Automatizarea în 5 moduri vă poate crește productivitatea

Este posibil să observați că productivitatea dvs. pare să scadă, deoarece aveți în mod constant dificultăți în găsirea timpului pentru a finaliza mai multe lucrări. Acest lucru este oarecum pentru că s-ar putea să petreceți o cantitate semnificativă de timp în activități recurente, cum ar fi răspunsul la e-mailuri sau backupul datelor.

Cu toate acestea, timpul este o resursă limitată și aveți la dispoziție doar 24 de ore în fiecare zi. Cel mai bun mod de a vă maximiza timpul și de a vă crește productivitatea este să automatizați sarcini banale, repetitive.

Ce este automatizarea și care sunt avantajele sale?

Automatizarea descrie utilizarea tehnologiei pentru a gestiona sarcini consumatoare de timp sau repetitive pentru a minimiza eforturile manuale. Prin automatizarea sarcinilor redundante, puteți economisi timp și vă puteți concentra asupra altor activități generatoare de venituri.

Automatizarea reduce, de asemenea, erorile umane, îmbunătățește eficiența operațională, crește scalabilitatea și economisește bani. Deci, cum puteți profita de potențialul automatizării în activitățile dvs. de zi cu zi? Iată câteva idei de automatizare a fluxului de lucru pe care le puteți utiliza acum:

1. Accelerați procesarea e-mailurilor

Gestionarea e-mailurilor poate fi copleșitoare și consumatoare de timp dacă nu găsiți un sistem care să le gestioneze bine. Acest lucru se datorează faptului că probabil primiți o tonă de e-mailuri în fiecare zi care necesită atenție. În plus, dacă doriți să vă dezvoltați afacerea, ar trebui să răspundeți imediat la solicitările de e-mail ale potențialilor clienți.

Răspunsuri automate prin e-mail

Vestea bună este că puteți automatiza unele procese, astfel încât să petreceți mai puțin timp în căsuța de e-mail. De exemplu, puteți crea un șablon folosind datele din formularul dvs. de contact bazat pe web sau utilizați acești constructori de șabloane de e-mail gratuite, deci nu va trebui să le scrieți de la zero tot timpul. De asemenea, puteți utiliza funcțiile de răspuns automat încorporate în serviciile de e-mail, de exemplu, Urmare opțiune în Outlook pentru a urmări și a răspunde la e-mailuri.

Alternativ, puteți utiliza un e-mail rece și un serviciu de îmbinare a corespondenței, cum ar fi GMass pentru a personaliza, programa sau trimite campanii de marketing și e-mailuri reci către clienți potențiali și urmăriți automat.

Organizați-vă e-mailurile

Punem pariu că primiți nenumărate e-mailuri zilnic de la colegi, familie și prieteni, alte companii etc. Când se întâmplă acest lucru, poate fi dificil să sortezi e-mailurile importante din junk. Însă puteți automatiza mutarea e-mailurilor dintr-un dosar în altul pentru a face față dezordinii. Puteți utiliza „filtre” Gmail sau „Reguli” Outlook pentru a vă gestiona căsuța de e-mail.

Aceste caracteristici încorporate vă permit să ștergeți automat mesajele cu un anumit mesaj, să sortați e-mailurile cu un anumit text sau din anumite contacte într-un folder etc.

Extrageți datele

Probabil că petreceți mult timp trecând prin contacte în căsuța de e-mail pentru a obține informații care vă pot ajuta să comercializați sau să vă vindeți lucrurile. Prin utilizarea Mailparser, puteți automatiza acest proces pe baza regulilor de analiză.

2. Sporiți comunicarea utilizând Chatbots

Chatbot-urile au revoluționat complet serviciul pentru clienți în ultimii ani, îmbunătățind comunicarea și experiența clienților. La fel ca Întrebările frecvente, chat-urile oferă automatizare prin intermediul Inteligenței Artificiale. În consecință, pot îndeplini singuri o varietate de sarcini.

Unele avantaje ale utilizării chatbot-urilor sunt disponibile 24/7, unele sunt multilingve, oferă răspunsuri consecvente instantaneu, vă ajută să obțineți informații valoroase despre comportamentul clienților etc. Poți să folosești aceste chatbots pentru a vă stimula comunicarea pe site-ul dvs. WordPress și vă îmbunătățiți productivitatea. Cu toate acestea, merită menționat faptul că trebuie să investiți timp și efort pentru a vă ajusta chatbot-ul pentru a vă bucura de beneficii.

3. Copia de rezerva a datelor

Pe măsură ce tehnologia continuă să avanseze, ne bazăm din ce în ce mai mult pe hard disk-urile computerului nostru pentru a stoca porțiuni din viața noastră, precum documente de muncă și academice sau fotografii de familie. În cea mai mare parte, nu este vorba dacă, ci când, deoarece hard disk-urile se uzează, sunt furate și experimentează creșteri de putere.

Întrebarea este: ce va însemna acest lucru pentru dvs. sau, mai bine spus, ce puteți face pentru a minimiza pierderea? Puteți face backup pentru datele dvs.

Dar sunt șanse, s-ar putea să uitați să o faceți singuri din când în când. Deci, cel mai bun pariu ar fi automatizarea copiilor de rezervă regulate. Pe lângă asigurarea securității datelor dvs., programarea automată a copiilor de siguranță vă va permite să lucrați pe computer fără întreruperi.

Poți să folosești CrashPlan pentru a face copii de rezervă ale datelor pe un hard disk extern, un alt computer din rețeaua locală sau serverele sale. După instalarea software-ului, acesta vă va scana sistemul și vă va sugera ceea ce ați putea face backup. De asemenea, vă permite să alegeți ce doriți să faceți backup. Puteți programa copiile de rezervă la fiecare 15 minute, o oră sau ori de câte ori nu utilizați computerul; totul depinde de tine.

4. Planificați postări pe rețelele sociale

Rețelele sociale au devenit o parte integrantă a vieții noastre. Astfel, aceste platforme au devenit o mină de aur pentru oamenii care încearcă să-și promoveze mărcile și să vândă produse / servicii.

Dar păstrarea legăturii cu toți potențialii și clienții de pe platformele dvs. de socializare este o sarcină care poate necesita cu ușurință atenția dvs. cu normă întreagă. Cu toate acestea, accesând magia automatizării prin instrumente precum Hootsuite și Tampon vă permite să programați în prealabil toate postările de pe rețelele sociale. Puteți utiliza aceste instrumente pentru a face mai multe pe rețelele sociale în mai puțin timp.

5. Programați întâlniri

Programarea cu succes a unei întâlniri sau rezervarea unei întâlniri necesită adesea mult înainte și înapoi, mai ales atunci când implică mulți oameni. Este posibil să fie nevoie să trimiteți un e-mail tuturor pentru a afla disponibilitățile lor înainte de rezervare și riscați să repetați procesul dacă cineva anulează.

Din fericire, puteți automatiza acest proces pentru a pune fluxul de lucru al întâlnirii pe pilot automat, astfel încât să vă puteți concentra asupra altceva. Instrumente precum Calendly vă permit să vă automatizați întâlnirile sau alte evenimente în avans cu oricine printr-un link. Puteți seta diverse intervale de timp pentru momentul în care veți fi disponibil și puteți trimite cereri de întâlnire prin intermediul linkului.

În plus, acest instrument se integrează perfect cu calendarul dvs. Deci, atunci când toată lumea a ales un moment bun, Calendly poate înregistra întâlnirea în calendarul dvs. și vă poate trimite o notificare. Dacă vă ocupați în acest timp, reprogramarea este la fel de ușoară ca și programarea.

Automatizați-vă sarcinile repetitive pentru a vă spori productivitatea

Automatizarea este deosebit de benefică pentru întreprinderile mici, cu câțiva angajați care poartă multe pălării. Lăsați tehnologia să se ocupe de câteva sarcini aici și acolo vă va ajuta să faceți mai multe în mai puțin timp.

8 lucruri trecute cu vederea care împiedică productivitatea (și cum să le eviți)

Cu toții ne dorim să fim productivi, dar ne distragem cu ușurință de diverși factori. Iată câteva lucruri pe care este posibil să le treceți cu vederea și cum să le evitați.

Citiți în continuare

Despre autor