3 Sfaturi de scriere accesibile pentru birou

La birou, oamenii trebuie să poată înțelege ceea ce li se comunică, astfel încât munca să se desfășoare corect. În cea mai mare parte, acest lucru se face bine, cu toate acestea, odată cu creșterea diversității la locurile de muncă, nu există timp ca prezent pentru a crește nivelul.

Dacă doriți să știți cum să îmbunătățiți accesibilitatea e-mailurilor, a documentației și a altor medii de birou scrise, aici ne uităm la câteva sfaturi despre cum să faceți acest lucru.

Motive pentru a avea materiale accesibile

Dacă citiți acest lucru, motivul pentru care vă îmbunătățiți accesibilitatea în materialele scrise ar putea fi acela de a deveni mai incluziv și este unul dintre motivele principale pentru care majoritatea companiilor îl adoptă. Un spațiu de lucru incluziv atrage recrutări diverse și sprijină personalul care are nevoie de el.

Este bine cunoscut faptul că atunci când mediul este potrivit, oamenii cu nevoi specifice de învățare sunt capabili să gândească creativ și adesea excelează. Începând cu modul în care comunici este fundația pentru aceasta.

Legate de: Cum să vă folosiți stilul de învățare pentru a maximiza productivitatea

Cu toate acestea, accesibilitatea este, de asemenea, o mișcare de afaceri incredibil de inteligentă. Doar pentru că știi ce vrei să spui, nu înseamnă că se traduce așa. Dacă toată lumea înțelege ce trebuie să facă și lucrurile au sens, înseamnă:

• Mai puține greșeli
• Încrederea personalului îmbunătățită
• Ajungi la un public mai larg
• Un loc de muncă mai antrenant
• Economisești timp când explici lucruri

Cel mai important, este incredibil de ușor de făcut și poate îmbunătăți efectiv rezultatul muncii pe parcurs.

1. Utilizarea unui limbaj simplu

Indiferent dacă trimiteți un e-mail unui public numeros, scrieți un buletin informativ sau creați documentație nouă pentru o nouă procedură la locul de muncă, intenția este ca alții să o accepte. În aceste cazuri, este necesară utilizarea unui limbaj simplu.

În primul rând, ar trebui să evitați să utilizați acronime și jargon în text. Este posibil ca unii oameni să nu știe ce înseamnă și pot fi o barieră pentru noii începători. De asemenea, pot face angajații să se simtă excluși și pot elimina impactul general al muncii tale. În schimb, scrieți acronimele în întregime și optați pentru cuvinte pe care toată lumea le poate înțelege.

Când scrieți unui public, un sfat bun este să scrieți pentru cineva care nu are idee care este meseria dvs. O mulțime de comunicări scrise ocolesc detalii importante și ratează pașii necesari. Acest lucru se întâmplă atunci când autorul scrie dintr-un loc de cunoaștere și ei completează mental golurile, mai degrabă decât le scrie.

Legate de: Buletine informative pentru antreprenori aspiranți

Fiind amănunțit și luând în considerare fiecare pas cu atenție, puteți scrie o explicație mai aprofundată și este mai puțin probabil ca angajații să solicite clarificări. De exemplu, a-i spune cuiva ce să facă poate fi destul de deschis, în timp ce, de asemenea, a-i spune ce să nu facă, menține instrucțiunea specifică.

Puteți folosi exemple dacă vă străduiți să simplificați ceva, pentru a oferi lucrării tale o aplicație în lumea reală, de asemenea.

2. Utilizarea fontului accesibil

Există un motiv pentru care majoritatea site-urilor web, aplicațiilor și site-urilor de social media folosesc același tip de font și asta pentru că știu că ajunge la un public mai larg. Aplicațiile dvs. de e-mail și mesagerie digitală au deja un font implicit ușor de citit, care este de obicei Arial sau Calibri, și sunt fonturi accesibile ideale pentru a fi utilizate pentru toată documentația scrisă.

Textul cu minuscule este, de asemenea, mai ușor pentru ochi, așa că evitați să folosiți toate majusculele, cum ar fi atunci când scrieți titluri sau când încercați să subliniați ceva. În schimb, poți îndrăzneţ cuvintele pentru a atrage atenția persoanei asupra acestuia sau pentru a sparge textul.

În plus, dimensiunea fontului poate fi importantă pentru angajații care se luptă să vadă text mai mic. Textul de 12 pixeli sau mai mare este ideal și este adesea standardul pentru materialele publice. Mai mic decât acesta și riscați ca oamenii să nu poată citi corect. Desigur, ei pot folosi Zoom funcţionează pe computerele lor dacă este un fişier digital, dar dacă a fost tipărit, acest lucru poate prezenta probleme.

Legate de: Instrumente pentru sincronizarea Microsoft Outlook cu Google Calendar

În cele din urmă, fontul și fundalul ar trebui să fie alb-negru, iar dacă trebuie să utilizați culoarea, albastrul este cel mai bun, deoarece este cel pe care majoritatea persoanelor cu daltonism îl pot desluși. Nu numai asta, este o culoare simplă, care nu este contrastantă.

3. Despărțirea blocurilor de text

Ați primit vreodată un e-mail sau un document care conține blocuri continue de text? Dacă aveți, veți ști că poate fi dezamăgitor și, de asemenea, poate fi dificil de citit pentru mulți oameni. Din fericire, există câteva modalități rapide și ușoare de a face fragmente detaliate de text mai accesibile.

Punctele marcatoare și listele numerotate sunt instrumente excelente de utilizat pentru a enumera idei, beneficii, pași și alte fragmente de informații. Asigurați-vă că punctele marcatoare sunt concise și specifice și veți putea condensa mai multe paragrafe într-o secțiune ușor de citit. Menține atenția cititorului și economisește timp.

Legate de: Instrumente Team Wiki pe care le puteți folosi pentru a îmbunătăți productivitatea

O altă modalitate de a diviza textul este utilizarea imaginilor. Cu toate acestea, trebuie să fii atent la imaginile pe care le folosești. Orice imagine pe care o utilizați ar trebui să completeze textul; dacă imaginea dvs. conține informații importante care nu sunt incluse în scrisul dvs., ați putea exclude sau deruta persoane. Imaginile ar trebui să folosească, de asemenea, culori simple și să evite culorile contrastante care ar putea fi dificil de văzut pentru alții.

Este posibil să nu fie nevoie să faceți acest lucru dacă este doar un e-mail pe care îl trimiteți, dar în acest caz, ar putea merita luând în considerare dacă acel e-mail ar putea fi împărțit în e-mailuri separate dacă conține o mulțime de idei diferite si subiecte. Păstrarea unui subiect pe e-mail este ideală dacă sunt multe de rezolvat.

A fi accesibil îi ajută pe toată lumea

Fiecare are moduri diferite de lucru, iar unii oameni ar putea avea nevoie de lucruri suplimentare care nu sunt luate în considerare aici. Important este să obțineți feedback și să aflați ce funcționează pentru oameni; cu cât puteți îmbunătăți accesibilitatea comunicării dvs. scrise, cu atât veți vedea mai multe beneficii.

Nu te gândi prea mult la asta; doar începeți și încercați. Cu aceste sfaturi, vei fi pe drumul tău către un loc de muncă accesibil, iar alții vor aprecia abordarea ta de mindfulness.

4 sfaturi pentru a finaliza o predare profesională a unui loc de muncă

Când părăsiți un loc de muncă, cum ar trebui să predați? Iată câțiva pași rapidi și simpli pentru a vă preda volumul de muncă înainte de a vă începe noul job.

Citiți în continuare

Despre autor