Cum se îmbunătățește gestionarea timpului cu funcția de livrare cu întârziere Outlook

Uneori va trebui să trimiteți informații sau să actualizați sarcinile prin e-mail, dar calendarul nu este corect. În loc să vă deranjați fluxul de lucru și să îl amânați, puteți utiliza funcția de livrare cu întârziere a Outlook și să fiți inteligent în ceea ce privește rezultatul.

Care este livrarea cu întârziere a Outlook?

Funcția Outlook Delay Delivery vă permite să decideți când doriți ca un anumit e-mail să fie trimis destinatarilor săi, în loc să îl trimiteți instantaneu. Este un instrument util care vă poate oferi liniște sufletească fără a vă compromite programul.

Pentru a utiliza Delay Delivery, urmați acești pași:

1. Clic Email nou.
2. După ce ați scris adresa de e-mail și ați introdus destinatarii, accesați Opțiuni filă.
3. Clic Întârziere livrare.
4. Sub Optiuni de livrare, faceți clic pe caseta de selectare de lângă Nu livrați înainte.
5. Alege o Timp și Data că doriți ca e-mailul dvs. să fie trimis.
6. Clic Închide.
7. Pe e-mail, faceți clic pe Trimite.

În ciuda clicurilor Trimite, e-mailul dvs. nu va fi trimis până la data și ora specificate. Acum să vedem de ce s-ar putea să doriți să-l utilizați.

Regula sarcinii de două minute

Regula sarcinii de două minute prevede că, dacă aveți o sarcină pe agendă, care vă va dura doar două minute, trebuie să o faceți acum, mai degrabă decât să o puneți pe lista de sarcini. Este un instrument de prioritizare rapid și ușor, dar nu ține cont de ceea ce se întâmplă în continuare.

Dacă sarcina de două minute este un e-mail pe care trebuie să îl trimiteți, s-ar putea să primiți răspunsuri de la care nu aveți timp să le urmăriți și oricum se termină pe lista dvs. de sarcini. Pentru a evita acest lucru, puteți utiliza Întârzierea livrării pentru a finaliza sarcina și a o trimite atunci când știți că aveți spațiu în ziua dvs. de lucru pentru a răspunde la orice răspuns.

Legate de:Cum să vă optimizați lista de sarcini pentru a fi mai eficientă

Puteți chiar selecta caseta de selectare de lângă Folosiți butoane de vot pe Întârziere livrareproprietăți fereastră dacă doriți răspunsuri simple de la colegii dvs., cum ar fi Agree, Nu sunt de acord, Poate.

Trimiterea de anunțuri

Poate fi necesar să faceți un anunț prin e-mail care trebuie trimis la un anumit moment. Poate că așteptați la o anumită dată sau un termen limită și în acest timp veți fi în afara biroului sau în concediu.

În loc să pierdeți timpul solicitând unui coleg să vi-l trimită sau să-l trimită înainte de maturitate, livrarea cu întârziere o poate face pentru dvs. fără a fi necesar să fiți conectat. Apoi, când vă întoarceți la birou, toată lumea va fi deja la curent. Pe Întârziați proprietățile de livrare, aveți și opțiunea de a selecta Importanţă listă derulantă, cu posibilitatea de a alege Înalt, scăzut, și Normal.

Legate de: Extrageți și descărcați mai multe atașamente de e-mail în bloc

Gestionarea timpului de răspuns

A face lucrurile rapid și eficient este o dovadă a abilităților tale; din păcate, managerii și colegii profită adesea de acest lucru trimițându-ți mai multă muncă. Dacă nu doriți să schimbați modul de lucru, vă puteți amâna e-mailurile pentru a gestiona așteptările celorlalți cu privire la disponibilitatea dvs.

Alternativ, dacă trebuie să trimiteți mai multe actualizări despre un proiect, puteți face clic pe bifați caseta lângă Expiră după, care va introduce un mesaj de rezolvare pe titlul mesajului odată ce data de expirare a trecut. Acest lucru vă va spune dvs. și colegilor dvs. de muncă că acest e-mail nu mai este relevant și puteți șterge după cum este necesar.

Legate de: Abilități de autogestionare de dobândit pentru productivitatea personală și cea profesională

Întârziere pentru a vă gestiona timpul mai bine

Practicarea unei bune gestionări a timpului înseamnă uneori întârzierea actualizărilor și a răspunsurilor pentru a trece mai departe de grabă și vă poate împinge de la lucru reactiv la proactivitate.

În esență, utilizarea livrării cu întârziere în Outlook vă oferă control asupra capacității de reacție, păstrându-vă în același timp liniștit în cunoștința că sarcina este finalizată.

Cum să reamintim un e-mail trimis în Outlook

Ai lovit vreodată trimiterea și ai regretat-o ​​câteva clipe mai târziu? Am fost cu toții acolo, dorindu-ne să putem anula trimiterea. Vă arătăm cum să vă amintiți un e-mail în Outlook sau să întârziați trimiterea în Gmail.

Citiți în continuare

Despre autor