5 aplicații care economisesc timp pentru a avea întâlniri mai bune atât online, cât și offline

Profesioniștii care lucrează nu pot scăpa de a participa la întâlniri. Indiferent dacă este virtual sau personal, vă puteți petrece timpul mai eficient și mai productiv dacă utilizați instrumentele potrivite pentru organizarea și gestionarea întâlnirilor.

Principiile despre modul în care se desfășoară o întâlnire rămân aceleași indiferent dacă o faceți într-o sală de conferințe sau folosind Zoom pentru întâlniri online. Trebuie să stabiliți o agendă, să aveți un plan de acțiune clar, să aveți un flux pentru interacțiuni sau întrebări și răspunsuri și să luați minute pentru urmăriri. Aceste aplicații gratuite vă vor ajuta să faceți toate acestea, online și offline.

1. Hipercontext (Web): șabloane de întâlniri gratuite și inițieri de conversație

Dacă întâlnirile dvs. se desprind prea des, aveți nevoie de Hypercontext. Este o aplicație însoțitoare de întâlniri pentru manageri care oferă șabloane gratuite și inițieri de conversație atât pentru întâlniri individuale, cât și pentru întâlniri de echipă. Urmați scenariul și nu veți ieși niciodată în afara pistei sau nu veți pierde ceva important.

După ce te-ai conectat, sincronizează-ți calendarul și creează un spațiu de lucru nou. Fiecare spațiu de lucru are mai multe șabloane pentru întâlniri individuale sau de echipă, cum ar fi recenzii săptămânale și lunare, la distanță individuale sau întâlniri de echipă, analize de performanță, check-in-uri, întâlniri stand-up, scrum, management de proiect, planificare trimestrială etc. pe.

În fiecare șablon, veți vedea o serie de întrebări sau elemente de agendă cu intervale de timp planificate. Simțiți-vă liber să le editați după cum doriți. În timp ce întâlnirea este activă, puteți adăuga „Următorii pași” la fiecare articol, creând o listă de sarcini pentru dvs. De asemenea, puteți invita colegi în spațiul de lucru pentru a colabora la aceste elemente de acțiune. Este cam ca să iei minute de ședință.

Cu conturile Pro, veți obține funcții suplimentare, cum ar fi urmărirea următorilor pași în timp, adăugarea de obiective, verificarea la întâlnirile anterioare etc. Toate acestea adaugă valoare dacă doriți să plătiți pentru serviciu. Acestea fiind spuse, șabloanele versiunii gratuite sunt un motiv suficient pentru a utiliza Hypercontext.

2. Întârziere (Web): aplicație gratuită pentru întâlniri pentru organizarea și partajarea cu ușurință

Stabilirea unei agende și apoi preluarea proceselor-verbale ale unei întâlniri sunt părți esențiale pentru asigurarea întâlnirilor fructuoase. În caz contrar, veți găsi adesea oameni care spun că nu-și amintesc când s-a discutat despre ceva. Adjourn este una dintre cele mai bune aplicații gratuite pentru a ține evidența întâlnirilor.

În fiecare nouă întâlnire, puteți crea cărți separate pentru fiecare notă. De exemplu, Agenda dvs. este o singură carte, în timp ce altele pot fi Feedback, Pașii următori, Minute, Propuneri și așa mai departe. Fiecare card este un editor simplu de text îmbogățit care acceptă Markdown și tabele. Puteți folosi principiile cele mai bune șabloane de minute de întâlnire în oricare dintre acestea.

Într-un panou din dreapta, îi veți găsi pe ceilalți participanți la această întâlnire și îi veți invita să vizualizeze sau să editeze tabloul de amânare. În Elementele de acțiune, puteți seta liste de sarcini și le puteți atribui oamenilor și puteți adăuga descrieri. În cele din urmă, un panou general de detalii Agendum ajută la menținerea întâlnirii pe drumul cel bun. Întârziere vă permite, de asemenea, să încărcați fișiere pentru ca alte persoane să le poată accesa în timpul ședinței.

Odată încheiată întâlnirea, puteți trimite notele prin e-mail tuturor participanților sau le puteți descărca ca fișier PDF. Versiunea gratuită Adjourn limitează de câte ori puteți trimite un e-mail, dar descărcările PDF sunt gratuite pentru totdeauna.

3. Viță de vie (Web): întâlniri ușor asincrone prin apeluri video

După un punct, întâlnirile zilnice și săptămânale încep să pară mai degrabă o corvoadă decât o necesitate. În plus, dacă este o echipă îndepărtată, reunirea tuturor este o sarcină dificilă. O tendință în creștere către gestionați supraîncărcarea întâlnirii este să optezi pentru întâlniri asincrone, ceea ce poți face în continuare prin apeluri video.

În cazul în care nu știați, o întâlnire asincronă rulează la fel ca o întâlnire obișnuită, dar nu în același timp. În primul rând, gazda întâlnirii începe întâlnirea și stabilește agenda, toate înregistrate pe un mesaj video și o trimite grupului. Apoi, un al doilea participant este liber să răspundă la mesajul video la momentul ales. Apoi, alți participanți pot vizualiza aceste mesaje și pot răspunde conform comenzii stipulate de gazdă sau pot răspunde unei persoane între ele. Ideea este să lase oamenii să lucreze în ritmul lor și să nu fie prinși în întâlniri tot timpul.

Câteva aplicații online permit întâlniri asincrone ușoare prin apeluri video. Grapevine este unul dintre cele mai simple pe care le-am văzut, permițându-vă să înregistrați mesaje de 15 minute prin camera web sau o înregistrare pe ecran. De asemenea, puteți lăsa comentarii și adăuga fișiere la postarea oricui. Toate mesajele apar într-o cronologie cronologică simplă. Versiunea gratuită permite până la cinci utilizatori și puteți face upgrade pentru grupuri mai mari.

4. Dory (Web): cel mai bun pentru a gestiona întrebările și răspunsurile și interacțiunile în direct cu publicul

Realizată de foști googeri, Dory este o aplicație web complet gratuită (fără reclame, fără costuri ascunse) pentru a gestiona sesiunile de întrebări și răspunsuri și interacțiunile live ale publicului, atât online, cât și offline. De asemenea, îl puteți folosi pentru întâlniri virtuale la nivel de companie ca spațiu pentru ascultători pentru a-și pune întrebările.

Aplicația are o interfață simplă pentru a crea un nou eveniment și a invita colaboratori care au aceleași privilegii de editor ca și tine. Evenimentele pot fi publice sau private numai pentru cei care au un link. În panoul principal, participanții pot pune apoi întrebări, la care un moderator poate clasifica pentru ca vorbitorii să răspundă. Întrebările pot fi fixate, arhivate și votate în sus pentru o mai mare vizibilitate.

Dory include, de asemenea, un panou de note la îndemână, care are două părți. Unul este un spațiu comun de note, unde toți organizatorii sau editorii pot adăuga note pe care toți le pot vedea. Celălalt este un notepad privat, editabil și vizibil numai pentru dvs. Este un supliment minunat pentru a păstra minute, pentru a adăuga și a împărtăși gânduri și chiar pentru a oferi instrucțiuni, dacă este necesar.

5. Radieră (Web): tablă albă, tablă de scris și șabloane de întâlniri readymade

În întâlnirile fizice, aveți adesea o sală de conferințe cu o tablă albă comună și un bloc de scris pentru fiecare persoană. Eraser aduce acest lucru în lumea virtuală, oferindu-vă un bloc de notă cu două panouri și un tablă digitală gratuită.

Ambele instrumente sunt destul de ușor de utilizat și puteți partaja linkul cu alte persoane online pentru a începe. Notepad-ul acceptă Markdown pentru formatare, în timp ce tabla albă vine cu instrumente de desen comune pentru forme, text și diagrame. Eraser include, de asemenea, chat audio dacă nu doriți să utilizați o aplicație de apeluri video terță parte cu aceasta.

Partea interesantă este șabloanele preîncărcate. Eraser va extrage rapid o întreagă placă Agile Sprint, diagramă de flux, diagramă de bandă de înot sau o sesiune stand-up pentru ca apoi să completați valorile conform întâlnirii. Funcționează excelent și vă va face mai eficient.

Nu te lupta tot timpul

Aceste instrumente și aplicații vor face o mulțime de întâlniri mai eficiente, dar nu toate. Și e în regulă. Nu încercați să maximizați productivitatea și eficiența în fiecare întâlnire, uneori vor fi plictisitoare și vor părea o pierdere de timp. Chiar dacă faceți jumătate din ele mai eficiente, veți găsi o mare schimbare. Și pentru cealaltă jumătate, distrează-te jucând Întâlnirea Hell Bingo.

6 moduri ușoare de a vă face întâlnirile mai productive

Dacă doriți să știți cum să organizați o întâlnire de echipă de succes, consultați aceste 6 sfaturi esențiale pe care ar trebui să le urmați.

Citiți în continuare

Despre autor