Cum să îmbunătățiți gestionarea timpului cu principiul DRY

Dacă lucrați la birou sau de acasă, sunt șanse ca o mare parte din producția dvs. să fie digitală, iar acest lucru vine adesea cu sarcini consumatoare de timp sau repetitive pe care le faceți zilnic.

S-ar putea să fi auzit termenul „lucrează mai inteligent, nu mai greu”, și tocmai aici intervine Principiul DRY. DRY înseamnă Don't Repeat Yourself și prezintă exact modul în care puteți îmbunătăți gestionarea timpului și productivitatea.

Cum funcționează principiul DRY?

Principiul DRY a fost menționat inițial în The Pragmatic Programmer, o carte publicată în 1999 și a fost folosit de programatori pentru a eficientiza codul. Premisa principală din spatele acestuia este că, în loc să repeți manual aceleași fluxuri de lucru mereu, automatizezi acel proces pentru a economisi timp.

La suprafață, acest lucru poate părea evident, dar există o mulțime de sarcini pe care lucrătorii le repetă în fiecare zi. De exemplu, câte e-mailuri primiți și scrieți zilnic? Pentru fiecare e-mail pe care îl trimiteți, practic recreați aceeași structură cu o formulare ușor diferită, iar acest lucru necesită foarte mult timp.

Legate de: Cele mai bune instrumente de raportare pentru managerii de proiect

Principiul DRY vă cere să țineți cont de toate acțiunile pe care le întreprindeți la locul de muncă, una câte una. Pentru a îndeplini această cerință, puteți include sarcini care se încadrează în următoarele categorii:

• Neplanificate, cum ar fi mesajele primite de la clienți.
• Responsabilități lunare și anuale, cum ar fi rapoarte anuale sau unu la unu.
• Rutină sau lucruri pe care le faci în fiecare zi.

Cu această listă, puteți începe apoi să vă dați seama care dintre ele funcționează cu principiul DRY. Acordați atenție cât de repetitivă, consumatoare de timp și/sau descurajantă este fiecare dintre ele și țineți cont de acestea. Concurenții tăi de top vor fi subiectul principal pentru Principiul DRY și poți începe să le automatizezi cât de mult poți.

Vor exista unele pe care nu le puteți automatiza în întregime și, în aceste cazuri, puteți eficientiza aspectele responsabilității.

Creați șabloane pentru e-mailurile dvs

Una dintre cele mai simple și, fără îndoială, cele mai bune moduri de a vă automatiza rezultatele este crearea unui șablon. După cum am menționat, multe dintre acțiunile pe care le efectuați se bazează cel mai probabil pe aceeași structură specifică, de exemplu, e-mailurile trimise clienților și rapoartele lunare. Având o bancă de șabloane reduce semnificativ repetarea.

Vă puteți automatiza e-mailurile în două moduri distincte. Puteți folosi o aplicație ca TextExpander, care vă permite să salvați secțiuni de text în fișierul Abrevieri fila, iar când veți scrie următorul e-mail, introduceți pur și simplu abrevierea pe care doriți să o utilizați și va produce automat acel text. De asemenea, puteți utiliza acest lucru și în Slack și în alte servicii de mesagerie instantanee.

Legate de: Cum să vă CC sau BCC automat în Outlook și Gmail

Alternativ, vă puteți automatiza e-mailurile în aplicație. În Outlook 365, faceți următoarele:

1. Evidențiați textul pe care doriți să îl salvați.
2. Du-te la Introduce filă și faceți clic Piese rapide.
3. Clic Salvați selecția în Quick Parts Gallery.
4. Denumiți-o, apoi faceți clic O.K.
5. Când vrei să-l folosești, accesează Inserare > Piese rapide și selectați-l pe cel pe care doriți să îl utilizați.

Pentru Gmail, va trebui să vă asigurați că Șabloane sunt activate. Du-te pur și simplu la Setări > Avansat > Șabloane și faceți clic Activați > OK. Apoi, urmați acești pași:

1. Într-un e-mail, evidențiați textul dorit.
2. Faceți clic pe cele trei puncte verticale din e-mail, accesați Șabloane și faceți clic Salvați schița ca șablon.
3. Apoi, pentru a-l folosi, faceți clic pe punctele verticale dintr-un e-mail, accesați Șabloane și selectați-l pe cel pe care doriți să îl utilizați.

Creați șabloane pentru munca dvs

La fel ca e-mailurile, puteți crea șabloane pentru aproape orice lucrare pe care o finalizați. Indiferent dacă acesta este un raport, o foaie de calcul, un proiect sau orice altceva. Scopul este de a folosi cât mai puțină repetare cu fiecare acțiune, astfel încât să aveți un șablon abordează acest lucru cu ușurință.

Microsoft și Google au o selecție uriașă de șabloane din care puteți alege sau vă puteți crea propriile șabloane. Deși configurarea inițială poate dura timp, se va amortiza mai mult decât de la sine pe termen lung. De asemenea, dacă prezentați în mod regulat prezentări de diapozitive, creați un șablon standard la care puteți reveni și edita după cum este necesar.

Legate de: Creați o factură profesională de la zero

Asigurați-vă că salvați toate șabloanele într-o anumită locație, astfel încât să le puteți apela atunci când este necesar. Dacă descoperiți că unul dintre ele nu vă economisește timp, utilizați textul din lucrările anterioare pentru a vă informa scrisul.

Automatizați-vă sarcinile de rutină

Există o multitudine de sarcini pe care le faci și care sunt incredibil de repetitive. De la programarea evenimentelor, scrierea listei de sarcini, luarea de note, salvarea fișierelor și multe altele. Deși îți ia doar câteva minute pentru a le face, se adună rapid și îți ia atenția de la munca ta.

Zapier este o aplicație fantastică pentru eficientizarea mai multor fluxuri de lucru, deoarece permite comunicarea între aplicațiile pe care le utilizați cel mai mult și trimite date pentru finalizarea sarcinilor. De exemplu, dacă utilizați Gmail și Google Drive, puteți configura un flux de lucru în care atașamentele dvs. de e-mail sunt salvate automat pe Google Drive. Acest lucru îl elimină pe mijlociu, parcă.

Când vă creați contul gratuit, pur și simplu faceți următoarele:

1. De la tine Bord, clic Creați Zap.
2. Căutare pentru o aplicație pe care o utilizați, unde are loc un eveniment, de exemplu, Gmail.
3. Alege un Eveniment declansator, de exemplu, primiți un e-mail.
4. Conectați aplicația.
5. Alegeți aplicația către care doriți să fie trimise datele, adică Google Drive.
6. Alegeți rezultatul, adică salvează un fișier.

Cu Zap configurat, acest proces va fi complet automatizat.

Principiul DRY V-a acoperit

Cu toate aceste procese care au loc în fundal, timpul tău este eliberat, așa că nu trebuie să-ți faci griji cu privire la finalizarea manuală a acestor lucrări repetitive. Dintre toate instrumentele de productivitate, Principiul DRY face ca managementul timpului să funcționeze cel mai eficient.

Folosiți timpul pe care îl aveți acum pentru a vă maximiza producția în viitor și veți descoperi că vă puteți dedica mult mai mult din zi pentru lucrurile care contează cel mai mult. Există întotdeauna lucruri la care puteți aplica principiul DRY, așa că aruncați o privire asupra volumului de lucru și vedeți ce puteți automatiza.

9 sarcini zilnice pe care le puteți automatiza folosind Zapier

Iată câteva sarcini de zi cu zi pe care le puteți automatiza fără codare în Zapier, pentru a economisi timp și a face viața mai ușoară.

Citiți în continuare

Despre autor