Cum să utilizați metoda inventarului de angajament pentru a optimiza gestionarea sarcinilor

Ai simțit vreodată că ai atât de multe de făcut și că nu ai suficient timp pentru a le face? Dacă da, probabil că ești în majoritatea populației. Fie că este vorba de responsabilități de serviciu sau acasă, întotdeauna există ceva ce trebuie făcut.

S-ar putea să fi încercat tot felul de tehnici de productivitate diferite pentru a-ți depăși volumul de muncă, dar totuși te-ai constatat că nu ai lipsit. Cu toate acestea, dacă doriți să vă îmbunătățiți gestionarea timpului și gestionarea sarcinilor, Commitment Inventory ar putea fi răspunsul dvs.

Cum funcționează inventarul de angajament?

Commitment Inventory este un instrument de gestionare a sarcinilor care vă permite să vă gestionați timpul mai eficient. Este simplu, deși necesită puțină planificare pentru a-l face să funcționeze. În esență, creați un inventar clasificat al tuturor angajamentelor dvs. și decideți cât timp să alocați fiecărei părți.

Inventarul pe care îl faceți poate fi specific muncii, caz în care veți nota toate tipurile diferite de sarcini pe care le faceți ca parte a muncii dvs. Aceasta ar putea include administrația, marketingul, proiectul A, proiectul B și întâlniri, ca exemplu.

Ideea este să calculezi cât timp, în procente, îți ia să faci munca din fiecare categorie la un standard bun. Dacă descoperiți că procentajul dvs. total depășește 100%, va trebui să decideți ce să eliminați din inventar.

Legate de: Motive pentru care ar trebui să utilizați hărți mentale în viața de zi cu zi

Inventarul de angajament vă arată exact unde trebuie să vă ducă timpul și de ce nu puteți duce totul la bun sfârșit. Vă ajută să vă curățați responsabilitățile și vă permite să vă concentrați pe ceea ce este posibil și important.

Creați o listă de angajamente

Pentru început, va trebui să creați o listă de angajamente, care ar trebui să fie categorii de sarcini pe care le faceți. Aceasta ar trebui să fie o listă completă și să includă tot ceea ce trebuie să faci ca parte a muncii tale. Puteți crea un inventar separat pentru responsabilitățile din viața de acasă sau îl puteți combina cu cel de serviciu.

Trello este o aplicație excelentă pentru a vă genera lista, deoarece puteți produce panouri cu liste multiple și le puteți vizualiza una lângă alta. Pentru a începe, urmați acești pași:

1. Pe Trello, în partea de sus, faceți clic Creare > Creare tablă.
2. Denumiți-vă tabloul și faceți clic Crea.
3. Apasă pe Titlu din prima listă, tastați „Angajamente” pentru a o redenumi și apăsați introduce pe tastatura ta.
4. Clic Adăugați card pentru a crea o nouă categorie, de exemplu, administrație.
5. Pentru fiecare categorie, puteți scrie în Descrierea cardului ce sarcini sunt incluse în acea categorie.

Acum că aveți lista de angajamente, puteți începe să calculați procentul de timp de care veți avea nevoie pentru fiecare. Nu fi prețioasă cu privire la procentul total în acest moment; doar scrieți lângă fiecare angajament de cât timp ați avea nevoie în mod rezonabil pentru a o face bine.

Legate de: Sfaturi pentru gestionarea plăcilor dvs. Trello

Odată ce ați făcut acest lucru, puteți aduna procentele și puteți găsi totalul. Aici majoritatea oamenilor constată că totalul lor depășește 100%.

Fii realist în privința timpului tău

Legea procentelor dictează că 100% din timpul tău este maximul pe care îl poți oferi. Dacă angajamentele tale necesită mai mult decât atât, sunt șansele că fie vei avea performanțe slabe, fie pur și simplu nu vei duce lucrurile la bun sfârșit.

Ca atare, va trebui să decideți ce trebuie eliminat din inventarul dvs., pentru a vă performa bine și pentru a vă gestiona timpul corespunzător. Poate fi o provocare să eliminați lucruri din această listă, mai ales dacă înseamnă să renunțați la un proiect sau să spuneți nu oamenilor. Cu toate acestea, este necesar să fim realiști cu privire la ceea ce este posibil într-o anumită zi sau săptămână.

Poate doriți să eliminați sarcinile de lucru care:

• Puteți delega cu ușurință.
• Sunt responsabilități suplimentare pentru care nu ai timp, adică proiecte specifice.
• Nu sunt necesare.

Pentru a șterge carduri pe Trello, plasați cursorul peste card, faceți clic pe Editați | × pictograma și selectați Arhiva. Continuați să faceți asta până când angajamentele tale reprezintă 100% din timpul tău.

Legate de: Cum să respectați termenele limită și să finalizați sarcinile la timp

Utilizați inventarul dvs. de angajament pentru gestionarea sarcinilor

Cu Inventarul de angajament finalizat și gata de plecare, este important să respectați limitele de timp pe care le-ați atribuit fiecărui angajament. Acest lucru se poate face cu ușurință prin stabilirea sarcinilor pe baza fiecărui angajament.

De exemplu, să presupunem că ați alocat 15% din timpul dvs. administrației, ceea ce include verificarea e-mailurilor, scrierea de note și redactarea proceselor-verbale de întâlnire. Prin urmare, timpul de administrare ar trebui să ocupe doar 15% din orele de lucru, fără a include pauzele.

Puteți gestiona acest lucru fără probleme pe Trello utilizând placa pe care ați creat-o deja. Puteți crea o listă de activități pe panoul dvs. Trello făcând clic Adăugați o altă listă.Pentru fiecare sarcină (card) pe care o adăugați, puteți selecta Editare > Editare etichete și alegeți o culoare care să reprezinte fiecare dintre angajamentele dvs. În acest fel, puteți urmări cât timp petreceți pentru fiecare.

daca tu programați sarcini în calendarul dvs, puteți gestiona cu ușurință acest lucru creând categorii în calendarul dvs. digital. În Outlook, puteți face acest lucru selectând Categorii pe panglică și pe Google Calendar, pur și simplu faceți clic dreapta pe evenimentul dvs. și selectați o culoare care să reprezinte acea categorie. Făcând acest lucru, vă va oferi o imagine de ansamblu clară asupra săptămânii dvs. și a modului în care aceasta se compară cu inventarul dvs. de angajament.

Legate de: Cele mai bune șabloane gratuite de prioritizare pentru proiectele dvs

În timp, este posibil să observați că trebuie să ajustați procentele. Acest lucru se poate datora faptului că ai fost prea generos cu timpul tău sau nu suficient de generos. În acest caz, reevaluați-vă inventarul și faceți modificări după cum este necesar.

Sarcini sub control

Cu un inventar de angajament, veți avea o perspectivă mult mai bună asupra modului în care vă gestionați volumul de muncă. Vă va ajuta să vă prioritizați în mod eficient responsabilitățile. Este ușor să faci presiune pe tine pentru a face totul, dar realitatea este că nimeni nu poate face asta. În loc să încerci să înghesui totul, fă un pas înapoi și uită-te la ce ai în fața ta.

Stabiliți limite în timpul săptămânii dvs. de lucru și veți putea îndeplini mai bine responsabilitățile care contează cel mai mult. Nu numai asta, dar veți avea dovezi de lucru ale locului în care vă petreceți timpul și veți putea face modificări după cum este necesar.

Asana vs. Luni: alege instrumentul perfect de management al proiectelor

Asana și Monday sunt ambele instrumente populare de management de proiect, dar cum se compară? Află care dintre ele este mai bună!

Citiți în continuare

Despre autor