Cele mai bune 6 șabloane gratuite de prioritizare pentru proiectele dvs

Uneori simți că înoți într-o mare de proiecte și nu știi cum să-ți prioritizezi munca? Puteți face toate proiectele vizibile și obiectivele pe termen lung clare prin prioritizarea proiectelor șabloane, obținând în același timp acces rapid la descrierile sarcinilor, reperele proiectului și succesul critic factori.

Începeți fiecare proiect cu piciorul potrivit folosind aceste șabloane unice pentru întâlnirile de lansare a proiectului, precum și atribuirea priorităților obiectivelor în ordinea importanței și multe altele.

1. Prioritizarea ideilor: Matricea acțiunii-prioritate de Someka

Matricea Acțiune-Prioritate, cunoscută alternativ sub numele de Matricea Impact-Efort, este un instrument simplu care ajută la alinierea echipelor în jurul celor mai importante idei. Excelent pentru start-up-uri, întreprinderi mici și organizații nonprofit, șablonul clasifică cu ușurință ideile pe baza unor considerente importante precum personalul, resursele, impulsul, costurile și efortul general și impact.

Șablonul este organizat într-o matrice de efort și impact/importanță, care clasifică fiecare idee în funcție de succesul acesteia unul dintre cele patru scenarii (Efort mare-Impac ridicat, Efort scăzut-Impac mare, Efort mare-Impac scăzut sau Efort scăzut-Impactul scăzut Impact). Acest cadru vă va ajuta să luați decizii mai informate despre unde să vă puneți timpul și resursele.

Descarca:Someka (Gratuit, disponibil ca fișier Excel)

2. Prioritizarea obiectivelor: Foaie de lucru SMART Goals de la Vertex42

Setare INTELIGENT obiectivele nu numai că vă ajută să vă formați planurile pe termen lung, ci vă permite să vă depuneți cel mai bun lucru în proiectele dvs. cele mai ambițioase. Oferă o modalitate rentabilă de a vă ajuta să îndepliniți obiectivele și scopurile organizației dvs.

A INTELIGENT obiectivul ar trebui să cuprindă toate următoarele:

Specific: Obiectivele ar trebui să fie bine definite și declarate clar.

Măsurabil: Ar trebui să existe o modalitate definitivă de a măsura dacă ați îndeplinit obiectivele, în termeni de metrici de succes cuantificabile.

Realizabil: Trebuie să vă asigurați că obiectivul nu este imposibil de îndeplinit.

Relevant: Obiectivele ar trebui să fie realiste și relevante pentru obiectivele proiectului dumneavoastră.

Limitat în timp: Obiectivele ar trebui să fie limitate în timp și să includă date țintă pentru configurare și finalizare.

Utilizați acest șablon pentru a crea un plan pentru a atinge obiectivele proiectului. Aceasta este o modalitate excelentă de a înregistra atât obiectivele pe termen scurt, cât și pe termen lung, termenele limită, măsurile de succes, referințele sau resursele utilizate, precum și punctele forte și abilitățile utilizate pentru îndeplinirea obiectivelor proiectului.

Descarca: Vârful42 (Gratuit, disponibil ca fișier Excel)

3. Prioritizarea fluxului de lucru: șablon matrice Eisenhower de Someka

Conceptualizat de fostul președinte american Dwight D. Eisenhower, Eisenhower Matrix este o modalitate excelentă de a organizați și prioritizați proiectele dvs. Matricea Eisenhower, cunoscută și sub numele de Matricea Urgent/Important, este un instrument care organizează sarcinile în patru categorii în funcție de urgență și importanță. Cele patru categorii de sarcini sunt:

• Sarcini urgente și importante sunt elementele care sunt atât urgente, cât și importante și ar trebui abordate imediat, cum ar fi prioritățile, urgențele și termenele limită.
• Nu urgente, ci sarcini importante sunt articole importante, dar care nu sunt prioritare, cum ar fi scrierea unui jurnal, activități de cumpărături etc.
• Sarcini urgente, dar nu importante sunt activități care nu sunt neapărat importante, dar sunt urgente precum apeluri telefonice, mesaje text, e-mailuri etc., la care vei răspunde când vei avea ocazia.
• Nu sunt sarcini urgente, nu sunt importante includeți sarcini care nu sunt urgente sau importante, deoarece nu vă vor ajuta să vă atingeți obiectivele.

Acesta oferă cadrul pentru planificarea succesiunii activităților, asigurând astfel că lucrați la lucrurile potrivite la momentul potrivit. Puteți analiza sarcinile prioritare, puteți evita sarcinile inutile, puteți reduce distragerile și, de asemenea, vă puteți pregăti pentru situații neprevăzute.

Descarca: Someka (Gratuit, disponibil ca fișier Excel)

4. Prioritizarea incidentelor: Matricea priorității incidentelor de către Smartsheet

Un incident este un eveniment perturbator care afectează negativ realizarea obiectivelor unui proiect. Incidentele se pot întâmpla în orice moment, de la o întrerupere prelungită de curent cauzată de un dezastru natural până la defecțiunea echipamentelor sau a software-ului.

Utilizarea unei matrice de prioritate a incidentelor este o abordare structurată pentru gestionarea incidentelor în timp ce se gestionează numeroasele componente ale incidentului. Acesta este de obicei un instrument de neprețuit pentru gestionarea solicitărilor de servicii IT.

Fiecare organizație are priorități diferite pentru risc și recuperare în caz de dezastru. Utilizați șablonul pentru a atribui culori prioritare fiecărei solicitări de serviciu, în funcție de faptul dacă este vorba despre un incident esențial, critic, moderat sau minor și apoi urmăriți progresul prin intermediul organizației dvs fluxul de lucru.

Cu un sistem ușor de utilizat pentru etichetarea incidentelor și câmpuri structurate pentru stocarea informațiilor relevante — vă puteți concentra pe rezoluții mai rapide, asigurându-vă în același timp că clienții dvs. sunt mulțumiți.

Descarca: Smartsheet (Gratuit, disponibil ca șablon Excel)

5. Prioritizarea produsului: șablon RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) de la Intercom

The OREZ modelul vă ajută pe dumneavoastră și echipa dumneavoastră să evaluați prioritatea unei inițiative. Această metodologie este excelentă pentru a oferi claritate în ceea ce privește direcția caracteristicilor produsului, permițând echipelor să ia decizii mai bune mai devreme în proces.

În cadrul, A ajunge este definit de procentul de clienți potențiali care ar putea folosi produsul dvs., de obicei măsurat în termeni de „tranzacții pe lună” sau alte valori similare. Următorul pas ar fi evaluarea impact de seturi de caracteristici, acționate de utilizatorii dvs. Pe baza informațiilor pe care le adunați, veți putea acorda prioritate una față de alta. Vă conduce să investiți în caracteristici ale produsului care măresc ratele de conversie sau îmbunătățesc experiența clienților.

The Încredere Estimatorul vă permite să definiți un sistem de punctare a încrederii pentru a evalua estimările echipei și a determina un fel de clasare de consens. Acest instrument spune echipei ce este probabil și rezonabil, mai degrabă decât să acorde mai multă importanță opiniilor sau ideilor irelevante sau prost definite.

Cand vine vorba de Efort, proiectul dvs. va dura probabil luni pentru a finaliza, așa că este esențial să faceți estimări de timp și de lucru pentru fiecare fază a proiectului, inclusiv proiectare, dezvoltare și testare. Vă ajută să vă concentrați energia pentru a evita pierderea timpului cu activități cu valoare redusă care duc la rezultate care nu sunt optime sau pur și simplu „suficient de bune”.

Descarca:Interfon (Gratuit, disponibil ca fișier Excel)

6. Prioritizarea zilnică a sarcinilor: șablon de listă de sarcini de la Smartsheet

Când lucrați la mai multe proiecte, poate fi dificil să vă mențineți sarcinile organizate zilnic. Enumerând sarcinile importante care vă țin pe drumul cel bun, puteți finaliza proiectele în mod eficient, în timp ce organizați toate mandatele pe care vi le prezintă superiorii, clienții, colegii și alte părți interesate.

Legate de: Cum să-ți optimizezi lista de sarcini pentru a fi mai eficient

Acest șablon de listă de activități vă ajută să creați o listă prioritară a sarcinilor implicate în proiectul dvs. și să țineți evidența termenelor limită, a reperelor și a rezultatelor pe măsură ce mergeți. Puteți oricând să vă întoarceți și să adăugați mai multe pe măsură ce proiectul se desfășoară sau să eliminați sau să modificați sarcini dacă acestea trebuie modificate. De asemenea, puteți crea sub-sarcini mai târziu, astfel încât să fiți bine pregătit dacă unele dintre sarcinile dvs. sunt prea complexe.

Descarca:Smartsheet (Gratuit, disponibil ca fișier Excel)

Îmbunătățiți prioritizarea și managementul proiectelor

Șabloanele de prioritizare a proiectelor oferă un mijloc clar și sistematic de identificare și selectare a proiectelor pentru o mai mare eficiență și eficacitate. Ei vor accelera procesul de cercetare și dezvoltare a fiecărui proiect, oferind un cadru schelet de utilizat cu efect imediat.

În plus, puteți evita riscul de părtinire, puteți încuraja colaborarea și puteți asigura selectarea proiectelor cu cea mai mare prioritate pentru resurse limitate. Păstrarea acestor șabloane în concordanță cu toate proiectele este garantată pentru a îmbunătăți productivitatea, ratele de succes ale proiectelor și calitatea generală a muncii.

5 sfaturi pentru a face proiectele de grup ușor

Proiectele de grup pot fi dificile, mai ales atunci când unul dintre membri nu își face partea. Iată câteva modalități de a face proiectele de grup mai puțin dureroase.

Citiți în continuare

Despre autor