Cutting Edge yaM stabilește standardul pentru instrumentele de gestionare a întâlnirilor online

Publicitate

Dacă țineți ședințe fără agende sau țineți procese-verbale pe documente Word simple, vechi, ședințele și rapoartele dvs. de proces-verbal nu sunt probabil atât de utile pe cât ar putea fi. Deși majoritatea dintre noi nu așteaptă cu nerăbdare să participăm la întâlniri, există totuși minunate instrumente online Peste 10 instrumente online grozave pentru coordonarea grupului și întâlniriCum gestionați o echipă de oameni repartizați geografic? Cum coordonezi fusurile orare internaționale? Conceptul de lucru prin internet a început să se strecoare în locul de muncă de zi cu zi,... Citeste mai mult care poate ajuta la realizarea întâlnirilor mai productive și mai puțin consumatoare de timp pentru cei care le planifică și le facilitează.

Recent, am dat peste o aplicație web de ultimă oră de gestionare a întâlnirilor online numită Yam (care înseamnă Yet Another Meeting). yaM este ca un asistent virtual pentru producerea agendelor cu aspect profesional și a rapoartelor minutelor, oferind în același timp instrumente care ajută la întâlnirea participanții fac un brainstorming idei, efectuează analize de produse și costuri și se integrează cu conturi cloud online, inclusiv Dropbox, Google Calendar și Evernote.

yaM poate fi folosit cu ambele spații de întâlnire online Ghid pentru întâlniri online: software și strategieServiciile moderne de videoconferință sunt ușor de utilizat și sunt disponibile pentru aproape oricine are un computer sau un smartphone. Capacitatea de a ne conecta și de a întâlni oameni online înseamnă că nu mai suntem limitați de locația geografică. Citeste mai mult ca Google Hangouts Sfaturi pentru planificarea și organizarea de întâlniri eficiente cu Google HangoutsCu tehnologia actuală a internetului, organizarea de întâlniri online poate fi atât eficientă, cât și rentabilă, mai ales dacă le planificați în avans și utilizați instrumente care economisesc timp. În ultimele două luni am participat la întâlniri online... Citeste mai mult , sau în setările tradiționale offline. Ca aplicație web, este similară cu De acord De acord: scrieți și gestionați minutele întâlnirii dvs. de afaceri online gratuitDe câteva săptămâni caut un site web sau o aplicație ușor de utilizat, care să îmi permită să păstrez și să stochez procesele verbale ale întâlnirilor. Abordarea tradițională a documentelor text nu mai este o metodă productivă... Citeste mai mult , dar este mult mai avansat fără a fi complicat.

Crearea agendelor

După înregistrarea unui cont la yaM, puteți începe imediat să dezvoltați o agendă pentru următoarea întâlnire. Pur și simplu adăugați articole de pe ordinea de zi în partea stângă a spațiului de lucru, împreună cu durata de timp și numele persoanei responsabile pentru acel articol.

Puteți atribui cu ușurință nume articolelor din agendă, dar participanții trebuie să înregistreze un cont la yaM, pe care le puteți trimite o invitație pentru a face acest lucru din spațiul de lucru. Având participanți înregistrați, yaM este un instrument de management al întâlnirilor mult mai colaborativ, deoarece fiecare participant poate adăuga simultan note în spațiul de lucru în timpul întâlnirii. Deși este mai eficient să ai o singură persoană desemnată ca ținător de minute, există și alte instrumente utile în yaM care îl fac excelent pentru colaborare.

Când agenda dvs. este creată, o puteți tipări sau distribui participanților la întâlnire. Fiecare participant înregistrat va primi un raport de întâlnire prin e-mail, care, desigur, include logistica media, lista articolelor din agendă și un link către spațiul de lucru online yaM. Cel mai bine, agenda dvs. distribuită este formatată profesional și ușor de citit. De asemenea, punctele de pe ordinea de zi pot fi copiate și adăugate la o nouă întâlnire. Ar fi și mai bine, totuși, dacă dezvoltatorii ar putea crea o modalitate de a crea articole standard de pe ordinea de zi care fac automat parte din fiecare nouă întâlnire.

Luare de minute

Adăugarea de note și acțiuni în yaM este la fel de ușoară ca și crearea agendelor. Minutele constau din patru tipuri de conținut: note, elemente de acțiune, fișiere atașate și instrumente de colaborare în timp real.

Modul în care este configurat yaM ar putea ajuta participanții la întâlnire să rămână concentrați, mai ales dacă toată lumea are spațiul de lucru deschis pe computer în timpul întâlnirii. Minutul poate adăuga cu ușurință un element de acțiune, cu o dată scadentă și numele persoanei responsabile. În mod ciudat, totuși, doar o singură persoană poate fi enumerată ca responsabilă pentru fiecare element de acțiune.

Acolo unde yaM strălucește, de asemenea, este colecția sa de instrumente de colaborare încorporate care permit membrilor să facă analize pro/con, analize de produse, să facă brainstorming idei sau să voteze decizii importante. Există, de asemenea, un instrument pentru ceea ce se numește o analiză SWAT, care presupune discutarea și înregistrarea punctelor forte, punctelor slabe, oportunităților și amenințărilor unui anumit proiect, idee sau decizie.

Veți vedea că aceste instrumente de colaborare și management al întâlnirilor pot fi foarte utile pentru a menține participanții implicați și, eventual, pentru a-i ajuta să ia analize și decizii mai bune. De asemenea, puteți imprima sau trimite prin e-mail conținutul instrumentelor individuale de colaborare către participanți în timpul întâlnirii. (Notă: ideile pentru alte instrumente de colaborare online sunt revizuit aici Cele mai bune 6 instrumente gratuite de întâlnire online pentru a colabora cu echipa taEchipele mici nu au nevoie de aplicații costisitoare pentru întreprindere pentru colaborare. Iată șase instrumente fantastice pe care le poți folosi pentru a gestiona datele echipei tale, comunicarea și multe altele. Gratuit. Citeste mai mult ).

Ca și în cazul agendelor, rapoartele minutelor YaM pot fi, de asemenea, tipărite sau distribuite prin e-mail. Procesele-verbale sunt atât de bine formate încât participanții la întâlnire nu vor avea nicio scuză să nu le revizuiască. Agendele și minutele sunt, de asemenea, arhivate pe yaM, astfel încât participanții să se poată conecta la contul lor și să le revizuiască în orice moment.

Alte instrumente

yaM include instrumente suplimentare pentru urmărirea timpului în timpul întâlnirilor, stabilirea datelor întâlnirilor în calendar încorporat (care se integrează cu fluxurile Google Calendar, Exchange și Outlook/iCal) și un carte de adrese.

Dezvoltatorii yaM au inclus mai multe caracteristici utile în aplicația lor web, dar au dat special atenție pentru a vă asigura că interfața cu utilizatorul este accesibilă și ușor de învățat în câteva minute de la înregistrarea unui cont.

yaM are un cont gratuit de bază care include toate funcțiile de bază și capacitatea de a organiza până la 10 întâlniri pe lună, cu până la cinci participanți per întâlnire. Un cont premium permite întâlniri și participanți nelimitați, interfață personalizabilă și criptare SSL.

YaM, din punctul meu de vedere, stabilește standardul pentru instrumentele de gestionare a întâlnirilor online. Dar spuneți-ne ce părere aveți despre această aplicație online. Există funcții suplimentare pe care ați dori să le vedeți adăugate?