6 caracteristici avansate Microsoft Excel pe care trebuie să le cunoașteți

Deși Microsoft Excel există de mai mult timp, are o mulțime de funcții despre care probabil nu știți nimic. Chiar și experții Microsoft vă pot spune că fiecare zi este o zi de învățare cu Excel.

Deci, care sunt unele dintre aceste minunate funcții avansate pe care le-ați ratat? În acest articol, vom explora șase funcții Excel avansate pe care trebuie să le cunoașteți și cum vă pot ajuta să vă creșteți productivitatea.

1. Potrivire neclară

Potrivirea neclară este a Caracteristica de productivitate Microsoft Excel care vă permite să verificați elementele înrudite din diferite liste și să le îmbinați dacă sunt aproximativ similare.

De exemplu, dacă efectuați un sondaj și unele intrări au erori de tastare, o potrivire neclară le va număra împreună cu înregistrările scrise corect atâta timp cât ortografia rămâne cât mai aproape de cea corectă unu.

Legate de: Cum să faci o hartă mentală în Excel

Pentru a face intrările și mai precise, puteți seta nivelul preferat de prag de asemănare la potrivirea neclară. Cu toate acestea, trebuie să știți că funcția de potrivire neclară va funcționa numai pe coloanele de text. Iată cum puteți obține o potrivire neclară:

1. În primul rând, asigurați-vă că aveți Fuzzy Lookup instalat și activat pe Excel.
2. Următorul pas este să vă transformați lista într-un tabel. Veți realiza acest lucru evidențiind lista și apăsând Ctrl + T.
3. Odată ce faci asta, vei vedea Instrumentul de căutare neclară apar pe bara de activități.
4. Acum, selectați care dintre tabelele convertite doriți să le comparați.
5. Veți vedea apoi o fereastră pop-up care vă cere să selectați Pragul de similitudine vrei pentru comparație - un prag de 0,85 nu este atât de rău.
6. În cele din urmă, alegeți o celulă în care Tabel de căutare fuzzy va fi inserat și faceți clic Merge pe Instrumentul de căutare pentru a finaliza comparația.

2. Fereastră nouă și aranjați

Dacă munca dvs. necesită să vă ocupați de mai multe foi de lucru, atunci aceasta este o caracteristică pe care o veți găsi utilă. Microsoft Excel vă permite să deschideți diverse ferestre și să le aranjați după cum doriți, pentru un acces ușor.

Cu toate filele de care aveți nevoie deschise și, în viziunea dvs., vă puteți economisi timpul și bătaia de cap de a vă amesteca între mai multe ferestre. De asemenea, va contribui mult la minimizarea erorilor și a confuziei.

Legate de: Cum să împachetați text în Excel

Pentru a utiliza funcția de aranjare, iată pașii pe care trebuie să îi urmați:

1. Deschideți registrele de lucru dorite, apoi faceți clic pe foile de lucru pe care doriți să le deschideți.
2. Faceți clic pe Vedere fila, atunci Aranjați toate.
3. Selectați opțiunea care vi se potrivește cel mai bine în caseta de dialog care apare.
4. Clic Bine.

3. Text la coloane

Așadar, ați făcut modificări în foaia de lucru când, dintr-o dată, trebuie să împărțiți datele dintr-o coloană în altele. Să presupunem că doriți să aveți primul și al doilea nume în două coloane separate. Pare agitat, nu? Din fericire, nu trebuie să copiați și lipiți datele dvs. celulă cu celulă cu caracteristica text în coloană.

Legate de: Cele mai bune cursuri online pentru a stăpâni Excel avansat

Vă permite să separați textele din coloanele dvs. folosind o lățime delimitată sau un delimitator, cum ar fi o virgulă, cratima sau spațiu. Deci, dacă intrările din coloana dvs. au oricare dintre acestea, caracteristica vă va permite să mutați o parte din datele sale într-o coloană nouă.

Iată cum să utilizați funcția text în coloane:

1. Faceți clic pe coloana care conține textul dorit.
2. Click pe Date, apoi selectați Text la coloane.
3. Va apărea o casetă de dialog care arată Expertul pentru convertirea textului în coloane. Click pe Delimitat > Următorul.
4. Alege Delimitatori care se aplică datelor dvs. Aceasta ar putea fi Spaţiu sau Virgulă.
5. Odată terminat, faceți clic pe Următorul și alegeți datele Destinaţie pe foaia de lucru.
6. Apoi faceți clic pe finalizarea.

Trebuie să rețineți că această caracteristică este practică și pentru alte date, cum ar fi datele sau numerele de serie. Cheia este să vă asigurați că delimitatorii sunt toți în locul corect înainte de a încerca să împărțiți datele.

4. Importați statistici de pe site-uri web

Transferul datelor de pe un anumit site web pe foaia dvs. Excel poate fi, de asemenea, un punct dureros, dar nu mai este. Cu funcția Import Statistics, totul este atât de simplu. Iată ce trebuie să faceți pentru a pune în funcțiune această funcție.

Mai întâi, trebuie să deschideți foaia Excel în care doriți să importați datele.

1. Click pe Fişier, iar în meniul derulant, selectați Deschis. Atunci alege Adăugați un loc. După ce faceți acest lucru, apare o casetă de dialog care vă întreabă ce fișiere doriți să importați în Excel.
2. Mergeți în bara de întrebări, adăugați adresa URL a site-ului de pe care doriți să importați date și faceți clic Deschis. Va dura o secundă sau două, apoi se va deschide o altă casetă de dialog care vă va cere să introduceți cheia de securitate Windows. Acest lucru se va întâmpla dacă computerul pe care îl utilizați are o parolă de conectare când porniți Windows.
3. Așadar, introduceți numele de utilizator Windows, parola de conectare și faceți clic Bine.

5. Eliminați funcția duplicate

Ultimul lucru pe care îl doriți atunci când aveți de-a face cu date este redundanța. Din păcate, după transferul de date dintr-o coloană în alta sau de pe un alt site, s-ar putea să riști ca lucrurile să fie replicate. Pentru a evita acest lucru, puteți utiliza caracteristica Eliminare duplicate în Excel.

1. Selectați tabelul, apoi treceți la Fila de date pentru a face acest lucru.
2. Aici, dați clic pe Eliminați duplicatele. Aceasta va solicita deschiderea unei ferestre. Fereastra pop-up vă va întreba ce coloane și rânduri doriți să scanați pentru duplicate. Introduceți coloanele și rândurile necesare, iar Excel vă va șterge copiile.

6. Liste personalizate

Listele personalizate sunt o modalitate eficientă de a evita introducerea obositoare a datelor și riscul de erori. Crearea unei liste personalizate din timp vă permite adăugați o selecție drop-down sau utilizați caracteristica de completare automată a Excel, economisind astfel timp.

Legate de: Formule Excel care vă vor ajuta să rezolvați problemele din viața reală

Câteva exemple includ o listă personalizată de produse, angajați sau locații. De asemenea, puteți utiliza listele personalizate ale Excel, cum ar fi zilele săptămânii sau lunile anului. Pentru a utiliza funcția de completare automată a Excel, puteți pur și simplu să tastați un cuvânt și să trageți mânerul de umplere pentru a finaliza restul.

Excel vă permite să utilizați liste personalizate pe orice foaie de calcul sau registru de lucru Excel făcând clic pe fila Fișier > Opțiuni > Avansat > Editați liste personalizate pe Windows și excela > Preferințe > Liste personalizate pe Mac.

Utilizați aceste trucuri noi pentru a deține Microsoft Excel

Dacă sunteți un mare fan al Microsoft Excel, există vești bune pentru dvs.; nu-i poți epuiza caracteristicile minunate! Chiar dacă asta poate părea descurajantă, amintiți-vă că toate există pentru a vă face munca mai ușoară și mai productivă. În plus, nu trebuie să le înveți pe toate într-o zi.

Nu uitați să exersați în fiecare zi și să profitați la maximum de funcțiile din acest articol. Dacă le folosești des, le vei avea la îndemână în cel mai scurt timp!

Cum să utilizați Urmăriți modificările în Microsoft Excel

Puteți utiliza opțiunea Urmăriți modificările din Excel pentru a urmări modificările aduse unei foi de lucru care trebuie actualizată sau revizuită de către alții. Iată cum!

Citiți în continuare

Despre autor