Cum să gestionați suprasolicitarea întâlnirii: 5 sfaturi și instrumente

Întâlnirea într-o sală de conferințe (sau un spațiu de lucru online) necesită schimb de idei, stabilirea obiectivelor, urmărirea progresului, atribuirea sarcinilor etc.

Deși toate acestea sunt motive valabile pentru organizarea unei întâlniri, prea multe întâlniri lungi vă pot scurge productivitatea. Iată cum puteți reduce numărul de întâlniri din calendarul dvs. Dar mai întâi, să descoperim:

Ce vă face să aveți prea multe întâlniri?

Șansele sunt că ați încercat deja să faceți față acestei probleme înainte. Cu toate acestea, întâlnirile apar tot timpul calendarului. Este probabil pentru că nu ați încercat să descoperiți cauzele profunde ale problemei; pur și simplu aplicați soluții de ajutor pentru bandă pentru a ameliora suprasolicitarea întâlnirii simptomelor.

Deci, să considerăm supraîncărcarea ca un simptom al unei probleme mai profunde, astfel încât să puteți găsi o soluție eficientă și durabilă.

În primul rând, pandemia COVID-19 și trecerea rezultată la modele de lucru la distanță sau hibride au crescut semnificativ numărul de întâlniri virtuale, în principal prin Zoom. În consecință, lucrătorii îndepărtați se luptă cu

Oboseala zoomului, sau epuizarea timpului de ecranare. Suprasolicitarea întâlnirilor ar putea fi, de asemenea, o problemă dacă invitați pe toți la întâlniri. Pe măsură ce prezența crește, angajamentul scade treptat.

Unul dintre cele mai frecvente motive de bază pentru întâlnirile Zoom spate-în-spate sau vizitele la sala de conferințe este lipsa unei agende clare. Inițial, este posibil să aveți un obiectiv pentru întâlnire, dar în curând atenția dvs. se va schimba la conversații inactive.

Nu în ultimul rând, nu utilizați eficient instrumentele digitale. Există o gamă largă de programe software care sunt alternative mai bune pentru comunicare și colaborare.

Următoarea metodă cea mai eficientă pentru reducerea numărului de întâlniri la locul de muncă este creșterea productivității întâlnirilor. Iată cum puteți realiza acest lucru:

1. Utilizați un Wiki intern pentru întâlniri asincrone

Întâlnirile nu trebuie întotdeauna organizate în timp real (sincron). Unele situații vor beneficia de o comunicare asincronă (comunicare care nu necesită participanții să fie prezenți simultan și nu are nevoie de un răspuns imediat).

Vă puteți îmbunătăți productivitatea întâlnirilor adoptând comunicarea asincronă. Permite echipelor să utilizeze software bazat pe cunoștințe precum Document 360 să împărtășească idei în ritmul lor. Alternativ, puteți crea un Wiki intern folosind aceste site-uri webși setați pagini specifice în cadrul acestuia pentru întâlnirile dvs. Aceste instrumente digitale vă permit să contribuiți la întâlnire folosind funcția de comentariu.

Adoptând întâlniri asincrone, echipa dvs. poate lua timpul necesar pentru a înțelege informațiile discutate, comunicați cu colegii de echipă din diferite fusuri orare, împuterniciți introvertiții să participe tastând și reduceți întreruperile și distrageri.

2. Utilizați software-ul de colaborare

De ce să programați o întâlnire de două ore în persoană pentru a prezenta idei noi atunci când puteți face acest lucru prin e-mail, sau mai bine, folosind un software simplu de colaborare, cum ar fi Trello.

Pentru a spori productivitatea echipei dvs., organizați întâlniri în timp real numai atunci când aveți absolut nevoie, de exemplu, pentru rezolvarea conflictelor. În caz contrar, puteți utiliza software-ul de colaborare pentru actualizări ale progresului obiectivelor, recenzii de proiecte sau lansarea de idei noi.

În acest fel, echipa dvs. primește suficient timp pentru a reflecta asupra ideilor pe care doresc să le împărtășească și să le acorde prioritate celor mai importante. Mai mult, toate aceste informații sunt salvate în mod implicit și accesibile tuturor, mai degrabă decât să se bazeze pe înregistrări scrise.

Puteți utiliza Trello pentru a crea forumuri care să corespundă obiectivelor întâlnirii dvs., cum ar fi agenda întâlnirii, actualizări despre întâlnirile anterioare, actualizări ale echipei sau idei noi.

Descarca: Trello pt Android | iOS (Versiune premium gratuită disponibilă)

3. Concentrați-vă pe agenda reuniunii

Organizarea unei întâlniri fără agendă este o rețetă sigură pentru eșec. Va trebui să aveți un plan clar pentru întâlnirea dvs. pentru a evita ieșirea de la curs. Majoritatea întâlnirilor trec adesea peste intervalele lor alocate, deoarece nu există o cale clară de urmat.

Deci, cum poți rezolva acest lucru? În mod convențional, puteți scrie punctele pe care doriți să le discutați în timpul ședinței, să le tipăriți și să atașați alte documente relevante înainte de a le distribui participanților.

Alternativ, puteți economisi timp și hârtie creându-vă agenda pe Evernote și atașarea fișierelor sau paginilor web de care aveți nevoie înainte de a le distribui colegilor dvs. Acest lucru oferă participanților acces rapid la informațiile de care au nevoie prin intermediul smartphone-urilor, tabletelor sau computerelor lor.

Descarca: Evernote pentru Android | iOS (Versiune premium gratuită disponibilă)

4. Creați canale slabe pentru comunicare instantanee

Când faceți parte dintr-o organizație masivă cu multe departamente, se pare că a avea o întâlnire este singura opțiune de a partaja informații cu un anumit set de oameni. Din păcate, aceasta nu este întotdeauna cea mai productivă metodă.

De ce să mutați un grup de oameni în sala de conferințe pentru o întâlnire de 30 de minute, atunci când puteți partaja aceleași informații instantaneu și cu toată lumea de pe desktop, printr-o platformă de mesagerie, cum ar fi Slack?

Ai nevoie doar pentru a crea un canal dedicat pentru întâlnire și invitați toți participanții relevanți. În acest fel, puteți purta conversații specifice despre diverse proiecte cu persoanele pe care alegeți să le invitați.

Descarca: Slack pentru Android | iOS (Versiune premium gratuită disponibilă)

5. Nu aveți prea mulți oameni

Gândește-te la ultima întâlnire pe care ai avut-o. Câți oameni au fost prezenți? Și câți dintre ei au oferit contribuții valoroase la întâlnire? Cel mai probabil, mulți participanți au stat doar în liniște fără să participe, în timp ce alții și-au verificat e-mailurile. Aceasta a devenit o practică standard, în special în întâlnirile cu mulțimi mari.

Acest lucru se întâmplă adesea deoarece organizatorii vor să evite ca oamenii să se simtă lăsați în afara lor. Deși ar putea fi un gest nobil, acesta, din păcate, reduce productivitatea întâlnirii.

S-ar putea să vă întrebați, cum? Riscați să depășiți timpul alocat pentru întâlnire pentru a face față dezbaterilor înainte și înapoi, comentariilor superficiale și discuțiilor inutile, ceea ce duce la o eficiență mai mică. Deci, pentru a evita supraîncărcarea întâlnirii, invitați cât mai puțini oameni cu putință.

Legate de: Sfaturi esențiale pentru videoconferințe online

Nu lăsați întâlnirile să vă încetinească

Întâlnirile joacă în continuare un rol crucial în majoritatea organizațiilor. Cu toate acestea, devin neproductive atunci când devin copleșitoare și când echipele tale își pot petrece timpul de întâlnire pe priorități. Puteți spori productivitatea întâlnirii utilizând sfaturile și instrumentele de mai sus.

Cele mai bune 5 moduri de a face față epuizării timpului de ecran

Expunerea constantă a ecranului poate duce la dureri de cap, vedere încețoșată și oboseală a ochilor. Iată câteva sfaturi pentru a face față epuizării timpului de ecran.

Citiți în continuare

Despre autor