Cele mai bune 12 caracteristici ale Microsoft Access pentru gestionarea bazelor de date

Gestionarea bazei de date poate fi repetitivă și agitată dacă nu utilizați instrumentul potrivit. Cu Microsoft Access, menținerea unei baze de date de relații devine ușoară.

Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre Microsoft Access și elementele și caracteristicile sale principale.

Ce este Microsoft Access?

Microsoft Access este un instrument robust de productivitate care vine cu suita Microsoft 365. În această bază de date, puteți înregistra, vizualiza, edita și urmări datele. Puteți chiar stabili o relație între date.

Pe lângă stocarea unei cantități mari de informații, facilitează recuperarea și utilizarea ușoară a datelor pe diferite platforme. Microsoft Access acceptă, de asemenea, integrarea cu alte instrumente pentru sincronizarea fără efort a datelor. Unele dintre componentele sale majore sunt tabele, formulare, rapoarte și interogări.

1. Vedere în culise

Vederea Microsoft Access Backstage este ceea ce vedeți când porniți software-ul Access, dar nu deschideți o bază de date. Cu vizualizarea Microsoft Access Backstage, utilizatorii pot efectua numeroase sarcini de gestionare a bazei de date, inclusiv deschiderea unei baze de date existente și crearea uneia noi.

Panoul său de meniu conține comenzi pe care le puteți aplica unui fișier de bază de date. Din panglica Fișier, puteți alege dintre șabloanele sale pentru a crea un fișier nou.

2. Bază de date

Microsoft Access este un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS) care vă permite să creați și să gestionați baze de date mari. O bază de date vă ajută să păstrați informațiile într-un mod organizat.

Un fișier de bază de date creat în Microsoft Access 2007 sau versiuni ulterioare vine cu extensia de fișier numită ACCDB, în timp ce bazele de date create în versiunile anterioare de Access sunt cunoscute ca MDB.

De obicei, toate tabelele unei baze de date Access, împreună cu alte obiecte, cum ar fi formulare, rapoarte, macrocomenzi și module, sunt stocate într-un singur fișier.

3. Relații

Prin stabilirea de relații, puteți crea o conexiune între două tabele diferite. O relație implică câmpuri din două tabele care conțin date corespunzătoare.

Legate de: Cum se creează relații între mai multe tabele folosind modelul de date în Excel

De exemplu, câmpul Student ID din tabelul Student Data poate fi conectat cu un câmp cu același nume din tabelul Student Results. Relațiile ajută la prevenirea lipsei datelor și la determinarea rapidă a rezultatelor unei interogări.

4. Chei primare

Când vine vorba de asocierea și combinarea semnificativă a datelor din mai multe tabele în Microsoft Access, trebuie să utilizați câmpul cheie primară. Cheia primară a unui tabel este cheia externă dintr-un alt tabel. Se poate adăuga câmpul cheie primară în alte tabele pentru a se referi înapoi la tabelul sursă a cheii primare.

5. Mese

Tabelele de acces arată similar cu o foaie de calcul Excel care conține rânduri și coloane. Dar în Microsoft Access, rândurile și coloanele sunt denumite înregistrări și câmpuri.

În plus, stochează datele în mod diferit decât o foaie de calcul. Ar trebui să creați un tabel pentru a urmări fiecare tip de informații. Acest proces se numește normalizare. Vă ajută să evitați redundanțele și face o bază de date flexibilă.

6. Forme

Formularele Microsoft Access vă permit să vizualizați, să introduceți și să editați datele de pe un rând odată. Un formular conține de obicei butoane de comandă și controale pentru efectuarea altor sarcini, cum ar fi trimiterea de date către un alt instrument.

Folosind formulare, puteți controla modul în care cineva interacționează cu informațiile bazei de date. Puteți găsi instrumente de creare a formularelor pe Crea fila din meniul Access Ribbon. Aici vă puteți crea propriul formular prin proiectarea unui formular gol. Dar cea mai bună opțiune este să treceți prin Form Wizard.

7. Rapoarte

Puteți utiliza rapoartele Access pentru a formata, compila și prezenta date. În general, conține răspunsuri la o anumită întrebare. Rulați un raport în orice moment pentru a obține informațiile actualizate ale bazei de date.

De asemenea, este posibil să formatați un raport pentru a prezenta datele în cel mai eficient mod. Îl puteți formata pentru vizualizare, imprimare, exportare sau trimitere ca atașament de e-mail.

Legate de: Ce este Microsoft SharePoint? Caracteristici și beneficii ale utilizării acestuia

8. Întrebări

Funcția unei interogări este de a prelua date care îndeplinesc condiții specifice din tabele. De asemenea, îl puteți folosi pentru a efectua unele calcule predefinite. În aplicația desktop Access, puteți utiliza interogări pentru actualizarea sau ștergerea mai multor înregistrări simultan.

Interogările pot fi de două tipuri: interogări de selectare și interogări de acțiune. În timp ce o interogare de selectare permite utilizatorilor să vadă, să copieze și să imprime datele preluate, o interogare de acțiune poate efectua o sarcină cu datele.

9. Macro-uri

O macrocomandă este un instrument care automatizează sarcinile și adaugă funcționalități diferitelor părți ale bazei de date, inclusiv formulare, rapoarte și controale. Este un program pentru automatizarea sarcinilor manuale, cum ar fi deschiderea unui raport, rularea unei interogări, copierea-lipirea și formatarea tabelelor în Access, pe care le faceți în mod regulat.

De exemplu, atașând o macrocomandă la un buton de comandă, vă puteți asigura că macrocomanda rulează atunci când faceți clic pe acel buton.

Legate de: Cum să începeți să utilizați macrocomenzi în Word

10. Module

Un modul este un set de declarații și proceduri care adaugă funcționalitate bazei de date. Aceste afirmații sunt reunite ca o unitate. Trebuie să utilizați limbajul VBA pentru a scrie module.

Pot exista module de clasă sau module standard. Modulele de clasă sunt asociate cu formulare și rapoarte, în timp ce cele standard nu sunt atașate niciunui obiect.

11. Măști de intrare

Măștile de introducere indică formatul valid al valorii de intrare într-un câmp. Cu toate acestea, această caracteristică este disponibilă numai pentru bazele de date desktop Access.

Măștile de introducere pot asigura consistența valorii introduse, în special în câmpurile sensibile la valoare, cum ar fi numerele de telefon și codurile poștale. Conține o parte obligatorie și două opționale, fiecare separată prin punct și virgulă.

12. Reguli de validare

Puteți utiliza aceste reguli pentru a valida datele pe care le introduceți într-o bază de date. Generatorul de expresii vă poate ajuta să formatați regula cu precizie. Microsoft Access are două tipuri de reguli de validare:

Regulă de validare a câmpului

Dacă setați o regulă de validare pentru un câmp, Access vă împiedică să părăsiți acel câmp decât dacă introduceți o valoare validă. Să presupunem că adaugi >=#12/01/2021# în proprietatea de Regula de validare a câmpului de dată. În acest caz, trebuie să introduceți datele numai la și după 1 decembrie 2021.

Regula de validare a înregistrărilor

Îl puteți folosi pentru a controla când puteți salva o înregistrare. Această regulă ia în considerare alte câmpuri din același tabel și compară valorile acestora.

Microsoft Access pentru gestionarea bazei de date relaționale

Când vine vorba de gestionarea unei baze de date relaționale, Microsoft Access oferă o soluție perfectă pentru utilizatorii de afaceri. Acest articol a discutat despre caracteristicile de bază ale Microsoft Access, citind despre care veți avea o idee fundamentală despre instrument.

Dacă sunteți interesat să învățați cum să creați o bază de date simplă folosind Microsoft Access, consultați următorul articol.

Cum se creează o bază de date în Microsoft Access: un ghid pas cu pas

Doriți să creați o bază de date simplă pe Microsoft Access pentru a vă îmbunătăți abilitățile de bază de date? Iată un ghid pas cu pas despre cum să o faci.

Citiți în continuare

Despre autor