Eliminați lista de sarcini: cum să trăiți în calendarul dvs. pentru gestionarea sarcinilor

Toată lumea a auzit de o listă de lucruri de făcut și cei mai mulți oameni o folosesc pentru a ține evidența lucrărilor restante pe care trebuie să le finalizeze. Cu toate acestea, ca în orice, listele de sarcini pot scăpa rapid de sub control și pot ajunge să contracareze productivitatea.

Să trăiești în calendarul tău înseamnă să-ți anulezi lista și să-ți programezi sarcinile în așteptare în calendar. Dacă sarcinile de făcut vă cauzează mai multe probleme decât ați dori, aceasta ar putea fi soluția dvs.

Lista de sarcini vs. Trăiește în calendarul tău

Nu este nimic în neregulă cu listele de activități în sine, dar necesită multă disciplină pentru a fi eficiente. Activitățile sunt incredibil de deschise, iar sarcina dvs. este să le faceți să funcționeze corect. Acestea sunt doar câteva dintre lucrurile care le pot afecta utilitatea:

• Dacă sunt prea lungi, pot deveni copleșitoare.
• Ele nu oferă context pentru prioritizare.
• Ele pot consta din multe sarcini inutile.
• Este mai probabil să faci sarcini mai mici, mai plăcute și să îi neglijezi pe alții.
instagram viewer
• Aveți nevoie de aplicații suplimentare pentru a vă face lista de lucruri de făcut mobilă.

Pe de altă parte, viața în calendarul tău abordează majoritatea acestor probleme datorită modului în care funcționează. Când aveți o lucrare pe care trebuie să o finalizați, vă uitați la calendarul dvs. și programați acea lucrare ca o întâlnire printre celelalte responsabilități ale dvs. Acest lucru vă face automat să prioritizați sarcina în contextul celorlalte locuri de muncă.

Legate de: Modalități de a face din Google Calendar Calendarul dvs. de birou Windows

În plus, este mai probabil să faci sarcinile mai dificile și mai complexe, deoarece acestea sunt deja programate, ceea ce previne amânarea. Toate acestea sunt posibile fără liste lungi și dezamăgitoare, deoarece calendarul dvs. este un centru de lucru de informații care le reunește pe toate.

Majoritatea locurilor de muncă folosesc deja o aplicație de calendar digital, cum ar fi Outlook sau Google Calendar. Aceasta înseamnă că îl puteți lua cu dvs. din mers, folosind link-ul web sau aplicația de pe orice dispozitiv digital de care aveți nevoie.

Există doar câteva reguli simple pentru a trăi în calendarul dvs. care vă vor optimiza gestionarea acestuia și sunt mult mai puțin complicate decât regulile listei de activități.

Blocarea timpului este prietenul tău

Acesta este ceva de care pur și simplu nu puteți scăpa, indiferent de mediul pe care îl utilizați pentru urmărirea sarcinilor. Blocarea timpului înseamnă să vă acordați un timp liber la începutul săptămânii sau al zilei pentru a scrie toate lucrările pe care trebuie să le faceți.

Este o inițiativă care economisește timp, care vă crește semnificativ volumul de muncă. Făcând acest lucru, știți deja ce trebuie să abordați din timp și vă puteți petrece restul săptămânii de lucru abordându-vă responsabilitățile.

Legate de: Sfaturi pentru blocarea timpului pentru a vă îmbunătăți concentrarea

Înainte de a vă ocupa de lucru, luați 15-20 de minute pentru a vă completa calendarul. Având în vedere termenele limită, găsește timpul dintre întâlnirile tale, proiectele și munca clientului pentru a crea o întâlnire pentru comisia ta.

Dacă una dintre activitățile dvs. de făcut implică stabilirea unei întâlniri cu un coleg, creați întâlnirea în calendarul dvs. și invitați-i. Asigurați-vă că includeți un link de întâlnire din aplicația de conferințe digitale pe care o utilizați, dacă doriți să vă întâlniți virtual.

Utilizați teme pentru a vă gestiona sarcinile

Codificarea cu culori a întâlnirilor din calendar în categorii ajută foarte mult la diferențierea între sarcini, întâlniri, lucru pe proiect și alte sarcini. Dintr-o privire rapidă, veți putea spune ce este săptămâna dvs. și veți putea planifica în consecință.

Pentru a face acest lucru în Outlook, faceți clic pe orice întâlnire, iar pe panglică, faceți clic Clasificare > Toate categoriile. Selectați Nou, introduceți numele temei, alegeți o culoare, apoi faceți clic Bine.

Repetați pentru câte teme doriți. Apoi, puteți atribui o categorie fiecărei întâlniri pe care o creați. În Google Calendar, faceți clic dreapta pe orice întâlnire și selectați din oricare dintre culorile care apar.

Legate de: Instrumente pentru sincronizarea Microsoft Outlook cu Google Calendar

Asigurați-vă că numiți categoriile în funcție de tipul de lucru în care este vorba și alegeți culori la care răspundeți bine. Câteva exemple de categorii ar putea fi:

• Lucrul la proiect
• Administrator și sarcini
• Clienții
• Întâlniri
• Instruire

Partajați-vă calendarul colegilor

În timp ce puteți folosi o aplicație pentru lista de activități precum Todolist pentru a vă împărtăși progresul cu alți membri ai personalului, dacă aceștia nu folosesc același software, nu îl vor putea vedea cu ușurință. Aici locuiește în calendarul implicit al biroului tău are un avantaj suplimentar.

Prin partajarea calendarului dvs., colegii dvs. vor putea vedea progresul dvs. doar vizându-l. Acest lucru împiedică căsuța dvs. de e-mail să fie înfundată cu e-mailuri care vă întreabă despre progresul dvs. și nici nu va trebui să le etichetați în ea. Cu toate acestea, asigurați-vă că îi faceți conștienți că așa lucrați.

Legate de: Outlook vs. Gmail: care serviciu de e-mail este mai bun?

Pentru a vă partaja calendarul Outlook:

1. Pe panglică, faceți clic Partajați calendarul și selectați-l pe cel pe care doriți să îl publicați.
2. Clic Adăuga pentru a introduce adresele de e-mail ale echipei tale și apoi BINE.
3. Sub Permisiuni, selectați fie Poate vizualiza titluri și locații sau Pot vizualiza toate detaliile.
4. Clic aplica și BINE.

Pentru a afla cum să creați un calendar partajat pe Google, puteți viziona acest videoclip oficial din Google Workspace:

Fii realist cu privire la programarea ta

Deși trăirea în calendarul tău ocolește multe dintre problemele de prioritizare a listelor de activități și de gestionare a timpului, totuși trebuie să fii realist și inteligent în ceea ce privește modul în care îți programezi sarcinile. Din fericire, există câteva sfaturi încercate și testate pentru a gestiona acest lucru în mod eficient:

• Dacă nu aveți timp să finalizați o sarcină mare, programați-o ca mai multe sarcini mai mici.
• Acordă-ți mai mult timp decât crezi că vei avea nevoie.
• Evitați să faceți sarcini chiar înainte de o întâlnire; acordați-vă un interval de 30 de minute între ele.
• Dacă o sarcină este urgentă, decideți dacă doriți să rearanjați alte lucruri în calendarul dvs.

Probabil că îți vei termina treburile și vei avea timp liber, ceea ce înseamnă că vei ajunge din urmă cu e-mailurile și cu alte fragmente care apar pe parcursul zilei.

Legate de: Îmbunătățiți gestionarea timpului cu funcția de livrare întârziată a Outlook

Traiți în calendarul dvs. pentru a îmbunătăți productivitatea

Calendarul dvs. este un instrument convenabil care are deja toate resursele de care aveți nevoie pentru a vă urmări munca. Viața în calendar oferă o abordare integrată a gestionării volumului de muncă și păstrează totul într-un singur loc.

Folosind regulile menționate mai sus, veți fi pe cale să economisiți timp, să vă îmbunătățiți productivitatea și veți fi mai eficient în timp ce o faceți. Încearcă-l și s-ar putea să te întrebi de ce ai folosit vreodată o listă de lucruri de făcut în primul rând.

Cum să faci Outlook mai puțin distragător cu aceste sfaturi rapide

Dacă ați crezut vreodată că Outlook vă distrage atenția, iată câteva ajustări simple pe care le puteți găsi utile.

Citiți în continuare

Despre autor