9 motive pentru care proiectele sunt întârziate și cum să le evitați

Întârzierea proiectelor este o realitate și, în ciuda eforturilor depuse, multe echipe nu reușesc să finalizeze proiectele în termenul limită. Dacă nu doriți nicio întârziere în proiectele dvs. actuale și viitoare, trebuie să fiți conștienți de factorii care joacă un rol important în întârzierile proiectelor.

Cunoașterea motivelor unui proiect întârziat vă va ajuta să găsiți cel mai bun mod de a le evita. Iată motivele și soluțiile pentru una dintre cele mai mari probleme de management de proiect - întârzierea proiectului.

1. Scope Creep

Domeniul de aplicare al proiectului se referă la schița completă a proiectului, iar scăderea domeniului de aplicare înseamnă orice schimbare bruscă a domeniului respectiv, fără cereri de modificare adecvate. Imaginați-vă că echipa dvs. se află în mijlocul unui proiect și, dintr-o dată, se întâmplă o scădere a domeniului de aplicare. Toate eforturile depuse până acum vor fi în zadar, iar o întârziere în finalizarea proiectului va deveni inevitabilă.

Pentru a evita această problemă, proiectați un plan de proiect și puneți clienții să semneze un acord care spune că vor adera la schiță. De asemenea, păstrați toate

comunicări ulterioare într-un singur loc pentru a evita urmărirea mai multor surse de comunicare pentru referință.

2. Echipa nu cunoaște obiectivul proiectului

A fi parte a lumii corporative ocupate înseamnă că este posibil să nu știi motivul din spatele fiecărei sarcini pe care o faci. Cu toate acestea, poate fi un motiv de demotivare pentru coechipieri, ducând la întârzieri ale proiectelor.

Cunoscând legătura dintre sarcina lor și obiectivele proiectului, echipa se poate inspira. Prin urmare, implicarea tuturor membrilor echipei din faza de planificare a unui proiect este o idee bună. Cereți feedback-ul lor, astfel încât să puteți planifica proiectul la convenția lor.

Asigurați-vă că văd cum contribuțiile lor influențează proiectul și organizația. Îi va motiva să finalizeze proiectul în termenul limită cu succes.

3. Livrabile și termene nerealiste

Credeți sau nu, a avea termene limită nerealiste este posibil motivul principal din spatele unei întârzieri a proiectului. Întreaga echipă poate depune efort suplimentar, dar este imposibil să finalizați un proiect la timp dacă termenul limită nu este viabil.

Indiferent cât de tentant este să stabilești livrabile ambițioase, subpromițările și supralivrarea sunt cea mai bună modalitate de a impresiona clienții. Din acest motiv, stabiliți obiective care să fie realiste, realizabile și măsurabile.

Multe proiecte includ dependențe multiple de sarcini. În acest caz, proiectați cronologia proiectului luând în considerare disponibilitatea resurselor, timpul estimat și secvența sarcinilor.

Legate de: Cum să vă creșteți productivitatea folosind criterii SMART

4. Indisponibilitatea resurselor

Dacă resursele financiare, umane și materiale necesare nu sunt disponibile, proiectul va fi întârziat. În cazul resurselor financiare, evaluați dacă bugetul inițial poate acoperi costul proiectului. Dacă nu, obțineți finanțare suplimentară cât mai curând posibil pentru a evita întârzierea proiectului din cauza lipsei de fonduri.

Pentru resursele umane, vezi dacă membrii echipei au abilitățile și experiența necesare. În caz contrar, instruiți-i sau externalizați sarcinile. Aveți grijă la resursele materiale precum infrastructura. Disponibilitatea acestor resurse nu este garantată și este bine să aveți o copie de rezervă pentru acestea.

5. Urmărirea și urmărirea necorespunzătoare a progresului

Colectarea constantă a datelor despre progresul sarcinii este vitală pentru succesul proiectului. Nerespectarea acesteia poate duce la întârzierea proiectului. Pe lângă stabilirea obiectivelor, trebuie să urmăriți dacă există vreo întârziere în vreo sarcină. Astfel, puteți vedea dacă echipa este pe cale să atingă obiectivul.

Puteți utiliza instrumente de gestionare a sarcinilor pentru a măsura progresul fiecărei sarcini. După ce observați o întârziere în orice sarcină, puteți delega sarcina și altcuiva. Dacă este necesar, aceste aplicații vă ajută, de asemenea, să reatribuiți cu ușurință toate sarcinile unui proiect.

6. Comunicare greșită în rândul părților interesate

Toate părțile implicate într-un proiect ar trebui să fie pe aceeași pagină; în caz contrar, nu pot finaliza un proiect în termenul limită. Comunicarea greșită duce la neînțelegeri, care în cele din urmă împiedică progresul proiectului.

De aceea, fiecare membru al echipei ar trebui să știe imediat despre modificarea domeniului de aplicare, așteptările clienților și orice întârziere din partea oricărei părți implicate. Ar trebui să existe întâlniri regulate de echipă pentru a transmite actualizări despre proiect.

Ar trebui să folosească și echipele instrumente de management de proiect pentru a afla despre termenele limită și termenele limită majore. Aceste aplicații păstrează, de asemenea, toată comunicarea echipei într-un singur loc pentru a asigura claritatea.

7. Nedorința de a lucra în echipă

Un proiect de succes este un efort de echipă. Fiecare membru, inclusiv managerul, trebuie să-și joace rolul în mod eficient pentru a atinge obiectivul. Uneori, membrii echipei nu colaborează, iar acest lucru duce la întârzieri ale proiectelor. Chiar și managerii din zilele noastre tind să nu micromanageze.

Dar toată lumea trebuie să-și amintească că scopul final este finalizarea proiectului la timp. Nu ar trebui să puneți proiectul în pericol doar pentru a evita conflictul.

În timp ce membrii echipei au nevoie de propriul spațiu și putere de decizie pentru a performa cel mai bine, managerii ar trebui să intervină ori de câte ori este necesar pentru a împiedica proiectul să iasă din drum. Managerii ar trebui, de asemenea, să ia măsuri imediate pentru a rezolva orice conflict în echipă.

Legate de: Ce este conflictul de muncă la distanță? Modalități de a preveni

8. Factori terți

Adesea, organizațiile au nevoie de implicarea unei terțe părți în anumite etape ale proiectului. Furnizorii externi pot fi, de asemenea, responsabili pentru întârzierile proiectelor dacă nu livrează resurse sau sarcini la timp. De obicei, se întâmplă deoarece aceste terțe persoane nu știu despre reperele sau obiectivele proiectului dvs.

De asemenea, echipele nu urmăresc furnizorii cu privire la sarcinile atribuite și au probleme atunci când există o întârziere din partea terței părți. Pentru a evita astfel de probleme, acordați-le un termen limită strict și rămâneți în legătură cu ei până la livrare. De asemenea, puteți include o prevedere de penalizare în contract pentru întârziere. Astfel, ei vor lua în serios livrarea la timp.

9. Circumstante neasteptate

Nu în ultimul rând, te confrunți cu niște situații neprevăzute care ar putea duce la întârzieri ale proiectelor. Dezastre naturale, perturbări meteorologice, instabilitate politică, recesiune globală, probleme în obținerea investițiilor - toate acestea vă pot întârzia proiectul.

Deși aceste cauze nu pot fi prevenite, cu siguranță le puteți reduce impactul printr-o planificare adecvată. Fiecare membru al echipei ar trebui să fie întotdeauna pregătit pentru ce este mai rău. A nu lăsa sarcinile pentru ultimul moment este un pas puternic pentru a lupta împotriva acestei probleme.

Membrii echipei ar trebui să coopereze, de asemenea, atunci când există încărcătură suplimentară de lucru după dezastre pentru a finaliza proiectele la timp.

Salvați proiectele de la întârziere

Un proiect poate ieși din cale în orice fază. Cunoscând motivele comune responsabile pentru întârzierile proiectelor și soluțiile pentru a le evita, puteți îndeplini obiectivul de livrare cu succes a proiectelor la timp. Astfel, atingerea obiectivelor de productivitate devine, de asemenea, mai ușoară ca niciodată.

Cele mai bune 7 aplicații care vă ajută să vă atingeți obiectivele de productivitate

Vrei să excelezi în managementul timpului? Utilizați aceste aplicații de timeboxing bogate în funcții pentru a vă îndeplini obiectivele de productivitate.

Citiți în continuare

Despre autor