Cum se integrează Microsoft To-Do cu OneNote

Dacă munca ta este profund integrată în ecosistemul Microsoft, To Do și OneNote sunt probabil cele mai populare instrumente pentru fluxul tău de lucru de zi cu zi. Când utilizați OneNote pentru a planifica un proiect, veți ajunge cu elemente acționabile care vor finaliza ceea ce lucrați.

Folosind OneNote și Microsoft To Do împreună înseamnă că veți petrece timp schimbând contextul, copiend sau revizuind datele de la o aplicație la alta. Ca urmare, s-ar putea să vă pierdeți concentrarea, să faceți greșeli sau, mai rău, să vă reduceți calitatea muncii. Vă vom arăta metode de integrare perfectă a OneNote și To Do, astfel încât să petreceți timp prioritzând munca care contează.

Adăugarea unei sarcini din OneNote la Microsoft To Do

Dintre fiecare aplicație Office, OneNote 2019 are cea mai strânsă integrare cu Outlook. Asta pentru că ambele aplicații împărtășesc obiective și operațiuni similare. Puteți transforma orice text de notă din OneNote într-o activitate automată din lista de activități în Outlook. Dar stai, unde se încadrează Microsoft To Do în acest sistem?

Vom ajunge la această discuție mai târziu, dar mai întâi, asigurați-vă că atât OneNote 2019 cât și Outlook sunt instalate pe computerul dvs. De asemenea, trebuie să fi creat un caiet și o secțiune în care se află articolele dvs. care pot fi acționate. Dacă începeți, urmați-ne ghid despre cum să organizați blocnotesurile în OneNote.

Selectați textul pe care doriți să îl transformați într-o sarcină Outlook. Apasă pe Acasă filă și apoi Sarcini Outlook. Din meniul drop-down, alegeți un interval de timp pentru sarcină. Un steag marchează textul, iar OneNote adaugă textul notei ca sarcină în Outlook. Puteți continua să adăugați mai multe note ca sarcini dacă este necesar.

Treceți la Outlook pentru a vedea sarcina în Sarcinile mele.

Acum, când treceți la aplicația „Microsoft To Do”, veți vedea aceeași sarcină mai jos Sarcini cu termene precompletate și link către pagina OneNote pentru a ști unde se află sarcinile tale.

La fel, puteți selecta Personalizat iar din noua fereastră care apare, introduceți Data scadenței, cel Data de început, și importanța sarcinii folosind Prioritate camp. De asemenea, puteți verifica Reaminti pentru ca Outlook să vă amintească de sarcină și adăugați o scurtă notă.

Acum treceți la aplicația „Microsoft To Do”, dar nu veți vedea data la care a început sarcina sau câmpul de prioritate aici.

Mecanismul de fundal al sincronizării sarcinilor

Aplicația „To Do” se bazează pe Exchange Online pentru a stoca și sincroniza sarcini, indiferent dacă utilizați un cont personal sau Microsoft 365. Ambele conturi urmează aceleași protocoale, inclusiv criptarea datelor, conformitatea și rezidența datelor. Dacă finalizați o sarcină în aplicația „De făcut”, aceasta se va actualiza în Sarcini Outlook și OneNote.

Notă: Aplicația „To Do” nu are nimic de-a face cu eticheta „To Do” din OneNote, în ciuda faptului că folosește aceeași majuscule. Acest lucru este important deoarece oamenii ar putea fi confuzi de terminologie și ar putea declara că această caracteristică nu pare să funcționeze corect.

Un punct de remarcat este că puteți avea o singură dată scadentă, mai degrabă decât date separate de început și de sfârșit. Nu acceptă stările sarcinii, cum ar fi în curs sau procentul de finalizare, nici importanța sarcinii la diferite niveluri de prioritate. Nu puteți recupera o sarcină ștearsă în „De făcut”, dar le puteți vizualiza în OneNote și Outlook.

Daca stii cum funcționează aplicația Microsoft To Do, este posibil să creați mai multe liste de sarcini. Deci, are sens să mutați o sarcină din Sarcini la o listă la alegere. Dar când mutați o sarcină într-o altă listă, modificarea se reflectă în coloana folderului Sarcini Outlook, dar când treceți mouse-ul peste steag, veți vedea un mesaj că „sarcina nu există”.

Sincronizați încrucișați sarcinile între To Do și OneNote

Este posibil să vă sincronizați sarcinile între OneNote și To Do cu o aplicație simplă numită Pleexy. Vă aduce sarcinile din e-mailuri, note, instrumente de management de proiect și colaborare în managerul dvs. de activități.

Puteți chiar să configurați o sincronizare bidirecțională între instrumentele pe care le utilizați, astfel încât modificările făcute pe o parte să fie copiate instantaneu pe cealaltă parte. Dacă echipa ta folosește Jira și OneNote pentru a gestiona proiectele, atunci Pleexy poate canaliza toate sarcinile relevante de la aceste aplicații în „De făcut”. Și, când finalizați o sarcină în „To Do”, aceasta este verificată în aplicația sursă de asemenea.

Începeți cu Pleexy

Înscrieți-vă pe site-ul Pleexy folosind „Microsoft To Do” ca manager de activități. Odată ce o autentificați cu contul Microsoft, vi se va cere să alegeți o aplicație la care doriți să vă conectați cu „To Do”. Selectați OneNote și autorizați Pleexy să vă acceseze contul OneNote.

Dați un nume conexiunii dvs. De exemplu, să spunem „ToDo with OneNote”.

Primul pas este să îi spuneți lui Pleexy ce caiete și secțiuni va căuta note. Puteți filtra notele după tip, cum ar fi De făcut, Discuție cu persoana, Prioritate 1 și 2, Solicitare client și Programare întâlnire. Și, ignorați notele mai vechi în intervalul de la 1 la 180 de zile. Pleexy va căuta note care îndeplinesc toate criteriile specifice și le va crea în „Microsoft To Do”.

În pasul următor, vom defini șablonul de titlu pentru sarcinile dvs. în „Microsoft To Do”. Puteți urmări o model precum „{secțiune}: {pagina} - {todo}” în care „{pagina}” este pagina dvs. OneNote și „{todo}” este OneNote etichetă tot.

Acum trebuie să specificați lista în care Pleexy va crea sarcini. În acest exemplu, vom alege O singură listă, iar destinația este Muncă.

În cele din urmă, alegeți ce se va întâmpla când faceți modificări la sarcinile Microsoft To Do sau OneNote. Pentru OneNote către Microsoft To Do, puteți controla ce să faceți cu o sarcină când este finalizată sau ștearsă în OneNote. Si pentru Microsoft To Do to OneNote, alegeți ce doriți să faceți când finalizați o sarcină în aplicația „De făcut”.

Salvați modificările și activați-vă conexiunea. În captura de ecran de mai jos, verificați integrarea, editați sau întrerupeți conexiunea și le ștergeți.

Comutați la aplicația „Microsoft To Do” pentru a vedea modificările. Când finalizați o sarcină aici, aceasta este verificată și în OneNote.

Creați mai multe conexiuni OneNote cu To Do

În Pleexy, puteți crea mai multe conexiuni între aceste două aplicații. Iată motivele:

1. Dacă utilizați un cont OneNote separat în scopuri personale și de serviciu.
2. Configurați reguli de sincronizare diferite pentru proiecte specifice în OneNote.

De exemplu, este posibil să doriți să sincronizați sarcinile pentru postările de blog în ambele aplicații, dar puteți lăsa sarcina nebifată în OneNote, chiar dacă le-ați bifat în „De făcut” pentru alt proiect. Vom crea două conexiuni diferite în Pleexy urmând procedura descrisă mai sus.

Aduceți toate sarcinile dvs. la Microsoft To Do

Atât OneNote, cât și To Do sunt aplicații complicate, dar funcționează în totalitate în condiții diferite de flux de lucru și nevoile dvs. În cazuri simple, puteți adăuga o sarcină din OneNote la To Do, dar acestea nu sunt perfecte și nu se întrerup dacă mutați sarcina într-o altă listă.

Pleexy vă permite să sincronizați sarcini în ambele moduri, indiferent care este lista dvs. de sarcini și este intuitiv de configurat. Verificați pagina de integrari pentru o listă de aplicații pe care le acceptă. După ce începeți să le utilizați, urmați sfaturile și trucurile noastre pentru utilizarea eficientă a Microsoft To Do.

10 sfaturi Microsoft To Do pentru o mai bună gestionare a sarcinilor

Aruncă o privire mai atentă la Microsoft To Do și consultă câteva sfaturi despre cum îl poți transforma într-un manager de activități puternic.

Citiți în continuare

Despre autor