Cum să utilizați șabloanele Asana pentru orice proiect

Singurul lucru pe care ar trebui să-l înveți despre Asana este cum să folosești proiecte pentru a crește productivitatea echipei tale. Cu managementul de proiect Asana, puteți evita foile de calcul învechite, firele de e-mail lungi și întâlnirile lungi care repetă aceleași informații.

Dacă echipa ta face în mare parte multă muncă repetitivă, nu trebuie să recreați acele sarcini și proiecte în Asana de fiecare dată. Puteți folosi șabloanele Asana pentru a economisi timp, nu numai acum, ci și pentru proiectele ulterioare.

Să vedem cum să folosiți șabloanele Asana pentru aproape orice proiect la care lucrează echipa ta.

Ce sunt șabloanele de proiect Asana?

În loc să începeți de la zero atunci când creați un panou kanban în Asana, un design șablon include deja toate secțiunile de bază pe care echipele le folosesc frecvent. În loc să planificați un proiect de la zero, șabloanele de proiect Asana vă oferă elementele de bază necesare pentru a începe.

Un șablon este, în esență, un hack de gestionare a proiectelor plug-and-play care vă permite să standardizați procesele și să porniți la sol cu ​​fiecare proiect nou. Dacă trebuie să faceți modificări pentru a se potrivi nevoilor dvs., puteți face și acest lucru.

Puteți utiliza, crea și salva șabloane de proiect Asana personalizate sau încorporate pentru o varietate de procese. Toate exemplele sunt proiecte cu termene limită strânse (cum ar fi o lansare), procese în desfășurare (cum ar fi integrarea de noi recruți) și urmărirea informațiilor.

Utilizatorii cu conturi gratuite pot accesa șabloane gratuite, dar planurile Premium oferă mai multe opțiuni adaptate pentru anumite industrii. Exemple de șabloane de asana includeți un șablon de plan de vânzări, un șablon de management al agenției, un șablon de calendar de conținut, liste de verificare pentru angajați noi și multe altele.

De asemenea, Asana organizează șabloane în funcție de funcțiile echipei, cum ar fi design, IT, produs, succesul clienților, operațiuni și resurse umane. Dacă sunteți un manager de proiect care nu dorește să piardă timpul cu panourile kanban, pur și simplu răsfoiți galeria, alegeți descrierea echipei și luați un șablon de plan de proiect care se potrivește nevoilor dvs.

Acum haideți să vedem cum să folosiți șabloanele de management de proiect Asana.

Cum să utilizați șabloanele de proiect Asana

Următorii sunt pașii pentru utilizarea unui șablon:

1. În colțul din stânga sus al aplicației dvs. Asana, faceți clic pe portocaliu + buton.
2. Selectați Proiect din meniul derulant.
3. Apoi, selectați Utilizați un șablon din ecranul de pornire Proiecte.
4. Veți fi întâmpinat cu o listă de șabloane create de Asana, în mare parte adaptate scopului pentru care ați specificat că veți folosi Asana la înscriere. Puteți schimba categoria de șabloane pe care le vedeți făcând clic pe butonul derulant de lângă Tip în colțul din dreapta sus al ecranului.
5. Puteți previzualiza șabloanele pentru a vă da o idee despre cum vor arăta și cum vor beneficia echipa dvs.
6. Pentru a începe un nou proiect folosind un șablon, faceți clic Utilizați șablon.
7. Pe următorul ecran, veți avea șansa de a personaliza numele proiectului și de a schimba permisiunile. Clic Creați proiect când ai personalizat totul după gustul tău.
8. Aruncă o privire la CITEȘTE-MĂ și COPIAZA-MA sarcini pentru instrucțiuni și sugestii.

Veți putea personaliza un proiect creat dintr-un șablon pentru a satisface nevoile echipei dvs. Pentru a adapta proiectul la fluxul dvs. de lucru, puteți modifica, adăuga sau șterge orice din șablon.

Dacă faceți upgrade la Asana Premium, veți putea adăuga mai multe câmpuri personalizate proiectelor create dintr-un șablon, permițându-vă să țineți evidența informațiilor care contează cel mai mult pentru echipa dvs.

Legate de: Cele mai bune alternative gratuite de Asana pentru managementul proiectelor

Cum se creează șabloane personalizate în Asana

Este posibil ca echipa ta să aibă anumite fluxuri de lucru pe care ai dori să le captezi într-un șablon. În acest caz, veți dori să puteți converti proiectele finalizate anterior în șabloane păstrând în același timp unele detalii, cum ar fi sarcinile proiectului, etapele cheie și fazele proiectului.

Iată cum să faci asta:

1. Creați un proiect nou (sau duplicați unul pe care îl aveți deja) pentru a captura o secvență de sarcini pe care echipa dvs. le finalizează în mod regulat. Asigurați-vă că aveți toate detaliile sarcinii pregătite.
2. Clic Detalii, apoi meniul drop-down antetul proiectului și selectați Convertiți într-un șablon. Asigurați-vă că nu ștergeți sau arhivați proiectul.
3. Repetați procesul pentru oricâte aspecte de proiect doriți.

Pentru a utiliza unul dintre șabloanele dvs. personalizate, pur și simplu reveniți la butonul + în bara de sus și creați un nou proiect. Apasă pe Șabloane filă în noul ecran de proiect, iar șabloanele dvs. personalizate vor fi organizate pe echipe într-o filă cu numele organizației dvs.

Aceste șabloane pot fi actualizate pe măsură ce procesele dumneavoastră se îmbunătățesc și câștigați experiență din proiectele anterioare.

Legate de: Cele mai bune integrări Asana pe care ar trebui să le verificați

Lucrați inteligent cu proiecte Asana

Șabloanele de proiect fac mai ușor să urmăriți mai mult din munca dvs. în Asana, oferind fluxuri de lucru structurate, care sunt ușor de creat și personalizat pentru echipa dvs.

Există modalități mai inventive de a automatiza sarcinile repetitive și de a clarifica obiectivele și procesele pentru echipa ta în Asana. Pentru mai multe idei, citiți ghidul nostru detaliat despre utilizarea Asana pentru a lucra mai mult.

6 moduri creative de a profita la maximum de Asana

Asana este unul dintre cele mai populare instrumente pentru managementul proiectelor. Dar s-ar putea să vă întrebați cum îl puteți folosi în viața de zi cu zi? Afla cum!

Citiți în continuare

Despre autor