Avantajele și limitările utilizării macrocomenzilor în Foi de calcul Google

Dacă sunteți un utilizator frecvent al Foi de calcul Google în viața de zi cu zi, trebuie să știți că sarcinile repetitive necesită mult timp. Trebuie să formatați celule, texte, numere, grafice, chenare și așa mai departe.

Datorită App Script-ului și înregistrării bazate pe GUI, puteți automatiza sarcinile rulând macrocomenzi. Deși rularea unei macrocomenzi este ușoară, este posibil să nu fie fezabilă sau acceptabilă în toate cazurile. Înțelegând beneficiile și dezavantajele macrocomenzilor Foi de calcul Google, le puteți utiliza eficient și în siguranță.

De ce ar trebui să utilizați macrocomenzi Google Sheets?

Să presupunem că trebuie să gestionați mii de date în mai multe foi de lucru. Aceste fișe de lucru ar putea fi bugetul anual, listele de activități, bugetul lunar, monitorizarea investițiilor, planificatorul de evenimente, planificatorul, inventarele de produse și așa mai departe.

În cele din urmă, toate acestea Foi de calcul Google va conține diferite formatări pentru texte, numere, date, ore și multe altele. De asemenea, puteți crea coloane, rânduri și texte colorate pentru o mai bună vizibilitate a datelor.

Ați elimina mulți pași repetitivi dacă înregistrați cu atenție toate interacțiunile cu interfața de utilizare Google Sheets pe care le efectuați folosind Macro Recorder. Faceți acest lucru o dată pentru fiecare foaie de lucru și atribuiți o comandă rapidă de la tastatură pentru macrocomandă.

Legate de: Cum să automatizați sarcinile repetitive în Foi de calcul Google cu macrocomenzi

Acum, utilizați comanda rapidă de la tastatură pentru a formata datele nou introduse. Iată câteva dintre macrocomenzile ușoare cu care puteți începe:

• Formatarea a numeroase tabele într-o foaie de lucru.
• Creați în mod repetat aceeași vizualizare a datelor din seturi similare de date.
• Transformați formulele în valori și apoi exportați datele în orice alte instrumente.
• Sortați datele pe toate foile urmând o regulă uniformă.
• Afișați fără efort coloanele și rândurile din foaia de lucru.
• Atribuiți culori uniforme pentru file tuturor foilor unui anumit fișier.
• Macro-urile vă permit să resetați filtrele într-o clipită.

Puteți implementa macrocomenzi pentru a reduce timpul petrecut organizând și calculând datele. Avantajele macrocomenzilor Foi de calcul Google vă vor alimenta încrederea și motivația.

Care sunt avantajele utilizării macrocomenzilor în Foi de calcul Google?

Un macro este unul dintre hackurile rapide Google Sheets pentru a îmbunătăți experiența utilizatorului Foi de calcul Google. Vă mărește eficiența și capacitatea de a gestiona mai multe date, reducând în același timp timpul general de livrare. Următoarele sunt câteva beneficii vitale ale utilizării macrocomenzilor în foaia de calcul:

1. Automatizare

Puteți automatiza complet procesarea datelor bazată pe Foi de calcul Google folosind macrocomenzi. Tot ce trebuie să faceți este să vă planificați strategia pentru introducerea datelor, formatare, organizare, calcul și vizualizare.

Acum, executați sarcinile pas cu pas în timp ce înregistrați fiecare sarcină într-o macrocomandă separată. Atribuiți comenzi rapide unice de la tastatură macrocomenzi. De asemenea, puteți crea un glosar pentru aceste comenzi rapide și le puteți plasa în foaia de lucru pentru referință.

Pentru munca la scară mică a bazelor de date, macrocomenzile Foi de calcul Google pot reduce cu ușurință costul unui membru suplimentar al echipei sau al instrumentelor costisitoare.

Legate de: Cum se creează o bază de date în Microsoft Access: un ghid pas cu pas

2. Procesarea datelor fără erori

Eroarea umană este inevitabil în foile de calcul. Erorile s-ar putea multiplica dacă mai multe persoane lucrează pe aceeași foaie de lucru. Prin urmare, implementarea macrocomenzilor va minimiza sarcinile manuale, cum ar fi introducerea datelor, formatarea datelor și calculele datelor.

Când există sarcini manuale minime, vă puteți aștepta la procesarea datelor fără erori într-o foaie de calcul colaborativă.

3. Aplicați regulile de validare și conformitate a datelor

Dacă munca dvs. necesită cerințe stricte de conformitate, atunci puteți utiliza macrocomenzi. Utilizați macrocomenzi pentru a aplica mai multe reguli instantaneu în loc să atribuiți manual reguli fiecărei foi.

Puteți implementa fără efort politicile de conformitate și validare a datelor în multe proiecte, fără a pierde timp și bani.

4. Reduceți munca de ghicire

Macrocomenzile și formularele Google vă pot ajuta să extindeți puterea foilor de lucru. Pentru foile de lucru în colaborare, utilizați formulare Google dedicate pentru introducerea datelor. De asemenea, atribuiți câteva macrocomenzi pentru formatare și calcule.

Membrii echipei dvs. pot introduce acum fără efort noi date și pot forma foaia pentru a vă satisface așteptările. De asemenea, nu trebuie să aștepte instrucțiunile dvs.

5. Elimină ternitatea

Dvs. sau membrii echipei dvs. veți deveni în curând epuizați dacă trebuie să introduceți manual date, să formatați celule sau să calculați valori și așa mai departe. Munca manuală necesită, de asemenea, o concentrare suplimentară. Astfel, forța de muncă devine mai neproductivă.

Macro-urile automate vă ajută să lucrați mai rapid și să eliminați plictiseala la locul de muncă. Dvs. și forța de muncă vă puteți muta cu ușurință atenția asupra sarcinilor vitale care vă aduc venituri.

6. Ușor de depanat

O macrocomandă poate stoca mai multe interacțiuni UI. Astfel, dacă vedeți orice formatare, organizare a datelor sau valori calculate neobișnuite, veți ști unde să depanați.

Dacă nu utilizați macrocomenzi, va trebui să parcurgeți o mulțime de pași pentru a depana erorile.

7. Integrarea Google Apps

Programul de bază al macrocomenzilor este App Script. Puteți învăța scripturi avansate pentru a integra Foi de calcul Google cu alte servicii Google Workspace, cum ar fi Documente, Drive, Formulare și așa mai departe.

Puteți folosi macrocomenzi pentru a muta, copia sau șterge fișiere din Google Drive din Foi de calcul Google.

Există vreun dezavantaj al macrocomenzilor Google Sheets?

Câteva dezavantaje împiedică implementarea completă a macrocomenzilor în orice proiect. Următoarele sunt deficiențele pe care le suferă macrocomenzile Foi de calcul Google:

1. Probleme de securitate cu scriptul aplicației

Macrocomenzile necunoscute ar putea reprezenta o amenințare pentru întreaga foaie de lucru Google. Hackerii ar putea crea macro-scripturi complexe care pot fura date din munca ta sau pot distruge baza de date definitiv.

2. Macro-urile nu se exportă/import automat

Nu puteți executa macrocomenzi de la o foaie la alta. Trebuie să treceți printr-un proces complex de importare a macrocomenzilor prin copierea scriptului acestuia.

3. Curbă de învățare

Trebuie să parcurgeți câteva articole de ajutor și de instruire Google Sheets pentru a stăpâni utilizarea macrocomenzilor. De asemenea, va trebui să planificați interacțiunile interfeței cu Foi de calcul Google pentru a crea macrocomenzi eficiente.

4. Conflicte de comenzi rapide de la tastatură

Există cel puțin zece comenzi rapide de la tastatură pentru Foi de calcul Google care ar putea interfera cu comenzile rapide pentru macrocomenzi. Pentru că acele comenzi rapide încep și cu Ctrl + Alt + Shift.

Prin urmare, trebuie să creați comenzi rapide unice pentru macrocomenzi. De asemenea, notați-le pentru referințe viitoare.

5. Ar putea exista erori în macrocomenzi grele

Uneori, este posibil să nu includeți toate interacțiunile cu interfața de utilizare într-o singură macrocomandă. O macrocomandă cu pași extinși ar putea încetini procesarea datelor sau chiar ar putea să nu funcționeze deloc. Poate doriți să împărțiți pașii în mai multe macrocomenzi.

Macro-uri Google Sheets pentru o muncă rapidă fără cusur

Există întotdeauna avantaje și dezavantaje pentru orice tehnologie, iar macrocomenzile Foi de calcul Google nu sunt o excepție. Cu toate acestea, avantajele sale cântăresc mai mult decât dezavantajele sale.

Prin urmare, mulți experți în Foi de calcul Google folosesc macrocomenzi în foile lor de lucru pentru a oferi o muncă impecabilă într-un mediu de lucru cu ritm rapid. Prin implementarea macrocomenzilor, puteți deveni și un utilizator puternic de Foi de calcul Google.

4 scripturi Google care fac Google Sheets mai puternic

Foi de calcul Google este grozav din fabricație, dar poate fi și mai puternic dacă utilizați scripturi Foi de calcul Google pentru a-și îmbunătăți capacitățile.

Citiți în continuare

Despre autor