Cum să reîntoarceți rapid un proiect întârziat

Fiecare proiect începe cu intenții bune și cu cele mai bune eforturi, dar multe dintre ele se îndepărtează cu un angajament scăzut și rate de reper. Dar, nu este nevoie să fiți dezamăgit, deoarece unele acțiuni corective vă pot readuce proiectul întârziat pe drumul cel bun în cel mai scurt timp.

Iată câteva tehnici eficiente de recuperare a proiectelor pe care ar trebui să le încercați pentru a face lucrurile să se miște în direcția corectă.

1. Sunați pentru o întâlnire de echipă

Echipa ta s-ar fi putut întâlni la numeroase întâlniri virtuale ale echipei pentru acest proiect. Cu toate acestea, odată ce știți că sunteți pe cale să pierdeți un termen limită, este obligatoriu ca toți să stea împreună încă o dată. Această întâlnire de echipă ar trebui să dezvolte o nouă strategie despre ce să facă în continuare.

Luați în considerare livrabilele proiectului, bugetul și timpul (rămanent sau suplimentar) de care aveți nevoie pentru a finaliza proiectul. Verificați impactul întârzierii dumneavoastră asupra fiecăruia dintre aceste aspecte. Aflați ce poate oferi echipa, păstrând în același timp bugetul inițial și termenul limită.

În afară de acestea, vedeți cât timp va dura până la finalizarea proiectului. Apoi, discutați cu clientul dumneavoastră despre alegerea oricăreia dintre opțiunile de mai sus.

2. Aflați motivul întârzierii

Pe lângă alegerea opțiunilor viabile pentru clienții tăi, folosește întâlnirea pentru a determina problema proiectului. Numai cunoscând motivul din spatele întârzierii proiectului, puteți lua măsuri pentru a remedia problema.

Pot exista diverse motive pentru întârzierea unui proiect, inclusiv lipsa bugetului, lipsa resurselor, schimbarea priorităților organizaționale, scăderea domeniului de aplicare, ineficiența echipei etc. Aflați care dintre ele este responsabil pentru întârziere și cum a afectat proiectul. De asemenea, deduceți cum puteți remedia problema în cel mai scurt timp posibil.

3. Stabiliți un termen limită nou, dar realist

Dacă ați ratat termenul limită inițial, este timpul să treceți mai departe și să setați unul nou. Parcurgeți programul inițial pentru a identifica câte sarcini ale proiectului sunt încă în așteptare. Stabiliți etape provocatoare, dar fezabile pentru fiecare dintre sarcinile rămase și găsiți o nouă dată limită pentru proiect.

Scopul tău este să livrezi proiectul în noul termen limită. Prin urmare, luați în considerare capacitatea, resursele și disponibilitatea echipei dvs. înainte de a stabili noua dată scadentă.

4. Reconsiderați domeniul de aplicare al proiectului

Dacă un proiect nerealist a făcut ca proiectul dumneavoastră să fie întârziat, luați în considerare revizuirea schiței, astfel încât să fie realizabilă într-un timp scurt. Discutați domeniul de aplicare cu clientul sau cu părțile interesate și verificați ce zone ale proiectelor puteți elimina.

Nu lăsați niciodată să se întâmple domeniul de aplicare atunci când solicitați de fapt reducerea domeniului de aplicare. O schimbare a domeniului de aplicare va face proiectul dificil de finalizat. De asemenea, s-ar putea să fie nevoie să mutați atenția echipei dvs. într-o direcție completă.

5. Împărțiți în sarcini mici și prioritizați

Odată ce primiți un încuviințare din partea clientului cu privire la scopul revizuit al proiectului, începeți să lucrați la el. În primul rând, împărțiți munca rămasă în bucăți mici de sarcini. Apoi, localizați dacă există dependențe între sarcini. Dacă da, luați în considerare ele înainte de a prioritiza sarcinile.

Cereți echipei să lucreze mai întâi la sarcinile prioritizate. Uneori, un client vă poate cere să livrați mai întâi o secțiune sau o parte a unui proiect în timpul unei întârzieri a proiectului. În astfel de cazuri, puneți acel segment în prioritate.

Legate de: Cele mai bune tehnici pentru freelanceri pentru a prioritiza sarcinile gratuit

6. Reafirmați sau reatribuiți responsabilități

Trebuie să lucrați cu întreaga echipă pentru a determina rolurile acestora pentru domeniul sau sarcinile rămase ale proiectului. Examinați sarcinile finalizate pentru a identifica orice conflicte sau ineficiențe în munca depusă până acum în cadrul acestui proiect. Poate fi necesară reafirmarea sau realocarea sarcinilor pe baza performanței anterioare.

În timpul realocării sarcinilor, rezolvați orice îndoieli cu privire la planul inițial. Asigurați-vă că persoana nou repartizată are abilitățile necesare pentru a îndeplini această sarcină și nu are alte priorități.

7. Concentrați-vă pe comunicarea în timp real

Nu există loc pentru alte întârzieri într-un proiect care a ieșit deja pe picior. Uneori, deciziile cruciale rămân în așteptare din cauza răspunsului întârziat. Prin urmare, echipa ta nu ar trebui să piardă timpul în comunicarea asincronă, unde nu știe când va primi vreun răspuns.

Legate de: Sfaturi și instrumente pentru a comunica cu clienții și echipele în timp real

În proiectele întârziate, pune accent pe comunicarea sincronizată, cum ar fi chatul instantaneu. De asemenea, colegii pot participa la apeluri audio sau video pentru a clarifica orice îndoială sau pentru a pune o întrebare importantă. Orice ai face, nu depinde niciodată de modurile de comunicare întârziate, cum ar fi e-mailul, în astfel de situații.

8. Urmăriți și gestionați îndeaproape sarcinile

Nu ați dori să fiți întârziați de două ori pentru un singur proiect. Pentru a evita acest lucru, gestionarea sarcinilor și urmărirea progresului lor zilnic este esențială. Faceți din urmărirea performanței o parte din rutina zilnică cu dinamică aplicații de management de proiect unde membrii pot verifica progresul sarcinilor și ale proiectului.

Urmărirea realizărilor nu este suficientă, deoarece trebuie să le comparați cu realizările proiectate. Când observați că cineva rămâne în urmă, contactați-l imediat pentru a afla problema și remediați-o cât mai curând posibil.

9. Aveți un plan de management al riscului în vigoare

O schiță revizuită pentru un proiect întârziat include adesea volum de muncă suplimentar, resurse noi și un program strict. Deși există șanse mari să finalizați cu succes proiectul, acesta implică și un anumit risc. Prin urmare, trebuie să pregătiți un plan de management al riscului.

Pentru aceasta, identificați factorii de risc. De asemenea, ar trebui să le analizați pentru a dezvolta un plan de atenuare a efectelor lor negative. Faceți eforturi pentru a reduce șansa apariției acelor factori de risc. Faceți întreaga echipă conștientă de planul de management al riscului și actualizați-l constant pe măsură ce proiectul progresează.

10. Depuneți efort suplimentar

Inutil să spun că trebuie să depuneți un efort suplimentar pentru a livra rapid un proiect întârziat. Ar putea însemna și munca suplimentară pentru mulți membri ai echipei. În funcție de amploarea proiectului, timpul va varia. Totuși, acest lucru poate demotiva echipa dacă prelungirile devin extinse.

Din acest motiv, managerii ar trebui să ofere o idee clară coechipierilor despre cât timp vor continua orele suplimentare. Dacă cineva nu poate acorda mai mult timp unui proiect întârziat, trebuie să-și externalizeze sarcina.

Sfaturi eficiente pentru proiectele întârziate

Nu este neobișnuit ca un proiect să își piardă concentrarea. Odată ce se întâmplă, este necesară identificarea și recunoașterea punctelor dureroase ale proiectului.

Pentru ca proiectul să fie din nou pe drumul cel bun, urmați sfaturile menționate mai sus. De asemenea, puteți utiliza aplicații de management de proiect pentru finalizarea cu succes și la timp a proiectului.

Cele mai bune 11 caracteristici ale MeisterTask pentru managementul agil de proiect

Doriți să implementați agilitate - metoda dinamică de management de proiect care crește productivitatea? MeisterTask vă poate ajuta.

Citiți în continuare

Despre autor