Prep 1 Nu planifica niciodată o întâlnire fără scop. Dacă poți realiza ceea ce trebuie să faci cu un e-mail sau o notă, ar fi mai bine să economisești ceva timp pe tine și pe colegii tăi. 2 Începeți cu o acțiune majoră, scopul final al întâlnirii. Care este scopul sau rezultatul dorit? De ce te reuni? Ce trebuie făcut? 3 După ce ați stabilit obiectivul întâlnirii, gândiți-vă puțin la tipul de întâlnire care ar fi cel mai bine – unul la unu? O sesiune între două echipe mici? Sau pur și simplu tu, liderul, vorbești cu câțiva jucători cheie despre planul tău de joc? 4 Odată ce v-ați hotărât asupra obiectivului dvs. principal, subliniați tot ceea ce trebuie să se întâmple în sprijinul acestui rezultat. Simplificați planul în ansamblu în elemente de acțiune mai mici; toate concrete, tangibile și atribuibile unei cohorte. 5 Multe birouri sunt deja la bord cu lucrul de la distanță și folosesc aplicații comune pentru întâlniri virtuale precum Zoom, Skype sau Google Meet. Dacă dvs. sau compania dvs. sunteți nou în lumea spațiilor de întâlnire la distanță, faceți câteva cercetări și alegeți cea mai bună aplicație de întâlnire virtuală pentru nevoile dvs. 6 Decideți cât timp ar trebui să dureze întâlnirea dvs.; ca regulă generală, întâlnirea dumneavoastră nu ar trebui să dureze mai mult de o oră. Creați un program simplu pentru durata întâlnirii dvs., împărțind timpul total alocat în blocuri distincte, definite, fiecare dedicată ceva anume. 7 În cazul unei întâlniri care trebuie cu adevărat să depășească o durată de o oră, o scurtă pauză la mijloc ar putea fi potrivită. Programează cinci minute în cazul în care este programat să fie un curs lung. 8 Dacă biroul dvs. de acasă sau zona de lucru nu este încă echipată pentru o întâlnire virtuală, asigurați-vă că lucrurile sunt în formă înainte de ziua întâlnirii. Un fundal ușor, neutru și o sursă puternică de iluminare fac ambele o imagine în miniatură profesională. 9 Pregătiți o foaie de ordine din timp pentru care cei prezenți să o facă referire în timp ce vă desfășurați întâlnirea virtuală. Această foaie îi va ajuta să rămână cu tine în timp ce vorbești; De asemenea, vă va ajuta să vă clarificați viziunea pentru întâlnire și să vă organizați propriile gânduri. 10 O prezentare formală de diapozitive sau o prezentare PowerPoint poate economisi timp, mai ales dacă aveți multe date, statistici sau numere de împărtășit în acest interval de timp limitat. 11 Dacă o resursă poate fi partajată digital, este întotdeauna mai rapid să furnizați o listă de hyperlinkuri, documentație și referințe pentru echipa ta decât ar fi să-i înveți tot ce vor avea nevoie să știe în timpul întâlnirii în sine. Dacă este necesară o sesiune de antrenament mai implicată, aceasta ar trebui programată separat și în grupuri, dacă este posibil. 12 Identificați orice obstacole și necunoscute pe care încă le treceți. Dacă este necesar, planificați puțin timp pentru o discuție deschisă. Stabiliți câteva posibilități diferite pe care să le urmăriți dacă drumul de față este neclar. 13 Oferiți-vă o listă de verificare la care să vă referiți după ce v-ați dat jocul. Aceasta ar trebui să fie o listă cu tot ceea ce trebuie să transmiteți echipei dvs., precum și elementele de acțiune și tot ceea ce duce la acestea din punct de vedere logistic. Această prevedere asigură că nimic nu este uitat în acest moment.
Invită 14 Evaluează-ți lista de acțiuni și vizualizează echipa pe care trebuie să o construiești pentru a avea grijă de ele în mod eficient și eficient. Cine trebuie să participe? Care este motivul fiecărui participant pentru a fi inclus? 15 Invitați numai cei de care aveți nevoie. Deși nu ar trebui să vă simțiți limitat la un anumit număr sau altul, întotdeauna merită să vă păstrați lista de invitați cât mai scurtă, cât mai simplă posibil, fără a uita de cineva important. 16 Invitați-vă lista de participanți cu mult timp înainte, ori de câte ori este posibil. Întâlnirile de ultimă oră sunt bine atunci când este necesar sau în caz de urgență; atunci când planificați proiecte mai complexe și organizate, totuși, mintea dvs. ar trebui să fie întotdeauna cu câteva săptămâni înainte. Ziua de 17 Înainte de a începe, curățați zona de potențialele distrageri, mai ales dacă vă conectați de acasă. 18 Mănâncă prânzul sau o gustare rapidă în prealabil și ia un pahar cu apă lângă tine. 19 La fel ca în cazul oricărei alte întâlniri profesionale, aspectul tău ar trebui să fie educat și prietenos cu biroul. 20 O verificare a microfonului, a camerei și a conexiunii Wi-Fi înainte de întâlnire este o modalitate de a preveni un sughiț tehnic nefericit în timpul emisiunii. Dacă utilizați un laptop, asigurați-vă că sunteți conectat la priză, gătiți de sucuri și gata de zgomot. 21 Camera web ar trebui să vă întâlnească la nivelul ochilor. Încercați să strângeți fereastra cât mai aproape de ochiul camerei web. Doriți să vă păstrați feedul confortabil pentru a le urmări pe cei cu care vă veți întâlni. Contactul vizual ajută. 22 Dacă sunteți nervos sau nu ați participat niciodată la o întâlnire online de la distanță, exersați înainte cu camera foto, fără ca nimeni să vizioneze. Zâmbetul dvs. de pe ecran va arăta și va simți probabil mult diferit de cel real; a emoționa la camera este o abilitate, dar, după câteva întâlniri virtuale, nici nu va trebui să te gândești la asta. 23 Opriți-vă telefonul; dezactivați notificările de pe desktop și orice altceva care ar putea face zgomot în timpul întâlnirii. Dacă este posibil, aranjați ceva timp înainte de întâlnire pentru a răspunde la mesaje de ultimă oră sau pentru a verifica orice lucru important pe care îl monitorizați în mod activ. 24 Ar trebui să aveți la îndemână o aplicație de luare a notițelor sau un bloc de hârtie și un stilou pentru note și activități rapide. Ar trebui să fii prezent, implicat și interesat de oricine vorbește și de orice se spune. Pe parcursul 25 Dacă sunteți organizatorul întâlnirii, treceți repede la urmărire. Începeți prompt și punctual și spuneți ceea ce trebuie spus înainte de a vă concentra asupra primului lucru. 26 Dacă este cazul, poate fi necesar să desemnați pe cineva să înregistreze procesul-verbal al întâlnirii. Unele tipuri de software de colaborare vor putea face acest lucru pentru dvs. Documentarea este cea mai rapidă modalitate de a-i prinde rapid pe cei care nu sunt prezenți și îi ține pe toți cei implicați responsabili de ceea ce a fost spus și împărtășit. Încercați să nu o săriți peste, dacă este posibil. 27 În funcție de dimensiunea și natura întâlnirii, introducerile pot fi în ordine. Programați un bloc de timp dedicat pentru prezentări la începutul întâlnirii, dacă este necesar. 28 Atribuirea de roluri fiecărui element de acțiune va fi în mod natural una dintre cele mai importante părți ale oricărei întâlniri virtuale. Din nou, ar trebui să știți deja care sunt aceste roluri și cine le va ocupa înainte de începerea întâlnirii. 29 Stabiliți o cronologie și faceți-o vizual, dacă este posibil. Anunțați pe toată lumea când veți mai atinge baza. Alocați în mod inteligent termenele limită. Începeți suficient de mult înainte, astfel încât toată lumea să aibă mai mult decât suficient timp pentru a reuși. 30 Minimizați discuțiile fără scop, mai ales la începutul întâlnirii. Odată ce ați câștigat un anumit impuls, de obicei nu va trebui să continuați microgestionarea. 31 O recapitulare rapidă la sfârșit, revizuirea fiecărui rol și scop, este o modalitate de a consolida rezultatul întâlnirii. 32 Înainte de amânarea ședinței, asigurați-vă că toți părăsesc masa cu tot ce le trebuie pentru a merge mai departe. Toată lumea ar trebui să-și cunoască rolul și ce se va aștepta de la ei înainte de a semna. Socotiți câteva minute la sfârșit pentru a răspunde orice întrebări și pentru a curăța aerul de orice confuzie. 33 Dacă aveți timp rămas în back-end și nimeni nu spune nimic, sunați mai devreme. Confirmați că toată lumea este pe aceeași pagină și mergeți mai departe cu ziua. După 34 Dacă vi s-a atribuit o acțiune de către dvs. sau de un superior, urcați pe el. Începeți imediat să lucrați la elemente de acțiune pe termen scurt. Începeți să planificați lucruri mai departe. 35 Dacă nu aveți deja unul, un nou calendar de grup ar putea fi o modalitate convenabilă de a planifica întâlnirile ulterioare în viitor. Acest lucru va fi util în special dacă această echipă va colabora des, cel puțin în viitorul apropiat. 36 Dacă urmați instrucțiuni sau comenzi, urmăriți orice probleme cu care vă confruntați sau întrebările care apar. Solicitările non-urgente pot fi, în general, relegate pe o listă pe care o adăugați pe măsură ce mergeți. Desigur, dacă ești într-adevăr blocat, ar trebui să te întinzi imediat imediat pentru a te readuce pe picioare. 37 Amintește-ți toate „câștigurile” tale, chiar și lucrurile mici, înainte de a-ți finaliza efectiv elementul de acțiune în ansamblu. Sunt o modalitate excelentă de a ține evidența progresului tău și pot oferi o creștere a moralului atât de necesară în momentele de frustrare. 38 Pe măsură ce tu și colegii tăi faceți progrese, noi obiective și provocări vor apărea la orizont. Rolurile vor evolua și se vor prezenta noi obiective – pentru a menține totul împreună în timp real, este vitală o linie deschisă de comunicare. Când un membru al echipei reușește, ar trebui să știe ce urmează pentru el. Oferă întotdeauna fiecărei persoane ceva de făcut și unde să meargă. Viitor 39 Urmăriți totul. Dacă orchestrați demersul, verificați din nou ori de câte ori este necesar, mai ales dacă cineva pare să se lupte. 40 Gândește-te la întâlnire la timpul tău. Ce a mers bine? Ce a târât? Luați în considerare ce funcționează pentru dvs. și echipa dvs. și ce nu. Fă tot ce poți pe viitor pentru a evita să cazi în aceleași capcane.
5 aplicații care economisesc timp pentru a avea întâlniri mai bune atât online, cât și offline
Fie că este virtual sau în persoană, timpul dvs. poate fi petrecut mai eficient și mai productiv dacă utilizați instrumentele potrivite pentru a organiza și gestiona întâlnirile.
Aboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă buletinului nostru informativ pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Click aici pentru a te abona
