Cum să creezi un termen limită care să funcționeze cu adevărat pentru tine

Termenele ar trebui să fie mai motivaționale și mai puțin stresante, nu invers. Cu excepția cazului în care un termen limită poate aduce ce este mai bun din tine în timpul stipulat, nu este de niciun folos. Prin urmare, trebuie să fiți atenți atunci când stabiliți un termen limită pentru un proiect, în primul rând.

Continuați să citiți acest articol pentru a afla cum puteți crea un termen limită la care să vă respectați.

1. Luați în considerare obiectivele și liniile directoare ale proiectului

Dacă vrei să creezi un termen limită pentru un proiect la care tu sau echipa ta lucrezi, trebuie să fii clar cu privire la obiectivele proiectului. Pe lângă obiectivele generale, ar trebui să existe și câteva orientări specifice.

Luați în considerare toate acestea pentru a înțelege timpul estimat de finalizare, respectând regulile și reglementările. De asemenea, asigurați-vă că toată lumea este conștientă de liniile directoare și obiectivele unui obiect de colaborare înainte de a începe un proiect.

2. Împărțiți sarcina în unități sau subsarcini mai mici

Pentru a crea un termen limită pentru un proiect, trebuie să îl împărțiți în mai multe bucăți mai mici. Aceste porțiuni mai mici sunt cunoscute și ca sarcini și subsarcini. Mai târziu, creați termene limită separate pentru fiecare unitate de activitate cea mai mică.

De asemenea, luați în considerare dependențele sarcinilor înainte de a stabili termenul limită final pentru întreg proiectul. Puneți mai devreme termenul limită pentru sarcinile independente și sarcinile dependente mai târziu.

Explicați dependențele colegilor. Astfel, ei vor înțelege motivul din spatele diferitelor termene limită pentru sarcini individuale.

3. Luați suficient timp pentru a crea un termen limită

Stabilirea unui termen limită pentru proiect nu este mai puțin importantă decât celelalte sarcini implicate în acesta. Prin urmare, nu vă grăbiți niciodată să faceți un termen limită. S-ar putea să te oblige, fără să știi, să creezi una nerealistă pe care trebuie să-l ratezi.

Acordați-vă întotdeauna suficient timp când finalizați o dată scadentă. Asigurați-vă că nu pierdeți niciun punct crucial de luat în considerare atunci când vă grăbiți.

4. Luați în considerare posibilele motive pentru întârzierea proiectului

Întârzierile proiectelor au devenit destul de obișnuite în aceste zile. Aproape toate echipele au o înregistrare a proiectelor depuse după data scadentă. Dacă același lucru s-a întâmplat și cu echipa ta, află motivul întârzierii unui proiect.

Dacă ultima dată un termen limită nerealist a cauzat întârzierea proiectului, aveți un termen limită mai liberal pentru următorul dvs. proiect. În cazul oricăror alte motive, stabiliți un termen limită când aveți suficient timp pentru a remedia acea problemă dacă se întâmplă din nou.

Dacă nu aveți experiență directă a întârzierii proiectului, luați în considerare cauzele posibile comune și stabiliți un termen limită pentru a le evita pe toate.

5. Atenție la priorități conflictuale

În această lume competitivă, majoritatea oamenilor lucrează la mai multe proiecte în același timp. Aceste priorități conflictuale pot face ca termenele dvs. să fie irealizabile. Pentru a evita acest lucru, verificați lățimea de bandă de lucru a fiecărui membru al echipei până la data limită a proiectului dumneavoastră.

După ce ai luat în considerare prioritățile fiecărui membru al proiectului, poți veni cu un termen limită viabil. Poate fi necesar să eliminați unii membri dintr-un proiect și să recrutați oameni noi pentru a finaliza proiectul în timpul estimat oferit de client.

Legate de: Cele mai bune tehnici pentru freelanceri pentru a prioritiza sarcinile gratuit

6. Obțineți opinie de la părțile interesate

Un proiect de succes necesită un efort de colaborare din partea tuturor celor implicați, inclusiv a furnizorilor terți. Nu este plăcut să afli în mijlocul proiectului că una dintre resursele tale vitale este indisponibilă din cauza vacanței.

De aceea, trebuie să obțineți opinii de la fiecare parte interesată a proiectului despre termenul limită. Stabiliți o dată de scadență provizorie și întrebați dacă termenul limită este rezonabil în comparație cu volumul de muncă și prioritățile lor. Este posibil să aveți mai multe întâlniri cu clientul dvs. înainte de a finaliza un termen limită.

7. Cunoaște-ți nivelul ideal de stres

Trebuie să fiți de acord că o cantitate ideală de stres funcționează întotdeauna ca motivație. Prin urmare, atunci când spunem că termenele limită nu ar trebui să fie stresante, nu înseamnă eliminarea totală a urgenței. Fiecare termen limită pe care îl creați ar trebui să includă un nivel moderat de stres. Vă va trezi sau vă va inspira mental să finalizați lucrarea.

Nivelul ideal de stres variază în funcție de persoană și de dificultatea sarcinii. Așadar, stabilește un termen limită ținând cont de nivelul de stres potrivit, care nu numai că îți permite să finalizezi sarcina în timp util, ci și să scoată tot ce este mai bun din tine.

Legate de: Abilități de autogestionare de dobândit pentru productivitatea personală și a vieții profesionale

8. Alocați timp suplimentar pentru modificarea domeniului de aplicare

Indiferent dacă lucrați pentru un client sau într-un proiect intern pentru organizația dvs., se pot produce modificări ale domeniului de aplicare. Deoarece nu este posibil să preziceți o variație a domeniului de aplicare, este mai bine să aveți ceva timp în mână pentru aceasta în timp ce programați un termen limită.

O echipă se poate confrunta cu schimbarea domeniului de aplicare al proiectului în orice punct de progres. Prin urmare, păstrați ceva timp în mână pentru ajustarea domeniului de aplicare în timp ce creați o dată scadentă. De asemenea, îi puteți explica clientului că ați adaptat ceva timp suplimentar pentru acest scop special.

9. Rămâi pregătit pentru problemele de ultimă oră

Nimeni nu vrea să rateze un termen limită. Prin urmare, luați în considerare orice posibilitate care poate provoca o întârziere în proiectul dvs., inclusiv problemele de ultim moment. Uneori, colegii de echipă pot aștepta până în ultima zi pentru a termina sarcina atribuită.

În ultima zi, poate exista o urgență – cineva s-ar putea îmbolnăvi sau poate avea probleme cu computerul sau conexiunea la internet. Pentru a evita astfel de probleme evitabile, creați un termen limită ușor cu una sau două zile înainte de termenul limită inițial.

Când toată lumea își depune lucrările înainte de termenul limită, depunerea proiectului poate avea loc la timp. Dacă cineva ratează termenul limită, puteți delega sarcina pentru a o finaliza în termenul limită. Vă va scuti de întârzierile neașteptate ale proiectelor.

10. Păstrați termenul limită realizabil

Odată ce ați luat în considerare toți factorii de mai sus, ar trebui să veniți cu un termen limită realizabil. După ce ați finalizat colegii de echipă și ați avut o idee completă despre disponibilitatea și prioritățile lor, ar trebui să stabiliți fără probleme o dată scadentă cu care toată lumea este confortabilă.

Dacă aveți vreo îndoială, ar trebui să le cereți direct colegilor să clarifice. Instrumentele de management de proiect vă pot ajuta să urmăriți progresul proiectului și disponibilitatea resurselor dacă trebuie să reprogramați.

Finalizați sarcinile înainte de termenul limită

Doar un termen limită realizabil vă poate asigura că puteți finaliza sarcina în termenul limită.

Nu uitați să urmați sfaturile prezentate în acest articol în timp ce creați un termen limită pentru a-l face realist. De asemenea, vă puteți relua proiectul în cazul oricăror circumstanțe neașteptate.

Cum să reîntoarceți rapid un proiect întârziat

Iată zece modalități eficiente de a obține o cronologie a proiectului întârziată, permițându-vă să finalizați proiectul la timp.

Citiți în continuare

Despre autor