5 moduri în care Xero vă poate ajuta cu finanțele

Publicitate

Contabilitatea poate fi confuză Top 12 cursuri de contabilitate online pentru a vă reduce decalajul de competențeDatorită cursurilor online ieftine și gratuite de înaltă calitate, este mai ușor ca niciodată să fii propriul tău CFO pentru afacerea ta nouă sau existentă. Citeste mai mult , consumatoare de timp și (dacă trebuie să plătiți un contabil profesionist) costisitoare.

Nu este deci surprinzător că program de contabilitate a început să crească în popularitate în rândul independenților și proprietarilor de afaceri mici.

Un astfel de software este de obicei adaptat pentru țara în care îl utilizați, poate gestiona toate aspectele procesului de contabilitate și este mult mai rentabil decât plata unui profesionist.

Una dintre cele mai populare soluții disponibile este Xero. Vom arunca o privire la ce este și ce puteți face cu el.

Ce este Xero?

Xero a fost fondată în Noua Zeelandă în 2006 și de atunci a crescut pentru a avea peste 600.000 de utilizatori. Ei își oferă produsul pe baza modelului „software ca serviciu” (SaaS) folosit în mod obișnuit, așa că nu va trebui să descărcați nimic pentru a-l folosi.

Au primit o mulțime de recunoaștere în industrie, inclusiv două premii Webby în 2009 și unul în 2010, o inovație rapidă a companiei Design Award în 2012 și, cel mai impresionant, primul loc în lista „100 de companii cu cele mai inovatoare creștere” a revistei Forbes în 2014.

Produsul în sine este una dintre cele mai multifuncționale piese de software de contabilitate de pe piață astăzi, oferind aproape tot ceea ce fie o afacere mică, fie un freelancer are nevoie pentru a avea succes.

Caracteristicile sale cheie includ:

• • Gestionarea fluxului de numerar (contabilitate online, reconciliere bancară, rapoarte bugetare și gestionarea stocurilor)

Facturare (trimiterea, plata și emiterea ofertelor)

• Gestionarea plăților (reclamații de cheltuieli, facturi și comenzi de cumpărare)
• Gestionarea salariilor (inclusiv foile de pontaj și rundele standard de plată)
• Asistență fiscală (W-2s, 1099s, calcule taxe pe vânzări și depunerea declarațiilor)

Dar care sunt cele mai utile cinci caracteristici ale sale? Să investigăm.

Impozit

Ah, taxe... Federale 940, W-2, 1099, taxe de muncă, taxe de șomaj – ce înseamnă toate acestea?!

In timp ce Xero nu vă pot învăța despre toate codurile și formularele fiscale individuale la nivel federal și de stat (deși acestea are un ghid de ajutor de bază excelent), poate face să le calculezi și să le trimiți foarte mult Mai ușor.

De exemplu, vă va permite să aflați instantaneu cât de mult ar trebui depus pe W-2 și 1099. Va elimina chiar și confuzia nesfârșită cu privire la clasificările 1099 de furnizori, permițându-vă să rulați un raport, apoi să faceți toate ajustările necesare.

Iată o privire asupra procesului:

Pentru a depune un W-2 (probabil cel mai comun formular fiscal din State), mai întâi trebuie să creați un angajat. Faceți acest lucru făcând clic Salarizare > Adăugați angajat și completarea datelor personale necesare.

În continuare, va trebui să completați detaliile angajării lor, inclusiv datele salariale și numărul de securitate socială. Evident că ar trebui să aveți deja toate informațiile angajaților dvs., dar dacă nu le adăugați aici, nu veți putea adăuga persoana la statul dvs. de plată.

În cele din urmă, puteți adăuga detaliile lor individuale fiscale federale și de stat. Trebuie remarcat faptul că acesta poate fi încă un potențial câmp minat pentru neprofesioniști. Ar putea fi înțelept să plătiți un contabil pentru a vă asigura că toate acestea sunt configurate corect - după aceea se auto-gestionează, astfel încât veți economisi în continuare multe din comisioane pe termen lung.

Odată ce aveți un angajat complet configurat, va trebui, de asemenea, să configurați impozitele propriei companii. Nu veți putea crea un stat de plată (și astfel să generați date privind declarația de impozit) până când nu veți face acest lucru.

Navigheaza catre Setări > Taxe și completați atât informațiile federale, cât și cele de stat:

Asta e. Doar rulați-vă statul de plată în fiecare lună, iar software-ul va reține automat impozitele acolo unde este cazul și va înregistra totul în sistem. La sfârșitul fiecărui an fiscal, veți putea emite W-2-urile necesare și orice alte formulare de stat care ar putea fi necesare.

Puteți urma exact aceeași metodologie pentru contractorii independenți, doar că de data aceasta va trebui să emiteți un formular 1099.

Cel mai bine, nici măcar nu trebuie să vă faceți griji depunerea formularelor fiscale 1099 Cele mai bune 6 software-uri gratuite pentru a vă depune declarația de impozit în acest anDacă v-ați săturat să plătiți pentru a vă depune impozitele, iată cel mai bun software gratuit pentru depunerea declarațiilor fiscale de stat și federale. Citeste mai mult , după ce le-ați completat, le puteți înregistra din software-ul utilizând Track1099.

Există, de fapt, mult mai multe probleme fiscale Xero vă poate ajuta cu, în afară de formularele IRS.

De exemplu, va calcula automat taxa pe vânzări în funcție de localitatea dvs. și de integrarea Xero cu Avalara TrustFile înseamnă că puteți pregăti și trimite declarații de impozit pe vânzări aproape instantaneu (accesați Setări > Setări generale > Setări financiare pentru a vă introduce informațiile).

Puteți chiar să exportați fișierele Xero în copii pe hârtie, dacă preferați mai multe Abordarea „DIY” a declarațiilor fiscale Îți faci impozitele? 5 formule Microsoft Excel pe care trebuie să le cunoaștețiTaxele dvs. sunt scadente în curând și nu doriți să plătiți o taxă de întârziere? Profitați de puterea Microsoft Excel pentru a vă pune în ordine taxele. Citeste mai mult .

Salarizare

Rularea salariilor pe o bază săptămânală, bisăptămânală sau lunară poate fi aproape la fel de confuză și consumatoare de timp ca și stabilirea impozitelor!

Există mai multe aspecte pentru Xero care vă va ajuta să vă faceți salariile mai puțin dureroase.

În primul rând, include software-ul de pontaj al angajaților. Angajații își pot introduce propriile date, sau tu (sau un alt angajat) o poți face în numele lor și vine cu o serie extinsă de instrumente de raportare care vă vor permite să vedeți date bazate pe câștigurile pe oră, tipul de venit și banii cheltuiți pe angajat sau pe timp perioadă.

În al doilea rând, vine cu software de plată. În practică, aceasta înseamnă că puteți rula și aproba salariile angajaților la o dată fixă, state de plată unice la mijlocul ciclului și puteți iniția depuneri directe în conturile bancare ale angajatului dumneavoastră. Puteți chiar să imprimați cecuri și talonoane de plată, ambele putând fi personalizate cu brandul propriei companii.

Fiți conștienți de faptul că va trebui să configurați angajații, informațiile fiscale, locurile de muncă, programele de plată și informațiile despre contul bancar înainte de a putea rula state de plată complete.

În cele din urmă, există o mulțime de aplicații terță parte care pot oferi funcționalități suplimentare. De exemplu, dacă aveți angajați care lucrează în țări care nu sunt acoperite în mod nativ de Xero, puteți utiliza pluginuri, astfel încât să îi puteți plăti în continuare.

Cheltuieli

Bine, deci perioada de glorie a utilizării conturilor de cheltuieli ale companiei pentru a plăti orice, de la cină până la vacanțe exotice, ar putea fi dispărut de mult, dar acestea sunt încă o parte vitală a unei afaceri moderne.

The managementul cheltuielilor 10 utilizări unice ale Trello, altele decât managementul de proiectTrello este deliciul iubitorilor de liste. Abordarea sa în stil Kanban nu a fost concepută doar pentru managementul proiectelor. Nu ne crezi? Priviți aceste zece utilizări unice ale Trello. Citeste mai mult Funcția Xero este foarte impresionantă, permițându-vă atât să vă gestionați propriile cheltuieli personale, cât și să vă rambursați angajații pentru costurile acestora.

Din perspectiva utilizatorului, vă va permite dvs. (și angajaților dvs.) să adăugați cheltuieli în timp ce sunteți în oraș doar luând un fotografia unei chitanțe și trimiterea acesteia prin aplicația mobilă, făcând astfel mai puțin probabil ca costurile să fie trecute cu vederea.

Din punct de vedere al managementului, încasările din călătorii sunt grupate astfel încât să puteți vedea cu ușurință costul total și să puteți aproba și respinge cererea după cum credeți de cuviință.

Toate aceste date pot fi apoi exportate în funcția de salarizare pentru a face ziua de plată și mai simplă.

Freelancerii pot, de asemenea, să țină cont de cheltuielile lor (și de situația lor mai largă a fluxului de numerar) folosind funcția de reconciliere bancară.

În primul rând, va trebui să adăugați un cont bancar. Pentru a face acest lucru, navigați la Conturi > Conturi bancare > Adăugați un cont bancar. Băncile populare sunt listate automat și puteți adăuga și servicii precum PayPal și carduri de credit.

Completați numărul contului și dați un nume contului, apoi vi se va afișa un ecran care vă va permite să importați toate fluxurile bancare.

După ce ați terminat, puteți importa toate datele băncii dvs. și se vor reconcilia automat cu cele ale lui Xero. Datele pot fi accesate prin aplicația mobilă pentru reconcilierea din mers, puteți crea reguli personalizate pentru a ajuta la potrivirea tranzacțiilor mai complexe și sunt acceptate peste 160 de monede.

Rapoarte financiare

Este foarte dificil să înțelegeți cât de sănătoasă este afacerea dvs. fără rapoarte financiare clare și eficiente.

Din fericire, Xero oferă peste 40 de rapoarte financiare de bază și avansate. Acestea includ toate cele mai comune, cum ar fi profitul și pierderea, declarațiile de impozit pe vânzări și bilanţurile - dar și altele mai neobișnuite (dar la fel de utile), cum ar fi câștiguri și pierderi în valută Evitați să fiți înșelat atunci când schimbați valute sau trimiteți bani în străinătateDacă ați trimis bani în străinătate sau ați schimbat valute înainte de o vacanță, probabil că ați avut o ofertă proastă. Iată câteva alternative mai bune la bănci și schimburi valutare. Citeste mai mult si grafice de amortizare.

Rapoartele oferă și ele instrumente de urmărire a bugetului Cele mai bune 4 aplicații de bugetare pentru a vă pune în ordine finanțeleCăutați cea mai bună aplicație pentru buget pentru a vă controla finanțele? Iată câteva aplicații grozave care vă ajută să vă gestionați banii. Citeste mai mult (astfel încât să puteți pregăti schițe și să comparați performanța reală cu performanța prevăzută) și capacitatea de a adăugați categorii de urmărire (vă oferindu-vă astfel o modalitate ușoară de a compara și de a contrasta secțiunile individuale ale dvs Afaceri).

Toate aceste rapoarte pot fi pregătite și tipărite în doar câteva clicuri.

Facturare

La ce sunt bune toate aceste funcții de lux dacă nu poți gestiona cu ușurință facturile? Ei sunt pâinea și untul conducerii unei afaceri, dar se poate complica rapid Cum să folosiți internetul pentru a urmări facturile neplătiteDacă lucrezi pentru tine, există grija constantă că, în cele din urmă, unul dintre clienții tăi nu va reuși să plătească o factură. Iată câteva sfaturi online pentru a recupera banii pierduți. Citeste mai mult daca ai multi clienti.

Funcția de facturare a Xero are o mulțime de funcții interesante. De exemplu, puteți adăuga note de credit și puteți reîncărca cu ușurință cheltuielile înapoi clienților folosind o etichetă specială, iar note de credit pot fi emise acolo unde este cazul.

Clienții dvs. vor putea, de asemenea, să vă plătească facturile cu un singur clic fie prin card de credit, fie PayPal și veți fi avertizat când clienții își deschid facturile (astfel încât să știți dacă doar ignoră tu!).

În cele din urmă, ca și software-ul de salarizare, veți putea personaliza și personaliza toate facturile cu propriile logo-uri și branding.

Ai folosit Xero?

Ai folosit Xero? Ce funcții și caracteristici v-au plăcut? Care avea nevoie de mai multă muncă? Lipsește ceva pe care ai dori să-l vezi pe dezvoltatori introducând?

Ne puteți spune gândurile și feedback-ul dvs. în secțiunea de comentarii de mai jos.