Cele mai bune 9 moduri de a vă gestiona echipa în echipele Microsoft

Cu Microsoft Teams, membrii echipei la distanță pot lucra perfect împreună și pot crește productivitatea.

Cu toate acestea, un șef de echipă trebuie să supravegheze utilizarea acestei platforme pentru a preveni orice circumstanțe neașteptate, cum ar fi scurgeri de date și acces neautorizat. Aflați cum să gestionați echipele Microsoft pentru echipele la distanță.

1. Strategia de creare și denumire a echipei

Toți principalii actori ar trebui să poată crea o nouă echipă în Echipe Microsoft. Dar această caracteristică nu ar trebui să fie accesibilă tuturor. Limitați permisiunea de creare a echipei la administratori, manageri sau persoane care au nevoie de acces.

Dacă nu cunoașteți scopul sau funcția unei echipe, devine dificil să le gestionați. Prin urmare, aveți o convenție de numire eficientă în Azure Active Directory.

Convenția de numire se referă la un stil sau structură consecventă de numire pe care fiecare echipă o va urma. Acest stil de denumire vă va ajuta să cunoașteți descrierea echipei, funcția, regiunea geografică, numele creatorului etc.

2. Definiți un ciclu de viață pentru date și mesaje

A avea o politică de păstrare a datelor personalizată este esențială pentru fiecare echipă. Astfel, puteți salva mesajele pentru un interval de timp fix, iar textele vor dispărea automat după acel moment când nu aveți nevoie de ele. Analizați-vă proiectele și setați timpul pentru păstrarea mesajelor în consecință.

Ar trebui să aplicați același proces datelor echipei dvs. definind ciclul de viață. Conform Microsoft, ciclul începe atunci când creați o echipă și configurați un canal. La mijlocul ciclului este atunci când echipa colaborează activ. Sfârșitul ciclului înseamnă că o echipă și-a atins sfârșitul vieții după ce și-a îndeplinit sarcinile prevăzute.

3. Reglați accesul extern

Setarea implicită a Microsoft Teams permite echipelor membre ale altor organizații să acceseze datele de comunicare. De asemenea, vă permite să configurați întâlniri cu părți externe care utilizează Teams sau Zoom.

Legate de: Cele mai bune fundaluri virtuale Zoom pentru orice întâlnire

Folosiți cu atenție această setare pentru a controla cine vă poate accesa datele organizaționale. Puteți introduce un anumit domeniu în lista de blocuri sau debloca unele domenii pentru a controla accesul.

În timp ce accesul extern este pentru alți membri ai organizației dvs., accesul pentru oaspeți se referă la a permite persoanelor din afara companiei dvs. să acceseze datele echipei. Dacă munca dvs. implică colaborarea strânsă cu clienții sau partenerii terți, puteți activa această funcție într-o măsură limitată.

4. Veniți cu o politică de întâlniri și mesaje text

Microsoft Teams este o platformă de comunicare profesională și, cu cât devine mai puțin personală, cu atât mai bine. Creați politici pentru mesagerie și întâlnire în conformitate cu standardele organizaționale.

Controlați sau interziceți utilizarea de autocolante, GIF-uri și meme care nu sunt profesionale. De asemenea, puteți permite unui sistem de evaluare a conținutului să localizeze orice conținut enervant.

De asemenea, puteți permite utilizatorilor să editeze sau să șteargă orice mesaj trimis, dar rețineți că este posibil să trebuiască să refaceți mesajul original. Înregistrarea și transcrierea întâlnirilor echipelor sunt, de asemenea, posibile.

Cu toate acestea, luați în considerare aceste caracteristici în cadrul politicii companiei și, dacă decideți să efectuați aceste acțiuni, informați în mod clar toți participanții. De asemenea, ar trebui să oferiți acces direct la întâlniri doar membrilor echipei, iar oaspeții ar trebui să se alăture după aprobare.

5. Reglați integrările aplicațiilor terță parte

În calitate de lider al echipei, ar trebui să fii mulțumit de caracteristica integrată integrată de Microsoft Teams. Dar faptul că orice membru poate integra o aplicație acceptată poate deveni un motiv de îngrijorare pentru dvs. Trebuie să păstrați canalele Microsoft Teams curate și sigure.

Pentru aceasta, ar trebui să permiteți doar o listă specifică de aplicații terțe pentru integrare. Puteți vizita Gestionați pagina aplicațiilor din centrul de administrare Microsoft Teams pentru a gestiona aplicațiile Teams pe care doriți să le permiteți colegilor dvs. Acolo, puteți modifica experiența aplicației terță parte pentru utilizatori individuali.

6. Auditarea apelurilor și a mesajelor

Administratorii Microsoft Teams pot verifica și audita istoricul apelurilor oricărui membru din ultimele 30 de zile. Puteți utiliza datele din istoricul apelurilor individuale, trafic, setul cu cască, calitatea rețelei etc., pentru a rezolva problemele de comunicare cu care se confruntă.

Legate de: Echipe Microsoft vs. Locul de muncă de pe Facebook: pe care ar trebui să îl folosiți?

De asemenea, puteți accesa datele tendințelor privind calitatea apelurilor din ultimele 90 de zile în portalul vechi Skype for Business pentru a obține o imagine de ansamblu asupra performanței rețelei.

7. Setați o regulă pentru clasificarea datelor

Clasificarea datelor este metoda care vă oferă informații cruciale cu privire la nivelul de sensibilitate a datelor. Cu această clasificare, puteți cunoaște locația datelor sensibile, factorii de risc ai acesteia și modul în care membrii echipei utilizează datele. Pentru a cunoaște cu ușurință aceste informații prin clasificare, setați o schemă de clasificare a datelor.

Acest set de reguli va explica în mod clar opțiunile disponibile utilizatorilor finali. Prin urmare, setați regulile într-un limbaj ușor de înțeles. Aplicați regulile de clasificare pentru toate echipele Microsoft.

După ce ați pus la punct schema de clasificare, puteți crea și implementa prevenirea pierderii de date (DLP), etichete de păstrare etc.

Membrii echipei dvs. au nevoie de libertatea de a include resurse noi, dar acest lucru nu ar trebui să pericliteze securitatea datelor cu orice preț. Puteți oferi o soluție viabilă la această problemă prin personalizarea fișierului setările de securitate ale Microsoft Teams conform nivelurilor de confidențialitate ale proiectului.

În funcție de scopul datelor, puteți adăuga chiar și mai multe restricții, cum ar fi dezactivarea partajării linkurilor. Deoarece Teams este o platformă unificată care este integrată cu alte aplicații Microsoft 365, trebuie să treceți prin diferite niveluri de autorizare pentru efectuarea configurațiilor în mai multe centre de administrare.

În timp ce gestionați setările, luați în considerare criticitatea fiecărei echipe pentru a veni cu setările adecvate.

9. Instruiți-vă echipa cu privire la politicile MS Teams

Este puțin probabil ca un singur membru al echipei să afle cel mai bun mod de a profita la maximum de Microsoft Teams. Prin urmare, trebuie să colaborați pentru a explora și a vă dezvolta folosind această platformă. Indiferent dacă echipa dvs. este pe cale să folosească echipele pentru prima dată sau dacă a trecut ceva timp, va fi utilă o sesiune de antrenament regulată.

Acolo, oamenii își pot împărtăși altora experiențele lor despre Microsoft Teams. De asemenea, ei pot vorbi despre orice probleme anterioare cu echipele și despre modul în care gestionează aceste probleme în mod eficient. De asemenea, puteți să notați sugestiile acestora și să le implementați pe cele fezabile.

Colaborare fără efort a echipei

Utilizarea adecvată a instrumentelor este cheia succesului oricărei echipe sau proiecte. Prin urmare, este responsabilitatea liderului echipei să aplice un set de reguli care organizează modul în care membrii comunică și colaborează.

Sfaturile de mai sus vă vor ajuta să vă asigurați că echipa dvs. folosește aplicația Teams pentru o comunicare productivă a echipei.

7 sfaturi și instrumente pentru a comunica cu clienții și echipele în timp real

Indiferent dacă sunteți cu normă întreagă sau independent, știind cum să comunicați aspecte legate de muncă vă ajută să vă mențineți un echilibru între viața profesională și viața personală. Află mai multe!

Citiți în continuare

Despre autor