Cele mai bune 10 sfaturi pentru ca rapoartele de proiect să iasă în evidență

În zilele noastre, este imposibil să te gândești la un proiect fără un raport. De fapt, unele proiecte necesită ca tu să produci mai multe rapoarte pe parcursul ciclului lor de viață. Proiectele și clienții dvs. ar putea avea nevoie de dvs. pentru a genera diverse tipuri de rapoarte, dar toate rapoartele ar trebui să fie concise și ușor de înțeles.

În acest articol, veți învăța cum să faceți un raport eficient pentru un proiect finalizat sau în derulare.

1. Foi de pontaj clare și concise

Rapoartele de proiect ar trebui să aibă foi de pontaj. Trebuie să fie concis, dar ar trebui să aibă și toate informațiile necesare, astfel încât destinatarii să le poată înțelege cu ușurință dintr-o privire.

Este mai bine să creați o foaie de pontaj săptămânală și, dacă este necesar, o puteți face bi-săptămânal sau lunar. Foile de pontaj trebuie să includă numele resursei, numele sarcinii, data, ziua săptămânii, ora de conectare, ora de deconectare și orele totale de lucru.

În loc să introduceți manual fiecare dată într-o foaie de calcul, puteți

utilizați orice aplicație de pontaj precum Timely. Aici, puteți introduce orele de lucru, numele sarcinilor etc. Apoi instrumentul va genera automat rapoarte de pontaj.

2. Raport detaliat de cheltuieli

Un raport complet de cheltuieli nu este doar esențial pentru client. De asemenea, este benefic pentru echipa dvs. să țină evidența bugetului și a costului real pe parcursul ciclului de viață al proiectului.

Un raport de cheltuieli ar trebui să includă articolul sau serviciul, cantitatea acestuia, valoarea articolului, bugetul estimat, costul și soldul. Dacă vreun membru al echipei dorește să achiziționeze orice serviciu sau produs pentru un proiect, cereți-i să trimită un raport de cheltuieli similar.

Asigurați-vă că cumpără acel articol numai după aprobarea dvs. și vă trimit factura. Astfel, puteți adăuga datele în raportul final de cheltuieli și puteți preveni depășirea bugetului.

3. Stadiile cuprinzătoare ale proiectului

În timp ce întocmiți un raport asupra unui proiect, acesta ar trebui să indice în mod explicit starea proiectului. Starea proiectului nu înseamnă starea curentă a progresului lucrării. Ar trebui să includă și alte date, cum ar fi diferența dintre programul planificat și cel real, variația între costul estimat și cel real, sarcinile rămase, termenul limită întârziat (dacă există), posibilele riscuri și probleme și curând.

Ar trebui să creați un raport cuprinzător care să conțină starea din toate unghiurile posibile. Raportarea universală a lui Asana caracteristica poate ajuta la elaborarea rapoartelor de stare a proiectului în diferite domenii și unghiuri.

4. Distribuirea resurselor

Pe măsură ce pregătiți un raport privind alocarea sarcinilor, asigurați-vă că îi ajută pe alții să verifice disponibilitatea resurselor și să delege sarcini atunci când este necesar. Furnizați o defalcare a câte ore va petrece fiecare resursă pentru fiecare sarcină în astfel de rapoarte.

Va ajuta managerii și colegii să știe care membru al echipei este ocupat și cine are ceva timp liber. Puteți compila cu ușurință date și le puteți utiliza în raport pentru planificarea viitoare cu instrumente de planificare a resurselor, cum ar fi Silverbucket.

Legate de: Cele mai bune instrumente și sfaturi pentru delegarea eficientă a sarcinilor

5. Vizualizați utilizarea capacității

Este probabil să includeți un raport de utilizare a resurselor proiectului. Trebuie să separați utilizarea facturabilă de utilizarea totală a resurselor. Prin urmare, este vital să creați coloane separate pentru fiecare dată.

De asemenea, puteți include numele resurselor și utilizarea individuală, împreună cu o utilizare în echipă. În mod similar, vă puteți lua ceva timp pentru a recompensa și a recunoaște succesul celor mai buni performanți în ceea ce privește utilizarea resurselor.

6. Riscuri așteptate și reale

Evaluarea riscurilor este o parte inseparabilă a managementului de proiect. Prin urmare, ar trebui să vizualizați cu precizie datele de evaluare a riscurilor. S-ar putea să te fi gândit la unele riscuri în timpul planificării proiectului. Cu toate acestea, pe măsură ce proiectul avansează, evaluarea riscurilor se modifică. Menționați toate riscurile percepute și reale atunci când creați raportul de proiect.

Raportarea dumneavoastră de risc ar trebui să conțină o prezentare generală a riscurilor așteptate, urmată de orice riscuri pe care proiectul le-a experimentat până la data raportării. De asemenea, este imperativ să menționați orice modificare a profilului de risc pe care dvs. sau echipa dvs. le-ați identificat în timpul progresului proiectului.

7. Analiza portofoliului de proiecte

Dacă gestionați mai mult de un proiect la un moment dat și trebuie să veniți cu un raport pentru a vă analiza portofoliul, trebuie să fiți precaut. În primul rând, alegeți un tablou de bord în care veți enumera toate numele proiectelor cu caractere aldine pentru o vizualizare ușoară.

Tabloul de bord ar trebui să includă, de asemenea, un rezumat al proiectelor, cum ar fi reperele, termenul limită, progresul curent, buget vs. cost și alocarea resurselor. De asemenea, puteți utiliza diferite grafice pentru a vizualiza datele într-un singur loc. Ulterior, puteți crea secțiuni separate pentru fiecare proiect și le puteți analiza individual.

Sunt cateva instrumente robuste de management al portofoliului de proiecte disponibile pe piata. Puteți alege oricare dintre cele mai bune instrumente pentru a crea rapoarte profesionale și cuprinzătoare.

8. Convenția privind datele și etichetarea

Rapoartele de proiect ar trebui să conțină o convenție standard pentru date și etichete. Dacă doriți să creați un raport pentru organizația dvs., urmați convenția organizațională. Dacă creați unul pentru un client, poate doriți să discutați cu acesta cum ar dori informațiile prezentate în raport.

De asemenea, utilizați etichete scurte și precise în raportul dvs., astfel încât oricine să poată înțelege fără nicio dificultate. Mai mult, încercați să respectați standardele locale pentru oră și dată. Dacă lucrați pentru o organizație cu sediul în SUA din Marea Britanie, utilizarea convențiilor de date din SUA ar fi ideală.

9. Diagrame și grafice interactive

Indiferent de tipul de raport pe care urmează să îl realizați, publicul va găsi diagrame interactive mai utile. Rândurile și coloanele pline de date numerice pot face oamenii să nu fie interesați. În schimb, creați diagrame și grafice care să arate date suplimentare atunci când cineva trece cursorul mouse-ului peste grafic.

Există diverse grafice și diagrame pe care le puteți utiliza în rapoartele dvs. Dintre acestea, diagramele circulare, graficele liniare și graficele cu bare sunt cele mai comune. În funcție de tipul de date, trebuie să alegeți o diagramă sau o diagramă pentru o vizualizare ușoară.

10. Secțiunea de feedback

Fiecare raport de proiect ar genera feedback pozitiv sau negativ. Toate rapoartele de proiect ar trebui să includă o secțiune în care clienții sau managerii își pot oferi feedback-ul. După ce parcurge rapoartele, publicul își poate oferi feedback-ul și sugestiile în acea secțiune.

Deci, nu trebuie să solicitați feedback separat. De asemenea, va arăta că sunteți dispus să vă cunoașteți limitările și să faceți îmbunătățiri. Puteți implementa ulterior sugestiile în fluxul de lucru al proiectului.

Începeți să creați un raport de proiect

O prezentare reușită depinde de modul în care creați raportul pentru public. În timpul pregătirii raportului, țineți cont de punctele menționate mai sus pentru a realiza rapoarte eficiente de proiect.

De asemenea, vă recomandăm să utilizați un instrument robust de vizualizare a datelor pentru a prezenta rapoartele profesional, împreună cu un plus de creativitate.

Cele mai bune 8 caracteristici ale Google Data Studio pentru analiza și vizualizarea datelor

Doriți să vă impresionați publicul cu informații utile și vizualizări convingătoare? Consultați aceste funcții Google Data Studio.

Citiți în continuare

Despre autor