Cum să scrieți rapid un e-mail eficient (4 instrumente AI pe care le puteți folosi)

Spre deosebire de mesajele text obișnuite, scrierea e-mailurilor este diferită. Oamenii tind să se gândească prea mult atunci când vine vorba de a compune un e-mail de la zero. Vă întrebați ce să includeți, ce să evitați și Dumnezeu știe dacă ceea ce scrieți în prezent este chiar corect?

Fiind furnizor de servicii, trebuie să scriu zeci de e-mailuri în fiecare zi. Și asta mă face să fiu persoana perfectă pentru a vă răspunde la întrebări.

Cu informațiile adecvate, scrierea mai rapidă a e-mailurilor eficiente devine la fel de ușor ca și tastarea unui mesaj într-o aplicație de chat. Apoi, puteți folosi și instrumente AI pentru a accelera procesul. Iată cum.

10 sfaturi pentru a scrie mai rapid e-mailuri eficiente

1. Tratați linia de subiect ca pe un rezumat al e-mailului dvs

Când trebuie să trimiteți un e-mail, primul lucru cu care trebuie să vă ocupați este scriind un subiect puternic. Este primul lucru pe care îl vede destinatarul dvs. și orice e-mail cu un subiect slab sau fără subiect poate fi șters sau poate ajunge în dosarul de spam.

Astfel, este posibil să aveți nevoie de un minut în plus pentru a gândi și a scrie. Cel mai simplu mod de a preveni ca subiectele tale să fie generale sau vagi este să le tratezi ca titluri. Tot ce trebuie să faceți este să vă rezumați e-mailul într-o manieră concisă, dar informativă.

2. Saluta-i

După linia de subiect, trebuie să setați tonul pentru e-mailul dvs. și să faceți o impresie asupra destinatarului. Salutarea lor, formal sau informal, este modalitatea perfectă de a o face. Dacă sunteți confuz, optați pentru modalitatea formală.

Iată diferitele moduri de a vă saluta destinatarii:

• Buna ziua: Aceasta este pentru conversații directe și prietenoase.
• Salut: Este simplu și politicos.
• Dragă: Este puțin nefiresc, dar îl puteți folosi în timp ce contactați un director sau așa ceva.

3. Adăugați o propoziție de deschidere

După ce ți-ai salutat destinatarul, trebuie să simți dorința de a vorbi despre ce este vorba despre e-mailul tău, dar să faci o pauză pentru o secundă. Înainte de a spune ceva, scrieți o propoziție de deschidere pentru a începe e-mailul cu un flux bun.

Una dintre cele mai bune moduri de a face acest lucru este prin adăugarea unei linii de deschidere.

Iată câteva exemple pe care le puteți folosi direct:

• Permite-mi sa ma prezint.
• Este grozav să aud de la tine.
• Sper că ești bine.
• Mă adresez aproximativ ____
• Vă mulțumesc pentru actualizarea.
• Mă înregistrez pe ____
• Felicitări pentru (realizarea recentă).

4. Prezinta-te

Dacă trimiteți un e-mail cuiva pentru prima dată, trebuie să vă prezentați înainte de a vorbi despre orice altceva.

Chiar dacă oamenii vorbesc de obicei ore întregi, încep să transpire atunci când li se cere să se prezinte. nu-ți face griji. Nu trebuie să fie așa. Pentru a fi mai ușor, utilizați unul dintre următoarele formate.

• Numele meu este (Numele complet) și sunt (Rolul tău curent).
• Sunt (nume complet) și lucrez pentru o/o firmă (industrie) numită (numele companiei).

Cea mai bună practică este să includeți doar o propoziție sau două despre dvs. și nu mai mult de atât.

5. Ajunge repede la obiect

Cea mai bună modalitate de a vă asigura că e-mailul dvs. este valoros pentru destinatar este să faceți din acesta o livrare rapidă a informațiilor de care au nevoie. Cu alte cuvinte, ajungeți la subiect mai repede.

V-ați salutat destinatarul, ați scris o linie de deschidere/ v-ați prezentat, acum scrieți de ce îi trimiteți e-mail. Dacă trebuie să discutați mai multe lucruri, acordați-le prioritate și începeți-vă e-mailul cu cel mai important lucru. Poate fi să răspunzi la o întrebare sau să faci o cerere.

Legate de: Hack-uri Gmail pentru a vă ajuta să faceți mai multe

6. Includeți o idee mare

Dacă e-mailul dvs. se dovedește a fi puțin lung, atunci luați un sfat din scrierea obișnuită de conținut și adăugați o concluzie sau o idee mare la sfârșit.

Va pune toată atenția pe cel mai important lucru. De exemplu, aveți nevoie de ceva făcut mai întâi sau aveți nevoie de un răspuns imediat pentru a continua cu un proiect etc. De asemenea, puteți adăuga o concluzie spunând ceva de genul: Principalul rezultat din discuția noastră este [____].

7. Păstrați-l concis

Un profesionist mediu primește peste o sută de e-mailuri pe zi. Aceasta implică faptul că majoritatea persoanelor pe care le contactați sunt ocupate. Indiferent cât de mult te-ar plăcea, probabil că nu vor fi pregătiți pentru nici un fel de divagații. Așadar, păstrați-vă e-mailurile scurte și dulci.

Un alt dezavantaj al e-mail-urilor lungi este că, uneori, devin vagi, ies din punct de vedere principal sau pot chiar crea neînțelegeri.

8. Fii respectuos și generos

Frumusețea scrierii de e-mailuri respectuoase și politicoase este că s-ar putea să nu fii de acord cu cineva, să prezinți opinii alternative sau chiar să ceri favoruri, dar vor suna totuși bine de citit.

Dacă intenționați să faceți așa ceva în e-mailul dvs., luați în considerare mai întâi să mulțumiți destinatarului sau să-l complimentați pentru munca sau ideile sale. Apoi, prezentați-vă părerea fără să spuneți direct ce au făcut a fost rău sau complet greșit.

9. Adăugați o propoziție de închidere

Linia de închidere depinde de tipul de răspuns pe care îl așteptați de la persoana pe care o trimiteți prin e-mail. Puteți alege să vă încheiați e-mailul cu o declarație sau cu o întrebare închisă, în funcție de context. Cu toate acestea, evitați cu orice preț să închideți cu o întrebare deschisă.

Acest lucru se datorează, în principal, faptului că o declarație și o întrebare închisă oferă conversației tale o direcție, mențin lucrurile pe drumul cel bun și asigură un răspuns.

Cu toate acestea, o întrebare deschisă mărește firul de discuție în mod inutil. În plus, dacă contactați pe cineva extrem de ocupat, e-mailul dvs. poate fi ignorat cu totul.

Iată un exemplu de întrebare închisă.

Să discutăm mai departe în timpul unui apel. Care oră funcționează cel mai bine pentru tine? [Ora 1] [Ora 2] [Ora 3]

Face procesul de luare a deciziilor mai ușor pentru destinatarul dvs.

Pe de altă parte, iată un exemplu de întrebare deschisă.

Putem discuta mai departe la un apel. Deci, când ești liber?

Aceasta pune presiune asupra destinatarului să-și verifice calendarul înainte de a răspunde, ceea ce face dificilă acțiunea.

În plus, o declarație poate fi, de asemenea, o idee bună de adăugat la un e-mail. De exemplu:

Aștept cu nerăbdare vești de la tine/lucru cu tine. O zi plăcută. Mulțumesc.

10. Ieșire

În cele din urmă, vă puteți încheia e-mailul cu oricare dintre aceste expresii de semnare, în funcție de contextul e-mailului dvs.

• Salutări calde
• Salutari
• Cu sinceritate
• Cel mai bun
• Noroc
• Cele mai bune gânduri

Toate aceste sfaturi sunt suficiente pentru a vă ajuta să compuneți și răspunde corect la toate e-mailurile.

Dacă doriți să obțineți noi proiecte sau un nou loc de muncă, sau dacă jobul dvs. actual necesită să trimiteți mai multe e-mailuri pe zi, aceste instrumente AI vă pot fi utile.

Acest instrument vă ajută să creați linii de deschidere personalizate pe baza datelor de profil LinkedIn ale destinatarilor dvs. Tot ce trebuie să faceți este să adăugați adresa URL LinkedIn a destinatarului în instrument și va veni cu linii de deschidere unice pe baza detaliilor profilului acestuia.

Instrumentul costă 36 USD pe lună pentru până la 200 de linii de deschidere.

SmartWriter.ai vă ajută să culegeți date din profilul public al destinatarului și din știrile în care sunt menționate. Vă ajută să creați e-mailuri personalizate pentru persoanele cu care vă adresați.

Îl puteți folosi pentru a trimite e-mailuri reci sau mesaje LinkedIn pentru sensibilizare. Abonamentul pentru instrument începe de la 49 USD pe lună.

Dacă începeți o nouă afacere și aveți nevoie de finanțare, Snazzy.ai poate fi instrumentul perfect pentru dvs. Vă ajută cu șabloane de e-mail pentru a prezenta VC sau investitori îngeri.

Dar mai întâi, va trebui să creați un cont pe platformă. Pentru a începe să trimiteți e-mailuri, introduceți publicul pe care îl vizați, cuvintele cheie pe care le căutați și descrierea ofertei dvs. Și vă va economisi mult timp, oferind o primă schiță personalizată.

După aceea, îl puteți modifica puțin pentru a asigura perfecțiunea. Abonamentul începe de la 25 USD pe lună.

Acesta este un alt instrument AI care vă ajută să găsiți cârligul perfect pentru destinatarii dvs. Pentru a începe cu Lyne.ai, introduceți CSV-ul potențialilor dvs. cu e-mailurile lor de serviciu sau URL-urile profilului lor LinkedIn.

De asemenea, puteți decide câte propoziții doriți să scrie instrumentul pentru deschidere, de exemplu, 1-2 propoziții sau 3-4 propoziții etc. Abonamentul începe de la 99 USD pe lună.

Scrierea e-mailurilor nu a fost niciodată mai ușoară

Dacă ți s-a părut vreodată dificil să aduni toate punctele pentru a compune un e-mail bun, lupta ta se termină astăzi.

Utilizați aceste sfaturi sau instrumente pentru a scrie mai rapid următorul e-mail eficient!

Cele mai bune 4 aplicații de e-mail pentru Windows despre care nu ați auzit niciodată

Cu toții cunoaștem aplicațiile clasice de e-mail Windows pe care toată lumea le place să le folosească, așa că ce zici de unele despre care nu ai auzit niciodată până acum?

Citiți în continuare

Despre autor