Cele mai bune 5 sfaturi pentru a scrie o declarație de scop a unui proiect Killer

Știați că va costa mai puțin efort fizic, mental și emoțional dacă stăpâniți arta de a proiecta o declarație de scop a proiectului (PPS)? Asta nu e tot. Cu doar câteva ajustări și o ceașcă de cafea, puteți face călătoria dvs. PPS a doua natură spre succes.

Atunci când adoptați abordarea corectă pentru a învăța și înțelege PPS, vă puteți mai mult decât dubla stima de sine într-un an.

Nu ați dori să citiți mai departe pentru a afla mai multe despre motivul pentru care aveți nevoie de o declarație de scop al proiectului și de câteva sfaturi pentru a le scrie altele consecvente și acționabile? Haide să mergem.

Ce este o declarație de scop a proiectului?

Declarațiile de scop al proiectului (PPS) sunt planuri bine articulate, concepute pentru a pregăti, dinamiza și ghida echipele cu o foaie de parcurs pentru realizarea unui proiect live. PPS furnizează informații specifice despre cum, ce, când și de ce proiectele decurg așa cum o fac.

Declarația dvs. de scop este, de asemenea, planul dvs. de proiect. Pentru un rezultat de succes, identifică cerințele generale și specifice ale proiectului dumneavoastră. Un PPS bine scris evidențiază în mod explicit detaliile ascunse și deschise despre proiectul dvs. Acest lucru ajută la evitarea oricăror neînțelegeri, interpretări greșite sau denaturari care pot apărea.

De ce aveți nevoie de o declarație de scop a proiectului?

Implementarea unui proiect de succes poate fi o experiență alunecoasă, echipele fiind copleșite de dilema domeniului proiectului. Cu toate acestea, pentru ca un proiect să-și atingă obiectivele la timp, este important să identificați anumite repere în fiecare punct. Aici este utilă declarația scopului proiectului.

Un PPS amănunțit ar trebui, printre altele, să vă ajute pe dvs. și echipa dvs. să evitați întârzierile proiectului. Similar cu o propunere de proiect care rezumă toate aspectele proiectului dumneavoastră, servește, de asemenea, ca o platformă pentru a menține aderarea strictă la liniile directoare importante ale proiectului. Acest lucru vă va ajuta, în mare măsură, echipa să vă asigurați că termenele limită sunt respectate, iar activitățile acționabile rămân în limitele bugetelor stipulate.

Cele mai bune 5 sfaturi pentru a scrie o declarație de scop a unui proiect Killer

Necesitatea de a veni cu o strategie pe care să puteți scrie cu succes un PPS solid și acționabil nu poate fi exagerată. Pentru a evita orice dubiu, iată câteva sfaturi utile pentru a vă ajuta să vă creați următorul PPS.

1. Declarația de scop

Care este scopul proiectului tău? Care este motivația din spatele acestui demers? Care este scopul proiectului tău? Răspunsul la aceste întrebări vă ajută să identificați unicitatea declarației dvs. de scop și modul în care aceasta vă atinge obiectivele proiectului.

Fiecare proiect ar trebui să aibă o declarație de scop care este împărtășită întregii echipe. Ar trebui să rezoneze cu membrii echipei pentru a le permite să accepte ideea.

Fiecare fază a planificării proiectului ar trebui să susțină obiectivele și scopurile proiectului în întregime. Acesta este un domeniu în care părților interesate li se reamintește scopul și obiectivele proiectului. Ar trebui să fie o parte continuă a rezultatelor proiectelor în timpul întâlnirilor cu părțile interesate cheie.

Trebuie să țineți cont de aceste obligații atunci când planificați și programați declarația de scop. De asemenea, încercați să includeți sarcinile atribuite membrilor pentru a îndeplini fiecare livrabil al proiectului. Și asta pentru că nu poți realiza un proiect izolat. Căutarea ta pentru succes se bazează în mare măsură pe contribuțiile echipei pentru a face succesul constant.

2. Obiectivele

O declarație de proiect de nivel superior servește drept bază de bază pentru succesul obiectivelor colective ale echipei. Alinierea scopului unui proiect cu obiectivele dvs. favorizează un sentiment de coerență. Acest lucru se aliniază în cele din urmă în mod intenționat cu profitabilitatea obiectivelor proiectului.

Cunoașterea obiectivelor de la început vă oferă o imagine mai clară a acțiunilor de întreprins pentru a ajunge la destinația finală. Vă puteți da seama cu ușurință când sunteți în afara drumului dacă acțiunile dvs. nu se aliniază cu obiectivele dvs.

Obiectivele garantează, de asemenea, calitatea proiectului și standardul de muncă necesar pentru îndeplinirea sarcinilor gestionate de dumneavoastră și de echipa dumneavoastră pe toată durata de valabilitate a proiectului. Aceasta include sarcini de supraveghere și coordonare. Cu toate acestea, pentru a vă recunoaște obiectivele, cel mai bine este să utilizați abordare SMART: Specific, Măsurabil, Realizabil, Relevant și Limitat în timp.

3. Domeniul de aplicare

Este esențial să subliniem exact ce va face parte din PPS și ce nu va face parte din acesta. Conceptul de a determina ceea ce face lista ta este denumit și domeniul de aplicare al proiectului.

Definirea domeniului de aplicare al PPS vă ajută să vă mențineți concentrarea asupra a ceea ce este important. Există tendința de a mușca mai mult decât poți mesteca în încercarea de a fi detaliat. Procedând astfel, vă diluați PPS-ul cu informații irelevante.

Elementele incluse în proiect pun o bază solidă pentru proiecte viitoare. Vrei ca fundația să fie cât mai puternică. Declarația de aplicare ar trebui să includă cât mai multe informații posibil despre domeniul de aplicare al proiectului.

4. Buzunar de testare a memoriei

Munca pe care o faci se va schimba de-a lungul lunilor sau anilor și aici intră în joc testul de memorie. Ideea principală este să poți surprinde în continuare ideile de bază ale scopului proiectului tău. Sapă adânc ar trebui să rezoneze cu tine și echipa ta în moduri care să se alinieze cu valorile tale de bază.

Țineți minte că declarația scopului proiectului este, în principiu, coloana vertebrală a cine sunteți ca individ sau organizație. Acest lucru vă va ajuta, în cele din urmă, să vă conduceți strategia de atragere a talentelor potrivite și, de asemenea, să dați sens eforturilor dvs.

Faceți-vă ideile PPS memorabile cu aplicații de storyboarding pentru a vă ajuta echipa să înțeleagă mai bine ceea ce aveți în minte și să lăsați o impresie de durată asupra lor.

5. Flexibilitatea opțiunilor

Declarația dvs. de planificare a proiectului ar trebui să înceapă cu accent pe sarcinile convenite necesare pentru a îndeplini obiectivele pe termen scurt în fiecare etapă. Caracterul practic al atingerii etapelor proiectului ar trebui să se răspândească în mod uniform, cu un model intermediar de cel mult un salt de cinci până la șase săptămâni între fiecare etapă.

Efectuarea planurilor în acest fel nu este doar utilă, dar menține și procesul de scop al proiectului întemeiat pe realitatea de acum, mai degrabă decât să facă calendare elaborate pentru considerente futuriste.

Pe scurt, această abordare este destul de ușor de gestionat și, în esență, suficient de previzibilă și flexibilă pentru a se adapta circumstanțelor în schimbare ale proiectului. Puteți utiliza instrumentele de raportare a proiectelor pentru ține evidența activităților tale și măsoară-ți progresul.

Fă-o un pas la un moment dat

Există o tendință ca tine să fii copleșit de eforturile tale PPS, dar nu ar trebui să fii. Începeți cu unul sau doi chiar acum. Încercați-le și adăugați mai multe pe măsură ce vă simțiți confortabil. Odată ce vezi cât de ușor este, vei dori să te scufunzi imediat. Veți crea în sfârșit tipurile de proiecte pe care le-ați citit sau la care ați visat.

Nu-ți face griji să fii perfect sau să implementezi totul deodată. Alege doar unul sau două dintre punctele tale preferate și fii consecvent cu ele. Cel mai important, nu uitați să vă concentrați pe toate bucuriile și succesele care vin cu răbdarea și perseverența.

Cele mai bune 8 tipuri de rapoarte de management de proiect pe care ar trebui să le cunoașteți

Indiferent dacă ești manager de proiect sau faci parte dintr-o echipă de management de proiect, trebuie să știi despre cele mai comune tipuri de rapoarte. Aici sunt câțiva dintre ei!

Citiți în continuare

Despre autor