalizate prin automatizare și alternative eficiente. Chiar dacă e-mailurile sunt utile de mult timp, tehnologia ne-a introdus instrumente mai directe și mai eficiente pentru comunicare și colaborare.

S-ar putea să căutați instrumente care să fie mai potrivite pentru colaborare. Poate că v-ați săturat de e-mailuri din cauza așteptărilor de a folosi un limbaj profesional sau pur și simplu pentru că este posibil să nu știți cum să vă gestionați căsuța de e-mail supraîncărcată.

Există numeroase instrumente de colaborare pe care le puteți utiliza pentru a vă salva de stresul e-mailurilor. Iată de ce ar trebui să le folosiți în schimb!

1. Economisi timp

Instrumentele de colaborare au opțiuni de notificare pentru a vă avertiza pe dvs. sau pe colegii dvs. atunci când există un mesaj. Chiar dacă puteți activa notificările prin e-mail, instrumentele de colaborare facilitează comunicarea membrilor echipei prin chaturi eficiente în loc de e-mailuri.

Slack este una dintre platformele de colaborare utilizate în mod popular

pentru munca la distanță. Slack oferă o varietate de avantaje care permit o comunicare eficientă. Pentru a vă organiza comunicarea, puteți crea canale separate pentru fiecare echipă și subiect.

2. Comunicare directă

Instrumentele de colaborare vă permit să vă bucurați de o formă de comunicare mai eficientă. În loc să trebuiască să controlați mai multe persoane sau să trimiteți un e-mail difuzat, puteți trimite pur și simplu un mesaj într-o platformă de chat. În plus, utilizarea instrumentelor de colaborare vă va încuraja pe dvs. și pe colegii dvs. să puneți întrebări pe o platformă deschisă în loc să trimiteți e-mailuri.

Legate de: Locul de muncă de la Facebook: Tot ce trebuie să știți

Cea mai eficientă parte a utilizării acestor instrumente este că puteți comunica în timp real. Dacă trebuie să puneți o întrebare rapidă, trimiterea unui e-mail nu este cea mai bună opțiune, deoarece colegii dvs. ar putea dura mai mult timp pentru a răspunde. De exemplu, Slack are o funcție de menționare care trimite notificări push pentru a atrage atenția cuiva. Există mai multe Alternative slabe pentru comunicarea în echipă.

3. Evitați o căsuță de e-mail supraîncărcată

Dacă utilizați aplicații de colaborare pentru comunicare și colaborare, nu este nevoie să faceți față unei căsuțe de e-mail supraîncărcate sau să pierdeți lucruri importante în e-mailurile dvs. În timp ce instrumentele de colaborare ar putea să nu elimine complet nevoia de e-mailuri, folosind aplicații de mesagerie la locul de muncă, cum ar fi Echipe Microsoft sau Slack reduce nevoia de a trimite unele e-mailuri.

4. Colaborare în timp real a documentelor

Software-ul de colaborare vă permite, împreună cu membrii echipei dvs., să lucrați la un proiect live în același timp. Google Docs este unul dintre cele mai populare instrumente de colaborare a documentelor care permit colaborarea în timp real.

De asemenea, puteți utiliza instrumente precum Dropbox Paper, care are același scop. În timp ce faceți modificări live în Dropbox Paper, echipa dvs. poate adăuga comentarii și poate sugera modificări. Acest lucru permite echipei dvs. să experimenteze o sesiune live în loc să fie nevoită să vă trimită documentele înainte și înapoi pentru editare.

Google a creat, de asemenea, aplicații și caracteristici pe care echipele le pot utiliza pentru a-și îmbunătăți comunicarea și colaborarea la locul de muncă.

Legate de: Google Workspace vs. Google Spaces: Care este diferența?

5. Găsiți informații cu ușurință

Software-ul de colaborare facilitează găsirea informațiilor, deoarece documentele importante pot fi stocate pe o platformă partajată. E-mailul, pe de altă parte, nu este la fel de eficient în găsirea informațiilor.

E-mailul este o platformă închisă care nu vă permite să căutați prin date care nu v-au fost trimise direct. De exemplu, dacă utilizați Slack și ați întâmpinat noi membri în echipa dvs., noii membri pot accesa informații, linkuri și documente care au fost partajate înainte de a se alătura echipei.

Deci, acestea sunt câteva motive pentru care trecerea de la comunicarea prin e-mail la ceva mai intuitiv, cum ar fi colaborarea în timp real, poate fi benefică. Pe lângă ușurința de utilizare, acestea oferă instrumente excelente pentru o comunicare rapidă și eficientă.

Cele mai bune 6 instrumente de colaborare online gratuite pentru a lucra de acasă

Colaborarea online cu clienții și echipele poate fi complicată. Folosiți aceste instrumente gratuite de încredere atunci când lucrați de acasă.

Citiți în continuare

Despre autor