Cum să îmbunătățiți organizația utilizând termene limită

A avea termene de respectat face parte din viața de zi cu zi pentru majoritatea dintre noi. S-ar putea să aveți o sarcină de colegiu datorată, un proiect la locul de muncă sau o declarație de impozite pentru a finaliza; în orice caz, toate acestea au o dată de încheiere la care lucrați.

În cea mai mare parte, termenele limită vă oferă presiunea pentru a face lucrurile. Cu toate acestea, dacă doriți să utilizați acest lucru în avantajul dvs. și să vă organizați timpul mai bine, termenele limită ar putea fi trucul.

Diferența dintre termenele limită și cele limită

De cele mai multe ori, termenele sunt stabilite pentru noi; șeful sau tutorele vă oferă o dată de finalizare pentru o lucrare care este definitivă și nu puteți face nicio revizuire după acest timp. Acesta este un termen greu și consensul este că vor exista unele consecințe dacă nu îl veți îndeplini.

În cele din urmă, totul are nevoie de un termen greu, deoarece înseamnă că lucrurile se termină și trebuie să existe un punct în care o lucrare să se încheie. Acestea vă oferă așteptări clare de la superiorul dvs. și vă oferă autonomia de a utiliza acel interval de timp în care considerați că este potrivit.

Oamenii lucrează mai mult atunci când sunt supuși presiunii, iar termenele sunt o modalitate excelentă de a utiliza acest fenomen. Acesta este motivul pentru care oamenii vor lucra mai mult în ultimele zile sau ore în perioada premergătoare datei de finalizare. De exemplu, dacă trebuie să trimiteți o sarcină peste două luni, este puțin probabil să faceți multă muncă în prima lună.

Legate de: Sfaturi pentru a evita încetinirea și a respecta termenele limită

Acesta este motivul pentru care termenele limită pot fi neproductive; fără suficientă presiune, ați putea ajunge să pierdeți timp prețios și să vă grăbiți să vă finalizați munca în ultimul moment, neglijând alte responsabilități. Poate fi, de asemenea, stresant.

Pe de altă parte, termenele limită sunt stabilite înainte de termenul limită, presupunând că vă veți încheia proiectul cu timp liber. De exemplu, dacă termenul limită este peste două luni, termenul limită poate fi cu trei săptămâni înainte.

Puteți să vă creați propriile termene personale, iar utilizarea acestei abordări vă conferă suficientă unitate pentru a face munca fără stres în ultimul moment.

Avantajele utilizării termenelor limită

Stabilirea unui termen limită nu înseamnă că va funcționa automat. Pentru a profita de ele, trebuie să vă angajați. Nu are rost să le stabiliți dacă le veți ignora în favoarea termenului greu.

Cu toate acestea, dacă se face corect, termenele personale pot aduce multe beneficii:

• Gestionare a timpului îmbunătățită și mai puțin timp pierdut
• Mai multă responsabilitate față de celelalte responsabilități
• O mai bună organizare cu proiectele dvs.
• Un sentiment de proprietate asupra timpului și muncii tale
• Construiește încredere
• Realizare mai rapidă cu timp pentru a gândi creativ

Legate de: Modalități de utilizare a tehnicii de cartografiere mentală pentru productivitate exponențială

Odată ce ați respectat termenul limită, aveți timp să faceți revizuiri și să vă ajustați munca cu mult timp înainte ca aceasta să fie predată. În plus, veți avea flexibilitatea de a o trimite atunci când sunteți mulțumit de rezultat și de a lua în considerare orice alte urgențe care apar.

Cum să stabiliți termene limită eficiente

Deci, cum stabiliți un termen limită? Cheia este să aveți în vedere un interval de timp realist, care să știe că veți putea să vă întâlniți în mod fiabil. De asemenea, trebuie să vă asigurați că nu este prea aproape de termenul limită.

Parametrul ideal pentru stabilirea unui termen limită este scăderea a 25% din timp din termenul limită, dar acest lucru poate varia în funcție de propriile constrângeri. Unele lucruri de luat în considerare sunt:

• Dacă aveți alte proiecte datorate și cât de grea este cealaltă sarcină de lucru
• Cât de departe este termenul greu?
• Care este locul tău dulce pentru presiune productivă
• Dacă lucrați la proiect cu alte persoane, cum puteți lucra în acest sens?
• Cât de mare sau mic este proiectul dvs.

Odată ce ați primit aceste răspunsuri, puteți identifica cea mai practică dată de finalizare personală și puteți începe.

Pentru a vă garanta că rămâneți la postarea dvs. de obiectiv personal, ar trebui să faceți o defalcare a modului în care îl veți gestiona. Trello este o aplicație ideală pentru aceasta, deoarece folosește un aspect simplu al plăcii pe care îl puteți manipula pentru a se potrivi nevoilor dvs.

După ce ați creat spațiul de lucru Trello, deschideți fișierul Bara laterală și sub Plăcile tale, apasă pe La care se adauga semnează la Creați o nouă placă. Poti începe cu un șablon, dar o tablă goală este în regulă.

Odată ce ați numit și creat bordul dvs., va trebui să vă împărțiți timpul între acum și termenul limită în săptămâni, creând un listă nouă pentru fiecare săptămână aveți:

1. Clic Adăugați o altă listă
2. Pe prima listă, unde scrie Introduceți titlul listei, tip Saptamana 1
3. Repetați acești pași pentru numărul de săptămâni pe care le aveți în program

Legate de: Modalități creative de a profita pe deplin de Trello

Acum puteți începe să identificați ce aspecte ale proiectului veți finaliza în fiecare săptămână. Pentru a face acest lucru, selectați Adăugați un card sub săptămâna pe care o vrei, Introduceți un titlu pentru acest card și faceți clic pe Adăugați un card.

Descompuneți fiecare etapă a proiectului dvs. la care trebuie să lucrați. De exemplu, dacă urmează un calendar de trei săptămâni, săptămâna inițială ar trebui alocată planificării și generând idei, al doilea ar trebui să fie pentru executarea acestor planuri și modele, iar al treilea ar trebui să fie pentru reglaj fin.

Dacă doriți să vă păstrați toată munca într-un singur loc, puteți încărca fișiere pe fiecare card pe care îl creați în Trello făcând clic pe cardul pe care doriți să îl editați și selectând Atașamente. De asemenea, puteți crea Liste de verificare si adauga Datele, dacă asta ajută.

Utilizați termenele limită în avantajul dvs.

Acum aveți termenul limită, puteți fi liniștiți știind că lucrarea se face cu timp liber. Cea mai bună parte este că aveți acum posibilitatea de a alege ce faceți cu acel spațiu suplimentar.

Utilizarea termenelor limită ca o practică obișnuită cu munca dvs. vă permite să vă exercitați o organizare mai bună și, în cazul în care apar probleme în ultimele zile sau ore, sunteți deja acoperit.

Cum să vă organizați listele de sarcini folosind elemente de acțiune

Folosind elementele de acțiune din listele de sarcini, puteți transforma sarcini complexe în sarcini ușor de realizat și puteți crește productivitatea proiectului.

Citiți în continuare

Despre autor