10 lucruri pe care nu știai că le poți face cu Microsoft SharePoint

Pentru mulți, SharePoint este o platformă cu funcționalități limitate. Dar nu este cazul. Puteți face multe lucruri pe această platformă, dintre care unele s-ar putea să vă fi fost necunoscute până acum.

În acest articol, vom dezvălui astfel de caracteristici ale SharePoint care vă vor uimi cu siguranță colegii.

1. Procesarea facturilor

Dacă organizația dvs. lucrează cu clienți terți, generarea și procesarea facturilor sunt părțile cruciale ale procesului dvs. de lucru. Majoritatea organizațiilor depind de instrumente externe pentru gestionarea facturilor. In orice caz, SharePoint utilizatorii pot efectua majoritatea pașilor din platforma sa nativă.

Puteți utiliza Microsoft Forms pentru a colecta date despre factură și a le importa în SharePoint. Crearea unei facturi și efectuarea analizei veniturilor acesteia sunt, de asemenea, posibile simultan pe SharePoint.

Legate de: Formulare Google vs. Formulare Microsoft: pe care ar trebui să le utilizați?

Aceste procese necesită implicarea a mai puține persoane. Prin urmare, există mai puține șanse de greșeală în timpul introducerii datelor. De asemenea, includerea pașilor automatizați face facturarea mai rapidă. De asemenea, puteți afla cu ușurință despre progresul procesului.

2. Utilizați în timpul integrării

Recrutarea și integrarea de oameni noi într-o companie este o sarcină greoaie. Totul ar trebui să fie la locul lui pentru a asigura o experiență pozitivă pentru noul membru al echipei.

Prin integrarea Microsoft Forms și Power Automate cu SharePoint, puteți acumula toate informațiile într-un singur loc și puteți crea un flux de lucru pentru toate departamentele. După configurarea integrării și a fluxului de lucru, managerul de resurse umane trebuie doar să monitorizeze fiecare pas.

Utilizarea SharePoint în procesul de onboarding oferă o situație avantajoasă atât pentru noii angajați, cât și pentru directorii de resurse umane. În timp ce proaspătul recrut poate începe imediat cu tot ce este disponibil, recrutorii vor trebui să depună mai puțin efort în integrare.

3. Gestionați stocurile

Gestionarea stocurilor este un proces agitat, deoarece implică o serie de sarcini și subsarcini, cum ar fi programul de achiziții, urmărirea costurilor și întreținerea. De asemenea, dependențele sarcinilor pot face procesul lung și complex.

Dacă utilizați SharePoint, îl puteți integra cu Power Automate, Microsoft Lists și Microsoft Teams pentru a vă administra fără probleme inventarul. Vă va permite să gestionați toate procesele, inclusiv listarea produselor, programarea operațiunilor, vizualizarea datelor de pe o singură platformă.

Pe lângă reducerea timpului necesar pentru gestionarea echipamentelor, aceste integrări elimină considerabil șansa de erori și introducerea datelor duplicate.

4. Partajați documente cu oricine

Dacă lucrați cu un client sau un furnizor, partajarea fișierelor cu persoane din afara echipei dvs. este o parte indispensabilă a procesului dvs. de lucru. Folosind SharePoint, puteți partaja cu ușurință dosare sau documente cu alții. Caracteristicile de autorizare vă asigură că aveți măsurile de securitate necesare.

În funcție de tipul de securitate pe care îl doriți, puteți permite oamenilor să vadă sau să editeze documentul. De asemenea, puteți controla cine poate accesa fișierul cu permisiunea potrivită.

SharePoint vă permite să creați șabloane de fișiere și foldere cu permisiuni diferite. Vă scutește de configurarea manuală a permisiunilor pentru fiecare fișier sau folder nou pe care îl creați.

5. Creați site Wiki

Cu volumul de informații din ce în ce mai mare, organizațiile trebuie să aibă site-ul lor Wiki. Astfel de site-uri pot stoca și gestiona tot felul de informații, cum ar fi articole de cunoștințe, informații generale despre servicii, informații despre articole și discuții de afaceri.

Este posibil să nu știți că în SharePoint, puteți obține un element numit Wiki Site. Poate face față tuturor cerințelor unei organizații cu privire la Wiki pe care o Wikipedia generică nu le poate gestiona.

Utilizarea site-ului SharePoint Wiki este, de asemenea, ușoară. Adăugați conținutul și distribuiți-l după obținerea aprobării din partea administrației. De asemenea, puteți utiliza Lista SharePoint pentru a sorta și converti datele într-un fișier Excel și pentru a le utiliza în alte formate în Wiki.

6. Integrați cu Microsoft Teams

În timp ce Microsoft Teams este instrumentul suprem pentru colaborare, integrarea acestuia cu SharePoint va duce eficiența echipei la următorul nivel. Această integrare va fi deosebit de utilă pentru organizațiile în care angajații trebuie să se ocupe de mai multe proiecte simultan.

SharePoint și Teams împreună vor oferi funcționalități robuste prin centralizarea informațiilor. Va avea loc și colaborarea și comunicarea între colegi, cu respectarea conformităților.

Legate de: Cele mai bune modalități de a vă gestiona echipa în Microsoft Teams

7. Utilizați ca editor de conținut avansat

Deoarece SharePoint este o platformă de gestionare a documentelor, vine cu funcții avansate de editare a conținutului. Dar, știți că nu este nevoie să utilizați instrumente de proiectare web precum SharePoint Designer sau DreamWeaver pentru a edita un document?

Cu ajutorul unei părți web editor de conținut, puteți face modificările necesare unei pagini. Unele dintre caracteristicile evidențiate sunt adăugarea de text formatat, imagini, tabele și hyperlinkuri la o pagină. În plus, puteți face toate acestea fără să deschideți documentul în editorul avansat.

8. Sincronizați programul membrilor echipei

Mulți utilizatori SharePoint nu știu că platforma oferă un calendar partajat. Toți membrii echipei SharePoint pot adăuga, edita și vizualiza programele și evenimentele viitoare. De fapt, puteți defini, de asemenea, diferite grupuri în cadrul acestui calendar și, ulterior, puteți adăuga evenimente în consecință.

Pe lângă caracteristicile obișnuite ale calendarului, acest calendar acceptă alocarea de culori separate pentru fiecare tip de eveniment, cum ar fi întâlniri, seminarii web, sărbători. Astfel, puteți găsi cu ușurință un eveniment într-un calendar.

9. Automatizați sarcini

Automatizarea muncii îi ajută pe oameni să se concentreze pe sarcini cruciale. Pe măsură ce acest proces automatizează sarcinile obișnuite, banale, productivitatea unei echipe crește mult. Folosind fluxurile de lucru SharePoint, vă puteți automatiza procesele de lucru într-o mare măsură.

În SharePoint, aveți cinci fluxuri de lucru preprogramate: colectare de feedback, aprobare, aprobare de publicare, colectare de semnături și fluxuri de lucru în trei stări. Fiecare dintre fluxurile de lucru reduce timpul și forța de muncă de care aveți nevoie pentru a investi într-un proiect.

În plus, platforma vă oferă, de asemenea, opțiunea de a dezvolta fluxuri de lucru personalizate în funcție de cerințele dvs. de afaceri.

10. Păstrați versiunea mai veche a unui document

Versiunea este o parte vitală a managementului documentelor, mai ales dacă documentul face parte dintr-un proiect de colaborare care implică mai mulți editori. De obicei, editorii autorizați pot face modificări unui document oricând doresc.

SharePoint afișează cea mai recentă versiune a unui document cu toate editările recente pentru oricine îl poate accesa. Cu toate acestea, asta nu este tot. De asemenea, salvează toate versiunile de la crearea acelui fișier în fișierul Versiunea istorică. Oricine poate accesa istoricul versiunilor pentru a vedea cine a făcut ce modificări documentului.

Surprindeți pe toată lumea cu funcții SharePoint necunoscute

SharePoint nu este doar pentru gestionarea documentelor online. Îl puteți folosi în diverse alte scopuri. Aici, ați ajuns să știți despre câteva funcționalități neobișnuite ale acestei platforme.

Deși multe dintre acestea vă pot surprinde, toate aceste caracteristici SharePoint vă vor permite să efectuați sarcini fără a schimba instrumentul.

Ce este Microsoft SharePoint? 4 caracteristici și beneficii ale utilizării acestuia

Microsoft SharePoint este un instrument de colaborare și de gestionare a fișierelor care vă ajută la productivitatea profesională și personală. Iată ce trebuie să știți!

Citiți în continuare

Despre autor