Ce este un Wiki intern și cum poți configura unul?

Este greu să-ți păstrezi cunoștințele despre companie sincronizate între toți angajații atunci când nu ai o modalitate bună de stocare și partajare a informațiilor. Acest lucru duce la o scădere a productivității, deoarece angajații petrec mai mult timp căutând răspunsuri în loc să lucreze.

Un wiki intern vă poate ajuta să rezolvați această problemă. În acest articol, vă vom ghida prin procesul de configurare a wiki-ului, dar mai întâi:

Ce este un Wiki intern și care sunt beneficiile acestuia?

Un wiki intern este un depozit de cunoștințe care dă putere angajaților să creeze, să editeze și să partajeze conținut relevant al companiei și cele mai bune practici. Este ca o bază de date centralizată care permite fiecărui angajat să comunice informații pentru a îmbunătăți cunoștințele colective ale echipei și pentru a elimina întrebările redundante.

Este un activ valoros care poate acționa ca enciclopedia companiei dvs. pentru a păstra cunoștințele instituționale pe măsură ce echipa dvs. crește.

Deși un wiki intern este similar cu o bază de cunoștințe prin faptul că promovează schimbul de informații, principala diferență este că este un instrument mai colaborativ care permite tuturor să împărtășesc expertiza lor (în primul rând pentru uz intern). Pe de altă parte, o echipă dedicată gestionează de obicei o bază de cunoștințe și include informații atât pentru uz intern, cât și extern (produse și servicii).

Iată câteva motive pentru care ar trebui să creați un wiki intern:

• Oferirea accesului rapid la informații în organizația dvs. va îmbunătăți colaborarea între diferite departamente sau într-un loc de muncă la distanță/hibrid.
• A avea un loc care conține toate informațiile relevante va crește viteza de învățare și productivitatea angajaților.
• Un wiki intern vă poate îmbunătăți procesul de integrare. Conține toate informațiile relevante de care noii angajați au nevoie pentru a se adapta la noul lor mediu și a pune mingea în mișcare.
• Wiki-urile interne oferă, de asemenea, un nivel suplimentar de securitate și fiabilitate. Puteți seta ca acestea să fie accesibile numai membrilor organizației dvs. și elimină riscul de pierdere a datelor pe hard disk-urile locale.
• Instrumentele wiki interne sunt ușor de utilizat și permit oricui să creeze și să editeze conținut în mod clar și organizat folosind marcatori, hyperlinkuri, culori diferite și alte caracteristici valoroase.
• A avea un wiki intern vă poate ajuta să construiți un loc de muncă mai incluziv, deoarece îi încurajează pe toată lumea să creeze sistemul nervos central al companiei dvs.
• Un wiki intern permite echipelor dvs comunica asincron, reducând stresul de a găsi ore suprapuse și riscurile de schimbare a contextului.
• Vă permite să preveniți pierderea cunoștințelor atunci când angajații pleacă.

Ce tip de conținut puteți stoca în Wiki-ul dvs. intern?

Deși un wiki intern poate găzdui toate informațiile despre organizația dvs., cel mai bine este să vă concentrați pe conținutul cel mai relevant de care echipele dvs. au nevoie în operațiunile lor zilnice, inclusiv:

• Noutăți și actualizări ale companiei
• Tutoriale pentru software intern
• Documente de instruire și onboarding
• Note tehnice
• Fluxuri de lucru comune
• Note de întâlnire
• Politicile companiei etc.

Alegerea software-ului Wiki intern

Deși fiecare companie are nevoi și cerințe distincte, există câteva caracteristici de bază de care trebuie să țineți cont atunci când alegeți un instrument wiki intern. Iată câteva caracteristici vitale de luat în considerare:

• Alegeți un software wiki care integrează populare instrumente de comunicare internă precum Slack, Microsoft Teams, Asana, e-mailuri etc., pentru a evita comutarea continuă între ele pentru a accesa informații vitale.
• Unul dintre obiectivele principale ale wiki-ului intern al companiei dvs. este de a reduce timpul petrecut de echipele dvs. căutând informații. Având în vedere că wiki-ul companiei dvs. poate conține o mulțime de informații, este vital să alegeți un instrument cu funcții de căutare eficiente pentru a naviga rapid prin fișiere.
• Software-ul wiki intern ar trebui să ofere acces și gestionarea drepturilor pentru a proteja conținutul de persoane din afară.
• Instrumentul dvs. wiki ar trebui să permită mai multor utilizatori să acceseze și să contribuie în timp real.
• Alegeți un instrument care vă permite să creați spații de lucru separate pentru diferite departamente. Asta pentru că echipele tale vor fi mai productive atunci când vor putea accesa direct conținut relevant pentru funcțiile lor.
• Software-ul wiki pe care îl alegeți ar trebui să vă permită să urmăriți modificările și actualizările. Dvs. sau echipa responsabilă cu întreținerea wiki-ului ar trebui să știți cine face modificări și când sunt făcute modificările.

Deci, câteva instrumente oferă caracteristicile de mai sus, în timp ce sunt ușor de utilizat, dintre care unul este Tettra.

Cele mai bune practici pentru construirea wiki-ului dvs. intern Tettra

Este esențial să aveți un plan pas cu pas pentru a vă construi wiki-ul intern înainte de a vă integra echipele. Iată câțiva pași pe care îi puteți urma:

1. Structurați-vă informațiile

După ce ați ales software-ul dvs. wiki, vă puteți împărți conținutul în categorii majore pentru o mai bună organizare. De exemplu:

• A Companie secțiune în care veți adăuga informații la nivel de companie, cum ar fi actualizări și știri ale companiei.
• Creaza un HR secțiune pentru politicile companiei, recompensele și beneficiile angajaților, politicile de vacanță.
• De asemenea, puteți configura un Departamente categorie în care departamente distincte din organizația dvs. pot accesa rapid informații relevante.
• O altă categorie la îndemână poate fi Instruire, pentru tutoriale și alte materiale de instruire.

Puteți crea mai multe categorii în funcție de nevoile companiei dumneavoastră. Scopul aici este să vă organizați mai bine conținutul, astfel încât toată lumea să știe unde poate găsi informații specifice.

2. Importați sau creați conținut

După ce ați creat o structură clară și organizată pentru wiki-ul companiei dvs., acum puteți importa conținut existent, dacă aveți, sau puteți crea conținut nou în categoriile dvs. wiki.

Un loc minunat pentru a începe ar fi crearea unui Noțiuni de bază categorie pentru a include dvs Ghid Wiki intern. Puteți folosi acest ghid pentru a explica modul în care acest proiect va fi util în organizația dvs. și cele mai bune practici despre cum să îl utilizați.

3. Configurați integrări

Configurați integrările pentru a vă asigura că puteți utiliza instrumentele interne existente pentru a adăuga/actualiza conținut în wiki-ul dvs. intern. În acest fel, veți contribui cu ușurință cu conținut care altfel ar dura prea mult sau doar veți crea o experiență generală mai bună pentru utilizatori.

Aceasta include conectarea aplicației dvs. de chat, astfel încât utilizatorii să poată face brainstorming idei, să le posteze în Tettra pentru ca alții să le vadă și chiar să deschidă un element de sarcină chiar acolo, dacă este necesar. Acest lucru va ajuta la creșterea adoptării wiki-ului intern, făcându-l o parte integrantă a fluxurilor de lucru zilnice ale fiecăruia.

4. Configurați drepturile de acces și permisiunile

Configurarea drepturilor de acces și a permisiunilor vă permite să determinați cine are acces la ce conținut. Acest lucru este important deoarece ați putea adăuga conținut care este relevant doar pentru o anumită echipă din organizația dvs. Sau poate doriți să restricționați accesul la anumite documente. Puteți face asta în Tettra sub Setările echipei.

5. Lansați Wiki

Acum, este timpul să aprinzi luminile și să-i faci pe toți să folosească wiki-ul tău intern. Pentru a face acest lucru, puteți trimite e-mailuri membrilor echipei direct prin setările din Tettra. După ce ați făcut acest lucru, asigurați-vă că îi încurajați să citească ghidul wiki pe care l-ați adăugat în categoria Noțiuni introductive.

Îmbunătățiți colaborarea echipei dvs. prin configurarea Wiki pentru companie

Configurarea unui wiki intern este o modalitate excelentă de a stoca și a partaja informații. Multe companii nu au acest lucru, dar poate fi de ajutor în multe feluri.

Permite o mai bună colaborare între echipe și departamente și mai multe oportunități pentru angajați de a învăța unii de la alții. Utilizați aceste sfaturi ca bază pentru a crea wiki-ul companiei dvs.

Cum să utilizați Instrumentul Wiki în Microsoft Teams

Microsoft Teams are un instrument intern Wiki care vă permite să gestionați și să colectați informații fără probleme. Iată cum să-l folosești!

Citiți în continuare

Despre autor