De ce schimbarea contextuală vă sabotează productivitatea (și ce puteți face în legătură cu aceasta)

Când ați avut ultima dată mai mult de 30 de minute de focalizare neîntreruptă în timp ce lucrați la o sarcină? De fapt, este posibil să vă pierdem din cauza unui e-mail, a unui mesaj Slack, a unei alerte de știri de ultimă oră sau a unui videoclip YouTube înainte de a termina de citit acest articol.

Când vă fragmentați energia și vă concentrați pe atâtea sarcini diferite, nu puteți fi cel mai productiv sinelui vostru. În acest articol, vom explora schimbarea contextului și cum să o depășim.

Ce este schimbarea contextului?

Comutarea contextuală, comutarea sarcinilor sau multitasking are loc atunci când treceți de la o sarcină sau activitate la alta fără a finaliza precedentul, vă schimbați atenția și pierdeți timpul în proces.

Dar, într-un sens practic, credem că schimbarea contextului sau a sarcinilor este termenul mai precis pentru a descrie ceea ce mulți oameni consideră multitasking. Acest lucru se datorează faptului că, în majoritatea cazurilor, ne schimbăm rapid atenția de la o sarcină la alta, mai degrabă decât să ne concentrăm asupra mai multor sarcini simultan, deoarece acest lucru

studiu dezvăluie că creierul nostru nu poate face asta.

Comutarea sarcinilor ar putea părea inofensivă la suprafață. S-ar putea chiar să te păcălești să crezi că te ajută să fii mai eficient, dar schimbarea contextului este ca o minge de distrugere care câștigă impuls pentru a-ți demola productivitatea, deoarece acest lucru cercetare spectacole.

Acest lucru se întâmplă deoarece creierul tău trece printr-o fază refractară înainte de a reveni la precedent sau începeți următoarea sarcină, deoarece încearcă să amintească la ce lucrați sau se adaptează la noul activitate.

Prin urmare, schimbarea sarcinilor de mai multe ori pune o mare presiune pe abilitățile tale cognitive. Mai mult, stresul aglomerat din gândurile intruzive cu privire la sarcinile neterminate pe care le-ați lăsat în urmă ca Efectul Zeigarnik loviturile pot duce la suprasolicitare mentală și epuizare.

Acesta este timpul, concentrația, energia și creativitatea pe care le-ați putea folosi pentru a lucra productiv la proiectul dvs. turnând în scurgere. Impozitul pe care îl plătiți pentru comutarea sarcinilor este de termene mai lungi de finalizare pentru proiecte și o probabilitate crescută de greșeli.

De ce cădem pradă schimbării contextului

Înțelegerea de ce este atât de ușor să treci de la o sarcină la alta și atât de provocator să rămâi concentrat este esențială pentru crearea unui plan eficient de combatere. Iată câteva motive pentru care schimbați contextul:

1. Acces rapid la o mare vasta de informatii.
2. Creierul tău tânjește la noutate și îi place să rătăcească.
3. Instrumentele digitale sunt concepute pentru a concura pentru atenția dvs.
4. Întreruperea notificărilor de pe computer și smartphone-uri.
5. Cultura „mereu activ” creează cerințe excesive de muncă și crește așteptările de a răspunde imediat la e-mailuri sau alte mesaje etc.

Cum să depășești comutarea contextuală

Crearea unui plan pentru a face față comutării sarcinilor vă permite să introduceți o stare de flux care promovează munca profundă, bucurați-vă de timpi de finalizare mai scurți pentru sarcini și o marjă mai mică pentru erori și reduceți munca de la domiciliu ars.

Acestea fiind spuse, iată câteva sfaturi și instrumente digitale pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți ziua pentru a depăși schimbarea sarcinilor:

1. Utilizați un Manager de activități digitale

Unul dintre motivele pentru care aveți tendința de a schimba contextul este că s-ar putea să lucrați fizic la un proiect, dar să vă concentrați mental pe altul, crescând probabilitatea de a sări la el. Cu toate acestea, realizarea unui plan vă permite să vă construiți mușchii de concentrare pentru a vă concentra asupra sarcinii din fața voastră.

Puteți utiliza un manager de sarcini digitale, cum ar fi Trello pentru a obține toate sarcinile pe care intenționați să le lucrați mai târziu din minte, permițându-vă să vă concentrați exclusiv pe cea la îndemână. Va fi o provocare să vă eliminați complet toate acele sarcini la început, dar vă veți îmbunătăți cu timpul.

Descarca: Trello pt Android | iOS (Versiune premium gratuită disponibilă)

2. Alegeți tehnica corectă de prioritare

Tehnicile de stabilire a priorităților sunt cele mai eficiente instrumente care vă ajută să vă concentrați asupra celor mai importante sarcini înainte de a trece la următoarea. Acestea vă permit să vă evaluați toate sarcinile și să le organizați în funcție de prioritate.

Puteți utiliza Metoda MoSCoW, sau aceste alte tehnici de prioritizare, pentru a depăși schimbarea contextului și pentru a crește productivitatea. Încorporarea lor în rutina dvs. vă va ajuta să faceți distincția între sarcinile cu valoare ridicată - cele pe care ar trebui să vă concentrați acum și sarcinile cu valoare redusă - cele pe care le puteți delega altora sau ignora.

3. Utilizați blocarea timpului și gruparea sarcinilor

După ce ți-ai stabilit lista de sarcini și ți-ai organizat sarcinile în funcție de prioritate, poți adăuga mai multă structură în ziua ta de lucru prin utilizarea pachetului de sarcini și blocarea timpului.

Sarcina de sarcini înseamnă organizarea sarcinilor dvs., grupându-le pe baza asemănării și adresându-le într-un bloc de timp stabilit, mai degrabă decât să le faceți sporadic pe tot parcursul zilei. De exemplu, alegeți un bloc de timp în timpul zilei pentru sarcini recurente sau simple, cum ar fi răspunsul la e-mailuri.

Mai mult, puteți crea blocuri de timp pentru activități recreative sau sarcini care nu au legătură cu munca dvs., cum ar fi navigarea prin fluxul dvs. Twitter sau vizionarea videoclipurilor YouTube. Această tehnică vă va ajuta să economisiți timp, să reduceți distracțiile și să evitați schimbarea contextului.

4. Luați pauze regulate

Mulți oameni consideră încă pauzele ca un lux la locul de muncă, dar nu sunt. Asta pentru că o concentrare profundă pe o sarcină sau schimbarea contextului necesită multă energie. Prin urmare, pauzele sunt o necesitate, deoarece vă permit să vă odihniți, să vă reîncărcați și să vă recâștigați concentrarea.

Puteți face obișnuit să încorporați microfrene după fiecare blocaj de timp, utilizând Metoda Pomodoro pentru a vă crește productivitatea. În timpul acestor pauze, puteți face exerciții de respirație, puteți face o plimbare, vă puteți întinde sau puteți face orice altă activitate care vă place, pentru a vă lăsa mintea de la muncă câteva minute.

5. Utilizați comunicarea asincronă

După cum am menționat mai sus, așteptările crescânde de a răspunde imediat la e-mailuri sau alte mesaje sunt unul dintre principalele motive pentru care oamenii sunt predispuși la schimbarea sarcinilor. Comunicarea asincronă este comunicarea care nu se întâmplă în timp real.

Deci, pentru a depăși schimbarea contextului, puteți utiliza și încuraja comunicarea asincronă la locul de muncă, în special în ceea ce privește mesajele non-urgente. De exemplu, puteți utiliza Wiki-ul intern al companiei dvs. sau un forum de mesaje partajat pentru a publica actualizări pe care colegii dvs. le pot verifica când pot.

Recâștigați concentrarea și productivitatea

Cel mai bun mod de a vă face cea mai productivă muncă este să vă concentrați asupra unui singur lucru la un moment dat. Folosind aceste sfaturi și instrumente digitale, vă puteți antrena creierul într-o singură sarcină, crește productivitatea și reduce stresul.

Cum să stăpânești o singură sarcină folosind tehnologia pentru a-ți îmbunătăți productivitatea

Concentrarea pe o sarcină la un moment dat vă ajută să faceți mai multe în mai puțin timp. Iată câteva sfaturi și instrumente digitale pentru a vă ajuta să stăpâniți sarcinile unice.

Citiți în continuare

Despre autor