4 sfaturi pentru a finaliza o predare profesională a unui loc de muncă

Deci, ți s-a oferit un nou loc de muncă și ești încântat să începi. Cu toate acestea, înainte de a putea face asta, trebuie să terminați la locul de muncă actual și după ce ați predat scrisoare de demisie, aceasta include finalizarea unei predari pentru persoana care în cele din urmă va înlocui tu.

A face o predare eficientă necesită multă organizare și înțelegere a ceea ce colegii tăi trebuie să știe. Să vedem cum puteți face acest proces mai ușor pentru toți cei implicați, astfel încât să vă puteți concentra pe începerea noii dvs. aventuri.

Creați o listă de verificare a predării

Între interviurile de ieșire și să-ți iei rămas bun, este ușor să pierzi tot ce trebuie să faci înainte de a-ți părăsi locul de muncă. Din acest motiv, a avea o listă de verificare solidă pentru predare este o practică bună și vă ține la răspundere.

Lista de verificare ar trebui să includă tot ce trebuie să știe o persoană nouă în rolul dvs. și managerul dvs., așa că ar trebui să începeți să culegeți aceste informații cât mai curând posibil:

• Responsabilitățile tale de zi cu zi
• Informații despre software și procese specifice
• Documente importante
• Orice liste de clienți care trebuie predate
• Contacte cheie în interiorul și în afara companiei
• Informații cheie ale personalului (dacă sunteți manager)
• Orice proiecte care necesită finalizare sau delegare
• Cine trebuie să primească predarea și orice informații de care aveți nevoie

Legate de: Cum poate Padlet să ușureze planificarea și colaborarea

Puteți crea o listă de verificare folosind șabloane în Word sau Excel sau puteți opta pentru aplicații precum Todoist și Padlet pentru a crea o listă separată de activități. Important este că aveți toate informațiile scrise undeva la care să vă puteți referi în mod fiabil atunci când este necesar.

Având o cronologie clară

Perioada obișnuită de notificare a demisiei este de aproximativ 4 săptămâni și ar trebui să țineți cont de acest lucru atunci când vă planificați predarea. În funcție de natura locului de muncă actual, ar trebui să vă așteptați să vă reduceți treptat volumul de muncă pe măsură ce lucrați spre ultima zi.

Padlet are un șablon de cronologie excelent pe care îl puteți folosi dacă aveți nevoie de ceva vizual și vă permite să vă trasați perioada de preaviz. Prioritățile inițiale ar trebui să fie notificarea persoanelor relevante cu privire la plecarea dvs. (cum ar fi clienții, colegii și contacte), identificarea proiectelor pe care le puteți delega și comunicarea cu managerul dumneavoastră despre orice proceduri care trebuie să fie urmat.

Legate de: Lista de sarcini de făcut pentru a prioritiza și gestiona sarcinile

Scopul este de a aborda mai întâi sarcinile cele mai urgente și cele mai consumatoare de timp, astfel încât să nu grăbiți lucrurile în ultima săptămână. În schimb, sfârșitul cronologiei dvs. ar trebui să compromită în principal sarcinile administrative și câteva capete minore care trebuie legate.

Scrieți un raport profesional de predare

Deși probabil veți avea o întâlnire de predare cu managerul dvs., este o bună practică să scrieți un raport de predare pentru a asigura o tranziție fără probleme. Documentul trebuie să fie inteligibil, specific, concis și citit ca un manual de instrucțiuni care curge.

Microsoft Word este un loc minunat pentru a începe, deoarece este accesibil pe toate platformele și se integrează perfect cu alte aplicații. Word oferă o multitudine de șabloane pe care le puteți accesa din Acasă pagină, făcând clic Mai multe șabloane deasupra barei de căutare sau puteți începe de la a Document gol. Alternativ, puteți merge la Vizualizare > Contur pentru a vă organiza raportul în secțiuni.

Indiferent de abordarea pe care o utilizați, ar trebui să fie împărțită în diferite secțiuni cu titluri clare, a căror structură poate arăta cam așa:

1. Care este rolul tău și față de cine ești responsabil.
2. Țintele companiei, așteptările cu privire la rol și procedurile asociate acestora.
3. Lista de contacte utile.
4. Cum să utilizați software-ul relevant și detaliile de conectare.
5. O defalcare a responsabilităților dvs. săptămânale, lunare și trimestriale.
6. O detaliere a proiectelor dvs. în derulare sau a activității clienților, inclusiv termenele limită.

Legate de: Alternativele Microsoft Word care merită încercate

Dacă sunteți manager, va trebui să aveți și o secțiune dedicată dezvoltării continue a echipei dumneavoastră și muncii în care sunt implicate. De asemenea, puteți indica cititorul spre locul în care vă păstrați evidența personalului.

De asemenea, puteți insera hyperlinkuri în corpul textului dvs. pentru a trimite la documente importante și relevante cum ar fi o copie a fișei postului dvs., foi de calcul care detaliază proiectele în derulare și compania utilă proceselor. Acest lucru vă economisește timp atunci când vă scrieți predarea și vă garantează că cititorul știe unde să găsească lucrurile. Pentru a face acest lucru:

1. Du-te la Introduce fila.
2. Clic Legături.
3. Selectați Legături din meniul derulant.
4. Alegeți fișierul la care doriți să vă conectați.

Sau poți ține Ctrl + K pentru a adăuga hyperlinkuri, iar acest lucru vă va afișa folderele.

Legarea capetelor libere

Indiferent de câtă planificare ai face, vor exista întotdeauna niște capete libere care trebuie terminate înainte de a putea merge mai departe. Unele dintre acestea ar putea avea nevoie de delegare, așa că ar trebui să fiți pregătit să le comunicați managerului și colegilor.

Software de management de proiect ca Asana poate face această parte rapidă și ușoară, dar poate fi la fel de eficientă cu utilizarea de e-mail sau instrumente de comunicare precum Slack și Microsoft Teams. La fel ca documentul de predare, trecerea peste lucrări ar trebui să fie ușor de înțeles pentru destinatar.

Legate de: Asana vs. Luni: alege instrumentul perfect de management al proiectelor

Asigurați-vă că trimiteți o comunicare părților relevante despre cine să contactați în absența dvs. și în cazul în care există orice întârzieri la închiderea conturilor dvs., activați răspunsurile automate pe e-mailul dvs. de serviciu cu aceste informații inclus.

Toate bazele dvs. sunt acoperite

Acum că aveți documentul de predare și o imagine de ansamblu clară a modului în care va arăta perioada de preaviz, sunteți gata să începeți să vă opriți în pregătirea pentru ultima zi. Având un proces de predare organizat și eficient, vă va oferi liniște sufletească pe măsură ce vă mutați la noul loc de muncă, iar colegii vă vor mulțumi.

Este perfect normal să te simți copleșit de întreaga operație, așa că fă-ți timp cu ea. Este la fel de mult responsabilitatea dvs. să predați, precum este a companiei să adune informațiile de care au nevoie, așa că, dacă credeți că ați uitat ceva, adresați-vă altora pentru informații.

Cu toate bazele acoperite, poți să aștepți cu nerăbdare următorul capitol din cariera ta și să te simți bine cu ceea ce ai lăsat în urmă.

10 semnale roșii pentru clienți de care fiecare freelancer ar trebui să fie conștient

Cu toții avem clienți care nu se potrivesc. Iată câteva semnale roșii de urmărit atunci când lucrați cu clienți noi.

Citiți în continuare

Despre autor