Cum să stăpânești o singură sarcină folosind tehnologia pentru a-ți îmbunătăți productivitatea

La suprafață, se simte că multitasking-ul este hack-ul final al productivității atunci când se iau în considerare toate aspectele personale obiectivele pe care doriți să le atingeți, cereri de lucru nesfârșite, distrageri digitale și viața profesională indusă de pandemie dezechilibru.

Cu toate acestea, o scufundare mai profundă în această practică duce la o concluzie diferită.

Dezavantajele multitasking-ului

Ai doar atâta energie, atenție și timp - elementele esențiale ale productivității. Ca rezultat al multitasking-ului, unul dintre dezavantajele majore este că sunteți doar parțial dedicați diferitelor activități pe care vă concentrați simultan.

Rezultatul este un miraj care vă păcălește să credeți că sunteți mai eficienți, deoarece faceți puține progrese pe mai multe fronturi, ducând la o percepție defectuoasă a succesului.

Dar realitatea este că multitaskingul vă permite să vă concentrați pe priorități greșite, inhibă creativitatea, crește nivelul de stres și distragerea atenției, duce la mai multe greșeli, epuizare și

tulburări de memorie, etc., făcându-vă astfel mai puțin productiv. Și sunt destule cercetare pentru a susține această afirmație.

Deci, care este alternativa?

Până acum, probabil ați ghicit că alternativa este sarcina unică, în care vă concentrați pe o sarcină la un moment dat. După cum sugerează termenul, înseamnă să vă dedicați toată atenția unei sarcini. Această practică vă permite să economisiți timp pierdut atunci când jonglați între activități, crește creativitatea, vă crește probabilitatea de a vă îndeplini prioritățile, eliminați distracțiile etc.

Dar, sunt șanse, știți deja că o singură sarcină vă poate îmbunătăți productivitatea. Cu toate acestea, la fel ca multe alte lucruri din viață, există adesea un decalaj mare între ceea ce știm că ar trebui să facem (o singură sarcină) și ceea ce ajungem să facem (multitasking).

Pentru a reduce decalajul, să ne abatem puțin de la ceea ce este și să se concentreze asupra Cum pentru a vă îmbunătăți capacitatea de a vă concentra pe un singur lucru la un moment dat și de a vă crește productivitatea în același timp:

1. Utilizați metoda Pomodoro

Metoda Pomodoro este o tehnică eficientă de gestionare a timpului care vă poate îmbunătăți productivitatea, ajutându-vă să vă concentrați asupra unei sarcini. Este ușor de implementat și necesită o configurare minimă. Poti incerca aceste aplicații gratuite open source Pomodoro.

Pentru a începe să utilizați metoda Pomodoro, setați temporizatorul pentru 25 de minute pentru a vă concentra pe o sarcină și luați o Pauză de 5 minute pentru a vă relaxa sau pentru a face orice nu este legat de sarcina dvs., cum ar fi să jucați un joc sau să trimiteți mesaje text prietene. Tocmai ați încheiat o sesiune Pomodoro. Puteți face o pauză mai extinsă după patru sau cinci Pomodoros.

Această metodă este eficientă deoarece vă ajută să reduceți distracțiile, să vă planificați ziua în mod eficient, să vă bucurați de o sentiment de realizare după fiecare sesiune Pomodoro și crește concentrarea prin explozii mai scurte de muncă.

2. Creați sisteme automate

S-ar putea să vă luptați adesea cu o singură sarcină, deoarece există atât de multe activități recurente pe care trebuie să le faceți în fiecare zi, cum ar fi să răspundeți la e-mailuri sau să publicați postări pe rețelele sociale. Din fericire, există mai multe moduri de automatizare vă pot ajuta gestionați acele sarcini redundante și concentrați-vă asupra priorităților.

De exemplu, puteți utiliza aceste aplicații Android pentru a configura răspunsuri automate la e-mailuri, apeluri telefonice, mesaje text etc. De asemenea, puteți utiliza platforme de automatizare precum IFTTT pentru a conecta diferite instrumente digitale și a crea sisteme automate.

3. Adunați-vă sarcinile superficiale

Te-ai găsit vreodată începând o sarcină importantă și complexă, doar ca să realizezi că faci ceva complet fără legătură câteva minute mai târziu? Să presupunem că doriți să scrieți un blog pe „Cum să începeți o afacere”. Începeți să vă faceți cercetările pe această temă și primiți un e-mail prin care să vă întrebați dacă sunteți disponibil pentru o conferință despre încălzirea globală săptămâna viitoare.

Alegeți să răspundeți imediat, deoarece va dura doar câteva minute, dar faceți clic pe un link YouTube pentru defrișări atașat la e-mail. Apoi, algoritmii YouTube vă sugerează să urmăriți trailerul unui film legat de subiect, iar următorul lucru pe care îl știți, urmăriți spectacolul complet pe Netflix. Sună cunoscut?

Deci, cum evitați acest lucru? Planificându-vă ziua și clasificând împreună activități similare pentru a evita schimbarea sarcinilor. Acest lucru vă permite să gestionați simultan lucrări similare de mică adâncime sau cu valoare redusă, mai degrabă decât sporadic pe parcursul întregii zile de lucru.

De exemplu, puteți aloca timp pentru a sorta prin e-mailuri, pentru a programa întâlniri în calendarul dvs. și pentru a răspunde la notificări. Ați putea grupa toate aceste sarcini cu valoare redusă pentru părți cu energie redusă ale zilei.

4. Folosiți un Kanban personal

Vă puteți asigura că lucrați la o singură sarcină la un moment dat, creându-vă sistemul personal Kanban. Puteți folosi o tablă și note lipicioase sau puteți descărca o aplicație inspirată de kanban, cum ar fi Trello.

După ce v-ați conectat la contul Trello, creați trei coloane intitulate—a face, face, și efectuat. Notați toate sarcinile la care doriți să lucrați în ordinea priorității. Luați cea mai importantă sarcină și mutați-o la face coloană pentru a începe lucrul la ea.

Pentru ca această tehnică să funcționeze, trebuie doar să vă asigurați că există doar una sau două sarcini în coloana dvs. de lucru la un moment dat. Acest lucru vă va ajuta să evitați să începeți prea multe sarcini simultan.

Descarca: Trello pt Android | iOS (Versiune premium gratuită disponibilă)

Legate de: Cum să vă gestionați sarcinile folosind tehnica japoneză Kanban

5. Exersează un singur tab

Este posibil să aveți multe file deschise pe ecran chiar acum. În aceste zile, este imposibil să vă mențineți sesiunile de navigare într-o singură filă. Este atât de ușor să vă distrageți atenția în timp ce navigați pe web, deoarece este plin de distrageri.

Practicarea unei singure file este o metodă eficientă pentru a vă ajuta să vă concentrați asupra unei sarcini. Cu toate acestea, punem pariu că s-ar putea să aveți nevoie de ajutor pentru a începe. Puteți utiliza o extensie de genul xTab pentru a limita numărul de file deschise.

Puteți utiliza, de asemenea Impuls pentru a vă bucura de imaginea de fundal frumoasă, zona de focalizare prestabilită (sau orice alt memento) și un citat inspirat.

Găsiți o productivitate mai mare în sarcini simple

Prin sarcini unice, puteți fi aproape întotdeauna sigur că v-ați ocupat de cele mai importante sarcini eficient și eficient, din moment ce v-ați concentrat energia, timpul și atenția asupra lor la fel de mult posibil.

Cum să vă acordați prioritate sarcinilor folosind metoda MoSCoW

Te lupți adesea pentru a-ți îndeplini sarcinile? Organizarea și prioritizarea acestora poate fi soluția dvs., iar metoda MoSCoW vă poate ajuta.

Citiți în continuare

Despre autor