Cum să utilizați Microsoft Teams, OneDrive și SharePoint împreună pentru lucru în colaborare

Este posibil să observați o creștere recentă a numărului de aplicații pentru spațiul de lucru colaborativ. Dacă aveți un plan pentru Microsoft 365, nu aveți nevoie de instrumente suplimentare de lucru la distanță. Tot ce aveți nevoie este Microsoft Teams, OneDrive și SharePoint pentru o muncă colaborativă extrem de productivă și fără distragere, acasă sau la birou.

În acest articol, vom discuta despre modul în care Microsoft Teams, OneDrive și SharePoint vă pot ajuta cu gestionarea sarcinilor/documentelor, colaborarea de la distanță și conversațiile.

Microsoft Teams for Collaborative Work

Microsoft Teams observă o abordare de 360 ​​de grade pentru colaborare și comunicare. Tu și echipa ta poți pur și simplu să te ocupi de multe aspecte ale proiectului chiar din echipe. Puteți face întâlniri de echipă, apeluri unu-la-unu, mesagerie, acces la fișiere și puteți lucra la erori.

Următoarele sunt caracteristicile esențiale de colaborare orientate spre lucru ale Microsoft Teams, care permit echipelor de la distanță și hibride să funcționeze la capacitatea maximă:

1. Apeluri, întâlniri și texte

Microsoft Teams este o aplicație robustă pentru apeluri și întâlniri de echipă. Puteți programa întâlniri în Calendar Outlook pentru întâlnirile de echipă ale unui anumit grup de echipă.

Fiecare membru va primi alerte automate, astfel încât nimeni să nu rateze nicio întâlnire importantă de proiect. De asemenea, echipele le permit membrilor echipei din locații îndepărtate să participe la întâlnire prin apeluri telefonice.

Microsoft Teams urmează formatul threaded pentru textele de grup. Atrageți atenția membrilor echipei etichetându-i @ semnează în timpul mesajelor.

2. Partajarea ecranului

În timpul întâlnirilor de echipă, faceți clic pe Partajați conținut butonul pentru a partaja diverse active ale computerului dvs. Microsoft Teams vă permite să distribuiți:

• Desktop pentru o colaborare perfectă cu mai multe ferestre, ferestre pop-up, notificări și aplicații.
• O fereastră specifică când trebuie să vă concentrați pe un anumit conținut și să păstrați activitatea de pe desktop privată.
• Prezentări PowerPoint. Publicul se poate deplasa prin diapozitive dacă dorește.
• Tabla albă Microsoft pentru proiectarea colaborativă UI/UX, proiectarea produselor și multe altele.

3. Echipe publice și private

Canalele publice ale echipei vă permit să colaborați liber cu contacte externe. De exemplu, creați grupuri publice pentru designeri grafici, dezvoltatori de aplicații atunci când colaborați cu dezvoltatorii clientului.

Când lucrați la ceva în afara proiectului clientului, este mai bine să creați un canal privat al echipei pentru membrii echipei. Puteți partaja fișiere, puteți discuta idei și puteți lua decizii care sunt în afara domeniului de aplicare al clientului.

OneDrive pentru lucru în colaborare

OneDrive este un serviciu de stocare în cloud Microsoft cu securitate excelentă a datelor. Instrumentul facilitează accesul membrilor echipei de oriunde a fișierelor de proiect și a documentelor.

Când configurați o echipă în Microsoft Teams, OneDrive devine stocarea implicită în cloud. Puteți utiliza următoarele caracteristici pentru lucrul în colaborare în cadrul echipei sau între echipe:

1. Stocarea și sincronizarea fișierelor

Puteți crea o bibliotecă partajată pentru fiecare proiect. Apoi, adăugați membrii echipei care trebuie să lucreze la proiect. Acum, toți membrii pot accesa orice fișiere pe care le creați sau le încărcați în această bibliotecă.

Aplicațiile OneDrive vă sincronizează dispozitivul cu platforma cloud și salvează automat cel mai recent fișier pe unitatea locală. Prin urmare, tu și echipa ta poți lucra la documente de proiect, chiar dacă internetul nu este disponibil pentru o perioadă. Cu toate acestea, orice colaborare în timp real nu va fi disponibilă atunci când dispozitivul este offline.

2. Controlul partajării și accesului

Dețineți controlul total asupra datelor dvs. Cu excepția cazului în care partajați orice fișier în vreun grup Microsoft Teams sau bibliotecă partajată a OneDrive, fișierul dvs. este complet privat. Dacă trebuie să partajați urgent orice fișier, pur și simplu trageți și plasați fișierul într-o bibliotecă partajată sau într-un grup Teams.

Puteți seta diverse controale de acces pentru fișierele de proiect și documente. Să considerăm că lucrați la un blog pentru următoarea Zi a securității computerelor. Ai nevoie de contribuții creative din partea echipei.

Puteți partaja manual linkul de conținut cu câțiva membri ai echipei și nu îl puteți partaja în mod inutil întregii echipe. Apoi, puteți restricționa descărcarea de conținut, puteți oferi acces numai pentru recenzii și așa mai departe.

3. Colaborator de etichetare

Editorii de conținut, editorii, managerii de proiect își pot reduce sarcina de sarcini prin implementarea etichetării documentelor. Dacă editați o schiță de blog și aveți nevoie ca scriitorul să adauge câteva date istorice la conținut, puteți pur și simplu să le menționați pe document folosind @ semn.

Scriitorul sau creatorul de conținut va primi un e-mail automat cu un link către fișier și un comentariu. Nu este nevoie să urmăriți creatorul de conținut prin aplicații de mesagerie sau apeluri vocale. Acest lucru vă economisește mult timp dvs. și echipei dvs.

4. Editare în timp real

Puteți reduce timpul de creare și aprobare a conținutului trecând la editarea în timp real. Pentru proiectele cu conținut mare, echipa dvs. ar trebui să adopte această abordare.

Tu și echipa de proiect puteți deschide același fișier Excel, Word sau PowerPoint în browser. Orice modificări pe care le fac creatorii de conținut, editorii și aprobatorii sunt afișate tuturor colaboratorilor.

SharePoint pentru lucru în colaborare

Puteți utiliza Microsoft SharePoint ca portal intranet implicit pentru orice proiect. Puteți implementa în siguranță sarcini, rapoarte, fluxuri de lucru și livrabile ale oricărui proiect online, fără a gestiona niciun server backend.

Iată o listă de caracteristici ale SharePoint pe care ați dori să le utilizați pentru lucrul în colaborare cu o forță de muncă complet la distanță sau hibridă:

1. Management de conținut

Puteți gestiona fără efort datele proiectului, cum ar fi documente, fișiere, imagini, elemente de proiectare, contacte de pe telefon, contacte de e-mail și videoclipuri pe SharePoint. Puteți crea segmente separate pentru fiecare fișier pe un site SharePoint.

Puteți adăuga un program de căutare bazat pe metadate, astfel încât membrii echipei să poată accesa cu ușurință fișierele de oriunde. De asemenea, utilizatorii pot accesa fișiere de pe mobil, deoarece SharePoint este o aplicație mobilă care răspunde.

2. Site de comunicare

Puteți utiliza SharePoint pentru comunicare vizuală. De exemplu, creați diferite site-uri de comunicare pe intranet pentru audiențe precum membrii echipei, clienții, furnizorii și așa mai departe.

Acum, puteți publica actualizări cu privire la un proiect, produs sau serviciu pe site-urile menționate mai sus cu un singur clic. Puteți utiliza site-urile de comunicare de pe SharePoint pentru a publica tablouri de bord privind starea proiectului și pentru a aduna comentarii de la clienții dvs.

Site-urile SharePoint vă permit, de asemenea, să adăugați cu ușurință evenimente din calendar, calendare și sarcini pentru managementul proiectelor.

3. Partajarea și controlul permisiunilor

Puteți seta diferite reguli și niveluri de partajare pe SharePoint. De exemplu, membrii echipei pot obține acces la editare, colaboratorii externi au acces la vizualizare, iar clienții obțin control deplin asupra unui site de proiect pe SharePoint.

Există diverse controale de permisiuni în site-urile SharePoint pe care le puteți utiliza pentru acces ușor la conținut, cu securitatea adecvată. Puteți alege dintre Control total, Proiectare, Editare, Contribuție și Citire.

Colaborare productivă și accesibilă

Utilizarea tuturor acestor funcții de lucru în colaborare ale Microsoft Teams, OneDrive și SharePoint este ușoară.

Acum puteți începe cu sarcinile de proiect, gestionarea documentelor, tablă în timp real și colaborarea în echipă de oriunde.

Cele mai bune 9 moduri de a vă gestiona echipa în Microsoft Teams

Cu Microsoft Teams, puteți forma un plan, puteți organiza munca și puteți colabora fără probleme ca lider de echipă. Iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să începeți!

Citiți în continuare

Despre autor