Cum să legați datele Excel la prezentarea dvs. PowerPoint

Doriți întotdeauna să aveți cele mai recente date disponibile dacă faceți o prezentare. În acest fel, vă puteți asigura că diapozitivele sunt exacte și reflectă realitățile de pe teren.

Cu toate acestea, există momente în care trebuie să creați o prezentare, deoarece colegii dvs. încă colectează date. Cum vă puteți asigura că orice modificare pe care o fac în baza de date Excel se reflectă în diapozitivul PowerPoint?

Aici intervine funcția Lipire link. Iată cum să îl utilizați pentru a vă asigura că aveți întotdeauna cea mai recentă bază de date și informații despre diagrame despre prezentarea dvs.

Pentru a conecta tabelul Excel cu prezentarea, acesta trebuie mai întâi să existe. Dacă colegii dvs. nu l-au creat încă, puteți crea un tabel cu substituenți pe care îl puteți selecta și copia, apoi cereți colegilor să-i actualizeze conținutul. După ce ați creat datele inițiale, urmați pașii descriși mai jos.

1. Selectați tabelul pe care doriți să îl copiați în prezentarea dvs.
2. Click pe Copie sau apăsați Ctrl + C (Comanda + C pentru utilizatorii de Mac).
instagram viewer
3. Deschis Microsoft powerpoint.
4. Deschideți prezentarea fișierului la care lucrați dacă aveți deja una; în caz contrar, dați clic pe Prezentare goală.
5. Pe un diapozitiv gol, mergeți la Panglică meniu de acasă.
6. Faceți clic pe sageata in jos sub pictograma lipire.
7. Alege Lipire specială...
8. În fereastra Paste Special, alegeți Lipește link-ul buton de radio.
9. Alege Obiect foaia de lucru Microsoft Excel.
10. presa O.K.

După ce ați terminat, veți vedea tabelul pe care l-ați copiat din Excel care va apărea în prezentarea PowerPoint.

Cu toate acestea, trebuie să accesați fișierul Excel sursă pentru a edita conținutul sau formatarea tabelului pe care l-ați adăugat. Pentru a face acest lucru, puteți deschide fișierul unde l-ați salvat; sau, puteți face dublu clic pe tabel și va deschide automat fișierul sursă.

Legate de: Cum să vă organizați foile de calcul în Excel

Crearea unei diagrame dinamice

Una dintre cele mai ușoare moduri de a vizualiza, compara și analiza datele și tendințele este utilizarea graficelor. Cu toate acestea, dacă doriți să creați o diagramă din tabelul Excel legat pe care tocmai l-ați creat, mai întâi trebuie să faceți acest lucru din fișierul sursă. După ce ați realizat diagrama, o puteți copia și conecta la fișierul dvs. PowerPoint. Iată cum să o faci.

1. Selectați diagrama pe care o creați în Excel.
2. Click pe Copie sau apăsați Ctrl + C (Comanda + C pentru utilizatorii de Mac).
3. Deschis Microsoft powerpoint.
4. Accesați diapozitivul în care doriți să plasați diagrama pe care tocmai ați copiat-o.
5. Pe Acasăpanglică de meniu, faceți clic pe sageata in jos sub pictograma lipire.
6. În Opțiuni de lipire, puteți alege fie Utilizați tema destinației și datele linkului (L) sau Păstrați formatarea sursă și date link (F). Acestea sunt a treia și, respectiv, a patra pictogramă. Prima opțiune vă permite să utilizați tema pe care o utilizați pentru prezentare, în timp ce a doua păstrează aspectul fișierului Excel sursă.
7. După ce ați inserat diagrama, o puteți muta în funcție de nevoile dvs.

Legate de: Cum să creați grafice și diagrame puternice în Microsoft Excel

Actualizarea diagramei dvs

Din păcate, dacă trebuie să faceți modificări diagramei dvs., va trebui să deschideți datele sale sursă în Excel. Dacă aveți acces la fișierul Excel, puteți doar să faceți modificări direct și ar trebui să se reflecte automat pe diagrama PowerPoint.

Dacă nu aveți fișierul Excel deschis, puteți Click dreapta pe diagrama PowerPoint, apoi alegeți Editați datele > Editați datele în Excel în meniul contextual. De asemenea, puteți selecta Editați datele > Editați datele pentru a deschide o fereastră mică dacă trebuie doar să faceți modificări minore.

În cazul în care modificările pe care le faceți nu se reflectă automat în diagrama PowerPoint, o puteți actualiza manual. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe diagramă, accesați Panglică de meniu Chart Design, apoi faceți clic pe Actualizează datele. Aceasta va extrage cele mai recente informații din fișierul Excel legat și va actualiza informațiile afișate pe diagrama PowerPoint.

Spre deosebire de tabelul de date Excel, orice modificări pe care le faceți designului diagramei în Excel nu vă vor afecta diagrama în PowerPoint. Din acest motiv, trebuie să finalizați designul și aspectul diagramei din care copiați în Excel înainte de a o copia în prezentarea dvs.

Alternativ, puteți face modificări de design în diagrama PowerPoint în mod independent. Aceasta înseamnă că puteți schimba modul în care arată diagrama de prezentare fără a afecta diagrama pe care ați copiat-o din Excel.

Pentru a face aceste modificări, faceți clic pe diagramă, apoi accesați Panglică de meniu Chart Design. Puteți alege cum se simte graficul sub Stiluri de diagrame. Dacă credeți că tipul actual de diagramă nu se potrivește bine cu prezentarea dvs., îl puteți chiar schimba.

Click pe Schimbați tipul diagramei pentru a deschide o nouă fereastră. De acolo, puteți alege orice tip de diagramă care vă place în coloana din stânga.

Legate de: Cum se face un grafic de linii în Excel

Uneori, nu vă puteți aminti dacă tabelele și diagramele din prezentarea dvs. sunt legate la un fișier Excel. Sau ar putea fi cazul în care ați conectat datele PowerPoint la o foaie de calcul, dar nu vă amintiți unde le-ați salvat.

Puteți verifica direct fișierul PowerPoint dacă este legat de vreun fișier și unde sunt aceste fișiere. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Fişier în panglică de meniu. În meniul pe ecran complet care se deschide, accesați Info pe coloana din stânga.

Sub Info fereastra, pe mana dreapta coloana, accesați Documente relatate. Click pe Deschide locația fișierului pentru a vedea unde sunt salvate fișierele legate.

Dacă ați mutat fișierele Excel legate, faceți clic pe Editați linkurile către fișiere. Va apărea o fereastră Link-uri care arată fiecare obiect legat și locația fișierului atașat acestuia. Fereastra vă oferă patru opțiuni:

• Actualizează acum: Actualizați datele obiectului la cele mai recente modificări din fișierul legat.
• Sursa deschisa: Deschide fișierul Excel legat.
• Schimbați sursa...: Deschide o fereastră File Explorer pentru a modifica fișierul legat.
• Rupe legătura: elimină linkul din prezentarea dvs.

Rămâneți mereu la curent

Această funcție ingenioasă a apărut pentru prima dată în Microsoft Office 2010 și de atunci a fost disponibilă pentru toți utilizatorii Office. Deci, ori de câte ori faceți o prezentare bazată pe date incomplete, nu mai trebuie să vă faceți griji cu privire la actualizarea manuală în viitor.

Copiind informațiile Excel și apoi lipindu-le în prezentarea dvs. ca element legat, aveți garanția că veți avea cele mai recente date actualizate automat în fișierul PowerPoint.

10 sfaturi PowerPoint pentru pregătirea unei prezentări profesionale

Utilizați aceste sfaturi Microsoft PowerPoint pentru a evita greșelile obișnuite, pentru a menține publicul implicat și pentru a crea o prezentare profesională.

Citiți în continuare

Despre autor