Cum să vă automatizați cu ușurință sarcinile: 5 instrumente utile

Petreci ore întregi făcând sarcini de zi cu zi la locul de muncă. Crezi că asta este partea muncii tale. Dar dacă s-ar putea face de unul singur și ai putea să-ți investești timpul esențial în gândirea creativă sau în rezolvarea altor probleme majore? Nu ar fi grozav?

Soluția finală la această problemă este automatizarea sarcinilor. Să aflăm ce sarcini zilnice puteți automatiza, procesul său și ce instrumente vă pot ajuta.

Ce tipuri de sarcini ar trebui automatizate

Ar trebui să automatizați toate sarcinile de rutină pe care le efectuați zilnic, care consumă o cantitate considerabilă din timpul dvs., dar care nu adaugă neapărat nimic valoros muncii dvs.

Iată câteva dintre exemplele de activități pe care le puteți automatiza. Notați-le pe cele incluse în lista de activități.

1. Programarea programărilor

Unul dintre cea mai mare pierdere de timp oferirea de nicio valoare este programarea întâlnirilor. Așa că nu mai vorbiți înainte și înapoi cu clienții dvs. pentru a găsi cel mai bun timp care funcționează pentru amândoi. În schimb, deschideți câteva sloturi din calendarul dvs. și împărtășiți lista cu acestea.

În acest fel, puteți tăia toate sarcinile de planificare din lista dvs. de sarcini și totuși să primiți programările la timp. Instrumentele de automatizare vă pot ajuta cu integrarea programărilor de aplicații și calendare.

2. Sarcini plictisitoare

Multe sarcini nu necesită gândire de ordin superior. Cum ar fi sortarea și răspunsul la e-mailuri, copierea de rezervă a datelor, facturarea și facturarea, serviciul și angajarea clienților, actualizarea informațiilor de contact etc.

Deci, în loc să le adăugați în lista dvs. de sarcini în fiecare zi, luați în considerare automatizarea acestora. Și vezi cât timp îți pui la dispoziție.

3. Transferul informațiilor între mai multe aplicații

Niciun loc de muncă nu este liber de această sarcină. Aveți întotdeauna nevoie de date și apoi trebuie să le transferați de la o aplicație la alta. Dar fii inteligent, nu petrece timp copiind sau importând și exportând tone de date care vin la tine în mod regulat prin diferite moduri. Automatizează această acțiune.

4. Sarcini care îți consumă timpul esențial

În afară de stabilirea programărilor, trimiterea de e-mailuri și facturi, transferul de date și altele, vine o altă sarcină care pare de fapt importantă - postarea pe rețelele sociale. Sigur trebuie să vă promovați marca și să vă implicați cu publicul și, prin urmare, să rămâneți activ pe aceste platforme.

Dar, vă poate costa timp pe măsură ce ajungeți în ciclul infinit de repetat de a vă place, a comenta și a împărtăși. Deci, automatizați această sarcină extrem de consumatoare de timp.

5 pași pentru automatizarea sarcinilor

Lista automatizării sarcinilor dvs. poate fi nesfârșită. Și uneori poate depinde chiar de tipul de muncă pe care îl faceți, așa că nu le putem acoperi pe toate aici.

Totuși, dorim să vă ușurăm întreaga idee. Iată deci procesul de automatizare a sarcinilor.

Pasul 1: Notați sarcinile zilnice

Când faceți o listă a sarcinilor pe care ar trebui să le automatizați, începeți prin:

• Scrierea sarcinilor pe care le îndepliniți zilnic.
• Enumerați timpul pe care îl petreceți pentru fiecare sarcină.
• Adăugați frecvența de câte ori aveți nevoie pentru a îndeplini acele sarcini - orar, zilnic, săptămânal, lunar, anual etc.

Odată terminat. Verificați în care dintre următoarele categorii se încadrează. Sunt acestea sarcinile care sunt:

• Efectuat în mod regulat sau conform unui program?
• Plictisitor și se poate face fără nicio gândire de ordin superior?
• Transferați informații în cadrul aplicațiilor?
• Consumați timpul esențial pe care îl puteți investi în proiecte valoroase?

După ce le-ai enumerat pe toate, ridică-le pe cele care crezi că ar trebui automatizate de acum înainte.

Pasul 2: Cercetare

Următorul pas include cercetarea instrumentelor potrivite pe care le puteți utiliza pentru a vă automatiza sarcinile. Bazați-vă cercetarea pe nevoile și bugetul actual. De exemplu, dacă sunteți un solopreneur, nu aveți nevoie de un instrument de automatizare pentru întreprinderi. Deci, alegeți în consecință.

Pasul 3: Aflați noul flux de lucru

După ce ați ales instrumentul pe care îl veți utiliza pentru a vă automatiza sarcinile, găsiți un nou sistem de flux de lucru care funcționează pentru dvs. și descrieți cum se vor mișca lucrurile de acum înainte. Asigurați-vă că toată lumea din echipă știe despre noile schimbări, astfel încât totul să funcționeze perfect.

De exemplu, puteți descrie echipei dvs. cum să programați întâlniri de acum înainte:

1. Creați-vă profilul pe Calendly, și accesați pagina de pornire.

2. Programați noua întâlnire dând clic pe Crea.

3. Selectează durată a întâlnirii dvs. din meniul din stânga.

4. Selectează disponibilitatea timpului prin adăugarea de sloturi diferite.

5. Publică-ți întâlnirea făcând clic pe Următorul buton.

6. Copiați linkul întâlnirii din această pagină.

7. Adăugați linkul către e-mailul dvs. către client.

Odată ce toți membrii echipei se simt confortabili cu procesul, pot elimina programarea întâlnirilor regulate din lista de sarcini zilnice pentru fiecare client. Ei pot pur și simplu să împărtășească același link întâlnire / eveniment cu toți. În funcție de câte dintre sloturile au fost luate, se poate opta pentru cele gratuite.

Pasul 4: Executați planul

Odată ce ați terminat, implementați noul dvs. plan în mod eficient. Șansele sunt că este posibil să aveți o serie de sarcini de automatizat, iar planul dvs. ar fi putut deveni puțin mai complex decât credeați. Într-un astfel de caz, luați ajutor de la departamentul IT pentru crearea și executarea noului dvs. plan cu instrumentul de automatizare pe care l-ați selectat.

Pasul 5: Evaluează și testează

După automatizarea sarcinilor necesare, testați uniformitatea noului plan de flux de lucru. Descoperi:

• Eficacitatea sarcinilor îndeplinite.
• Impactul său asupra productivitatea angajaților sau a membrilor echipei.
• Oricine se simte confortabil folosind noile instrumente?
• Timpul economisit are vreun efect asupra creșterii venitului dvs.? (Acesta este pentru antreprenori, freelanceri și contractori.)

Iată câteva instrumente excelente de automatizare cu detaliile lor scurte pentru a vă economisi timpul de cercetare după ce ați enumerat sarcinile care vor fi automatizate.

Este o soluție populară de software de automatizare care vă permite să integrați diferite programe. Puteți transporta datele de la un instrument la altul combinând aplicațiile dvs. de zi cu zi precum Gmail, Dropbox, Slack, Google Calendar, Mailchimp etc.

Cu acest instrument, puteți automatiza mii de sarcini, cum ar fi trimiterea pe Twitter a tuturor postărilor de pe blog, salvarea atașamentelor din Gmail pe Google Drive, backupul tuturor fișierelor dvs. G-drive în Dropbox și multe altele.

Acest instrument este ca Zapier când vine vorba de automatizare. Vă ajută să transferați date între diferite aplicații și să efectuați alte sarcini menționate. Dar versiunea gratuită a IFTTT este mai bună decât cea a lui Zapier.

În timp ce ultimul software durează cel puțin 10-15 minute pentru ca lucrurile să se întâmple, IFTTT ia măsuri instantanee odată ce declanșatorul este plasat.

Însă dezavantajul acestui instrument este că este bun doar pentru întreprinderile cu o singură persoană. Nu au versiuni pentru echipe sau mai mulți angajați. Și dacă asta este cerința ta, mergi cu Zapier. Puteți să-l utilizați pentru a seta acțiuni între mai multe software-uri bazate pe versiunea cu plată pe care o utilizați.

Este un instrument excelent atunci când vine vorba de automatizarea și gestionarea postărilor de pe rețelele sociale. Acestea oferă opțiuni excelente de programare și sunt recomandate de mărci de top.

Dacă doriți să gestionați mii de clienți potențiali, fără a recruta o echipă de vânzări completă, luați în considerare LeadFormly. Vă ajută să vă automatizați procesul de vânzare, să creșteți rata de conversie, să segmentați clienții potențiali care vin direct de pe pagina web.

În acest fel, vă puteți concentra doar pe închiderea tranzacțiilor în loc să pierdeți timpul în primele procese de plumb.

Acesta este un alt instrument simplu de automatizare pentru întreprinderile mici. Vă ajută să rezervați întâlniri, să organizați întâlniri și apeluri telefonice etc.

Pentru ca acest lucru să funcționeze, tot ce trebuie să faceți este să setați preferințele de disponibilitate în Calendly și să adăugați linkul în e-mailul de invitație la întâlnire. Clienții dvs. pot alege apoi ora care se va potrivi nevoilor lor din lista respectivă. În cele din urmă, orele pe care le vor alege vor fi automat programate în calendarul dvs. și veți fi notificat în consecință.

Automatizează-ți sarcinile de rutină acum

Nu mai petrece ore întregi în sarcini esențiale, dar monotone.

Alocați-vă ceva timp pentru a automatiza toate astfel de sarcini, răsfoiți categoriile pe care tocmai le-ați citit, căutați instrumentele care vă pot ajuta și economisiți mai multe ore zilnic.

Automatizarea în 5 moduri vă poate crește productivitatea

Automatizarea unor sarcini repetitive pe care le faceți în fiecare zi vă poate economisi mult timp. Iată câteva idei de automatizare pentru a face mai multă muncă!

Citiți în continuare

Despre autor