7 sfaturi și instrumente pentru a comunica cu clienții și echipele în timp real

Ca independent sau lucrător la distanță, poate fi necesar să lucrați cu clienți și colegi în diferite fusuri orare. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că trebuie să fii mereu disponibil pentru răspuns în timp real, chiar și cu prețul pierderii concentrării și concentrării.

Puteți evita epuizarea, menținând în același timp o relație lină cu alte părți interesate prin implementarea mai multor strategii. Aflați cum să faceți acest lucru cu următoarele sfaturi și instrumente.

1. Partajarea deciziilor / feedbackului fără urmărire

Veți avea nevoie de comunicare în timp real atunci când este nevoie de feedback sau urmărire imediată. Comunicarea excesivă vă poate scuti de dificultatea de a fi disponibil tot timpul pentru un răspuns rapid. Dacă furnizați toate informațiile necesare clientului sau colegilor, aceștia nu trebuie să urmărească pentru a vă clarifica mesajul.

Pentru aceasta, nu vă feriți să explicați lucrurile în descriere completă. Uneori, feedback-ul imediat nu este adecvat sau complet. De asemenea, poate provoca neînțelegeri. Feedbackul întârziat vă ajută să evitați izbucnirile ilogice și vă permite să oferiți răspunsuri mai atentă.

Prin comunicarea temeinică și clară cu clienții și echipa dvs., se evită înainte și înapoi inutile. Sunt diverse aplicații online de notare, cum ar fi Supernote. Le puteți folosi pentru a realiza mesaje aproape perfecte.

Dvs. și colaboratorul dvs. puteți lăsa note pe același fișier după ce ați analizat reciproc răspunsurile prin note și documente care pot fi partajate.

2. Planificați înainte pentru a permite o întârziere rezonabilă în timpul de răspuns

Unele proiecte și sarcini pot necesita un răspuns imediat din partea clienților sau a membrilor echipei dvs., în timp ce un răspuns târziu poate duce la întârzierea proiectului. Este unul dintre principalele motive pentru care mulți oameni pledează pentru comunicarea în timp real în timp ce lucrează de la distanță.

Cu toate acestea, comunicarea asincronă este, de asemenea, o opțiune fezabilă în aceste cazuri, dacă puteți planifica sarcinile și sarcinile secundare. Investiți suficient timp pentru a crea un flux de lucru de escaladare care va permite echipei dvs. să facă față situațiilor de urgență. Luați în considerare diferența de fus orar și programați sarcini independente în timpul întârzierii răspunsului.

Va fi util să integrați aplicația calendar cu instrumente de gestionare a sarcinilor precum Asana. Astfel, de fiecare dată când creați un eveniment, actualizarea va deveni disponibilă în aplicațiile de gestionare a sarcinilor, pe care toată lumea le poate urmări.

3. Înregistrarea ecranului / Tablele digitale pentru a demonstra erori

Imaginați-vă că există un bug complex în software. Acum, trebuie să descrieți totul prin scrierea către o echipă îndepărtată! Ca să nu mai vorbim de întrebările care apar între celălalt capăt și te pierzi.

Puteți evita toate aceste situații complicate folosind aplicații de înregistrare a ecranului. Demonstrați și înregistrați eroarea software utilizând un înregistrator de ecran gratuit, cum ar fi ActivePresenter sau Apowersoft. De asemenea, puteți include sunetul dvs. pentru a descrie problema verbal, pentru a evita orice confuzie.

Legate de: Cele mai bune înregistratoare de ecran gratuite pentru a vă salva întâlnirile online

Puteți utiliza, de asemenea tablele albe online precum Freehand pentru a descrie erorile aplicației sau ale site-ului web. Aceste aplicații sunt bune pentru colaborarea la distanță. Colegul tău poate lucra la fișierul tău de tablă albă și poate lăsa notițe acolo, astfel încât să îl poți examina când îți vine rândul.

Cu cât puteți reduce nevoia de comunicare audio / video, cu atât mai mulți colegi și clienți se vor putea concentra asupra a ceea ce contează cu adevărat. În prezent, puteți crea cu ușurință un flux de lucru detaliat al proiectului dvs. și îl puteți face accesibil digital tuturor celorlalți implicați. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza aplicații de colaborare precum Jira.

Pe lângă sprijinirea fluxului de lucru vizual al sarcinilor dvs., aceste aplicații complete vă permit să adăugați comentarii la sarcini. Aceste comentarii ajută la găsirea rapidă a informațiilor solicitate și astfel simplifică discuțiile.

De exemplu, dacă clientul trebuie să știe despre progresul proiectului, poate căuta în comentariul sarcinii pentru a afla sarcinile finalizate. Îi salvează de la a vă trimite mesaje în timp ce le servește instantaneu cu informațiile de care au nevoie.

5. Creați și definiți sprinturi pentru proiecte

Dacă faceți parte dintr-o echipă care urmează un flux de lucru agil sau scrum, știți că colaborarea și comunicarea în timp real sunt părți indispensabile ale activității dvs. Totuși, puteți reduce dependența de comunicarea imediată definind sprinturile în mod corespunzător.

În timp ce creați un sprint, asigurați-vă că răspundeți la întrebările evidente, cum ar fi obiectivele sau obiectivele, foile de parcurs, resursele, restanțele, capacitatea, procesul de lucru, termenele etc. Astfel, cesionarii nu vă pun aceste întrebări și încep să lucreze imediat.

De asemenea, puteți primi ajutor de la diferite instrumente gratuite de gestionare a proiectelor, sprijinite de Scrum, cum ar fi iceScrum. Aceste aplicații vă permit să lucrați în echipă eficient, cu cerința minimă de răspuns urgent.

6. Distribuiți înregistrări de întâlnire pentru a minimiza oboseala întâlnirilor video

Uneori, a face parte dintr-o echipă îndepărtată înseamnă a participa la o serie de întâlniri pentru a compensa distanța fizică. Poate duce la o situație numită oboseală prin zoom, care nu este bună pentru productivitatea dvs. În schimb, vă puteți concentra pe canale de comunicare alternative și puteți refuza cererile de întâlnire în timpul activității concentrate.

Este esențial să participați la întâlniri pentru discuții strategice sau agende concentrate. Cu toate acestea, puteți depinde de comunicarea bazată pe text pentru a rezolva majoritatea problemelor rămase. În afară de aceasta, înregistrarea întâlnirilor ar trebui să fie obligatorie.

Astfel, oricine a ratat-o ​​poate verifica înregistrarea în mod convenabil pentru informații și poate adăuga valoare discuției ulterioare. Puteți utiliza VLC pentru înregistrarea întâlnirilor Zoom sau funcția de înregistrare a Google Meet pentru a înregistra întâlnirile Meet. Ambele aplicații sunt gratuite, deci nu vă costă niciun ban în plus.

7. Utilizarea calendarului digital în modul corect prin blocarea timpului

Unul dintre principalele motive pentru alegerea comunicării non-vocale este acela de a avea un timp productiv neîntrerupt. Deși acest lucru ne ajută să facem progrese semnificative într-un proiect sau o sarcină, oamenii nu marchează acest lucru în calendar, așa cum marchează o întâlnire sau o prezentare. Drept urmare, alți membri ai echipei nu au, de obicei, nicio idee despre asta.

Cu toate acestea, puteți marca timpul pentru unele lucrări profunde în calendarul dvs. pentru ca alții să știe despre el. Spațiul alb al calendarului înseamnă că sunteți liber pentru o întâlnire sau pentru mesaje text. Dacă blocați ora din calendar, aceștia se vor abține de la programarea întâlnirilor sau de a vă trimite mesaje în acel moment.

Puteți utiliza instrumente gratuite de calendar, cum ar fi calendarul Google sau Echipa sus să-ți blochezi timpul. Prin urmare, alții vor deveni atenți și vor depinde mai mult de comunicarea online, cum ar fi e-mailul și canalele de discuții despre proiecte.

Comunicările nu trebuie să fie întotdeauna instantanee

În timp ce lucrați de acasă sau dintr-o echipă hibridă, comunicarea în timp real vă poate afecta.

Încercați aceste sfaturi și instrumente pentru comunicarea online, pentru a nu fi copleșiți. Deoarece acestea vă permit să lucrați fără întreruperi, veți vedea o creștere a productivității zilnice.

Cele mai bune 9 aplicații gratuite pentru a vă spori productivitatea personală

Există atât de multe aplicații și instrumente de productivitate din care puteți alege. Dar doar câteva dintre ele se concentrează pe îmbunătățirea productivității personale. Verifică-i!

Citiți în continuare

Despre autor