Cum să securizați eficient un site de echipă SharePoint: 11 sfaturi

Securitatea datelor a devenit o preocupare în sectorul IT modern. În afară de încălcarea datelor, aveți grijă la pierderea accidentală și intenționată a datelor și la ștergerea acestora.

Deoarece site-urile echipei SharePoint stochează date sensibile, trebuie să le protejați împotriva oricăror amenințări interne sau externe. În acest articol, vom împărtăși câteva sfaturi pentru securizarea site-urilor echipei SharePoint care funcționează.

1. Atribuiți un administrator pentru fiecare site al echipei

O greșeală care duce adesea la pierderea datelor este de a face din mai multe persoane administratorul unui site al echipei. Dacă creați cinci administratori, cum veți ști cine este responsabil pentru ștergerea site-ului sau pentru partajarea neautorizată? Pentru a evita astfel de probleme, asigurați-vă că un site de echipă are un singur administrator.

Această metodă nu va reduce doar șansele scurgerilor de date, ci va limita și persoanele cu acces complet la SharePoint site-ul web sau grupul de site-uri.

2. Adrese IP și locații specifice de pe lista albă

În timp ce lista neagră a unui număr enervant ar putea funcționa pentru telefonul dvs., în cazul datelor site-ului echipei SharePoint, acesta trebuie să fie pe lista albă. Este posibil să nu cunoașteți adresa IP și locația criminalilor, dar vă cunoașteți cu siguranță propria locație și IP. Trebuie să desemnați aprobarea pentru IP de unde dvs. și echipa dvs. accesați site-ul echipei SharePoint.

Implementarea acestei metode ar putea să nu fie cea mai bună idee dacă aveți o echipă la distanță care lucrează din locații distribuite. Cu toate acestea, puteți oricând lista albă a locațiilor desemnate pentru a reduce la minimum șansa de încălcare a datelor.

3. Activați procesul de păstrare automată a datelor

Pierderea datelor nu rezultă întotdeauna din ștergerea accidentală a datelor. Puteți șterge un set de date, considerând că nu este necesar. Dar, mai târziu, veți afla despre importanța sa.

Legate de: Cel mai bun software de recuperare a datelor

În astfel de scenarii, păstrarea automată a datelor poate fi utilă. Setați o politică convenabilă de păstrare a datelor pentru a combate ștergerea neintenționată și alte cazuri.

În funcție de nevoile dvs., puteți aplica politici bazate pe etichete pentru un fișier, dosar sau bibliotecă. De asemenea, puteți configura o politică pentru întregul site.

4. Personalizați întotdeauna setările de partajare

Partajarea poate suna ca o chestiune banală în cultura biroului, iar majoritatea oamenilor nu îi acordă prea multă atenție. Când vine vorba de permisiunile de partajare din SharePoint, este o poveste diferită. Vă permite să partajați un articol folosind un singur link cu oricine din SharePoint.

Deoarece conține un risc vital de securitate, trebuie să îl gestionați, păstrând în același timp toate posibilitățile și considerațiile. Examinați toate permisiunile de partajare setate la diferite niveluri și personalizați-le pe cele necesare.

5. Controlați permisiunile de acces la site

Dacă doriți să consolidați securitatea site-ului echipei SharePoint, trebuie să controlați cine accesează ce secțiune a acestuia.

Uneori, utilizatorii au permisiuni mai mari decât au de fapt nevoie. Biblioteca dvs. de conținut SharePoint va fi expusă riscului dacă acordați prea mult acces decât este necesar.

6. Activați documentele numai pentru publicul vizat

Direcționarea către public este o caracteristică care vă permite să accesați conținut la un set de utilizatori pe baza rolurilor lor. Deși nu este o caracteristică de securitate, se asigură că un membru al echipei vede ceea ce trebuie să vadă și nimic altceva.

În acest fel, puteți salva datele site-ului echipei din acces neautorizat. Această funcție este disponibilă pentru navigare, pagini și documente.

7. Interzice sincronizarea bibliotecii pentru date confidențiale

Știți că sincronizarea datelor sensibile cu sistemul dvs. local le face vulnerabile la pierderea datelor? Numeroase ștergeri accidentale de date se întâmplă atunci când utilizatorii SharePoint sincronizează bibliotecile doc cu computerele locale și șterg toate datele C: Drive.

Mai mult, nici măcar nu primiți un avertisment în timp ce ștergeți date SharePoint din biblioteca locală sincronizată. Dezactivați sincronizarea bibliotecii pentru a evita astfel de evenimente dezastruoase și păstrați în siguranță datele site-ului echipei.

8. Reglați editarea paginilor

S-ar putea să doriți să fiți atenți în timp ce permiteți altora să editeze pagina site-ului echipei. Întrucât SharePoint tratează paginile sale ca alt conținut, utilizatorii cu permisiunea de editare pot șterge documente din bibliotecă sau modifica paginile.

Pentru a opri aceste daune, rupe moștenirea și biblioteca numai în citire. Îi va împiedica să editeze toate paginile bibliotecii.

Dacă acesta nu este un pas convenabil pentru dvs., îi puteți împiedica și să editeze o anumită pagină. Puteți adăuga restricții de editare numai în paginile critice și puteți lăsa restul deschis pentru editare.

9. Utilizați niveluri de permisiune personalizate

Este posibil să fie necesar să creați un nivel de permisiune personalizat pentru site-ul echipei SharePoint, în ciuda luării altor măsuri necesare. Dacă situația o cere, nu ezitați să alegeți un nivel de permisiune adaptat pentru orice membru al echipei.

Conform setărilor implicite, vizitatorii pot citi datele site-ului numai în timp ce membrii site-ului pot adăuga, edita sau șterge conținut. Dacă doriți ca un utilizator să editeze doar un document, dar să nu îl șteargă, creați un nivel de permisiune potrivit nevoilor dvs. După ce configurați permisiunea, utilizatorul va vedea doar opțiunile pe care li se permite să le efectueze.

10. O politică falsă împotriva scurgerilor de date

Scurgerea datelor poate avea loc prin orice acțiune simplă, cum ar fi imprimarea, partajarea și multe altele. Pentru a preveni pierderea datelor prin acestea, trebuie să faceți o politică etanșă împotriva scurgerilor de date. Vă poate determina să interziceți acțiuni precum partajarea, imprimarea sau descărcarea de date pe baza unor criterii speciale.

Luați în considerare toate punctele posibile de durere și creați o politică de prevenire a pierderii de date adecvată echipei dvs. Asigurați-vă că previne pierderea datelor, cel puțin în scenariile de bază.

11. Antrenează-ți echipa cu privire la securitatea site-urilor

Ultimul punct al acestei liste este de a oferi instruire adecvată în materie de securitate tuturor membrilor echipei care utilizează site-urile echipei. Au trecut vremurile în care doar administratorii IT erau preocupați de securitatea datelor. Acum, fiecare membru al personalului ar trebui să joace rolul său în protecția datelor.

Legate de: Cele mai bune cursuri gratuite de securitate cibernetică: aflați cum să fiți în siguranță online

Trebuie să vă pregătiți pentru o formare aprofundată pentru a-i face să realizeze consecințele sincronizării datelor și partajării externe. De asemenea, învățați-i cum să recupereze articolele șterse în termenul stabilit. Mai presus de toate, faceți-i să înțeleagă procesul de lucru al SharePoint, astfel încât să își poată auto-monitoriza acțiunile.

Securizați site-urile echipei în mod eficient

Este esențial să luați măsuri de precauție pentru a proteja datele site-ului echipei SharePoint. Încercați aceste sfaturi pentru a minimiza riscurile predominante și pentru a oferi securitate 360 ​​° site-urilor echipei dvs. SharePoint.

SharePoint este un instrument puternic de gestionare a conținutului care vă ajută, de asemenea, cu munca colaborativă și managementul proiectelor. Dacă păstrați securitatea datelor site-ului echipei, vă puteți pune mintea în lucruri care contează în loc să urmăriți încălcările de securitate.

Ce este Microsoft SharePoint? 4 Caracteristici și avantaje ale utilizării acestuia

Microsoft SharePoint este un instrument de colaborare și gestionare a fișierelor care vă ajută productivitatea profesională și personală. Iată ce trebuie să știți!

Citiți în continuare

Despre autor