Cele mai bune 8 moduri de a utiliza aplicațiile Google Workspace pentru managementul proiectelor

Multe organizații se bazează pe Google Workspace ca suită de birou colaborativă. Cu toate acestea, nu știu că aceleași aplicații pot fi utile și pentru managementul proiectelor.

Folosind aplicațiile Google Workspace, puteți profita la maximum de acestea și puteți săriți peste necesitatea de a încorpora instrumente suplimentare de gestionare a proiectelor. Acest articol va detalia modul în care puteți utiliza pe deplin aplicațiile Google Workspace pentru managementul proiectelor.

1. Colaborare și urmărire a sarcinilor de proiect

Majoritatea proiectelor necesită colaborare între colegii de echipă. Chiar dacă aveți o echipă distribuită care lucrează la un proiect, bazat pe cloud aplicații Google Workspace vă poate ajuta să colaborați cu ușurință. Puteți folosi Foi de calcul pentru a planifica proiectul și pentru a crea diagrame Gantt pentru a gestiona sarcinile și termenele limită.

Membrii echipei trebuie să-și actualizeze în mod regulat progresul în foaia de calcul. Astfel, fișa conține întotdeauna informații actualizate. De asemenea, poate funcționa ca instrument de urmărire a sarcinilor sau de urmărire a timpului pentru echipă.

Cu Google Calendar, aflați despre orele gratuite și angajate pentru fiecare membru al echipei. Împărtășirea notelor cu colegii de echipă și menținerea organizației folosind a lista de sarcini este fezabil cu Google Keep.

2. Comunicare fără efort în echipă

Este de la sine înțeles că Gmail este unul dintre cei mai buni furnizori de servicii de e-mail din lume. Dacă utilizați Google Workspace, nu trebuie să vă gândiți de două ori pentru a asigura o comunicare flexibilă și clară între membrii echipei dvs. Gmail este aici pentru a facilita comunicarea perfectă în echipă.

Puteți crea o listă de e-mail „Grupuri” și puteți adăuga toți membrii echipei din acel grup. Apoi, puteți folosi o singură adresă de e-mail pentru a partaja informații, resurse și actualizări cu întreaga echipă.

Persoanele care lucrează la mai multe proiecte în același timp pot eticheta e-mailurile legate de diferite proiecte. Astfel, e-mailurile cu etichete diferite vor fi stocate în foldere separate. De asemenea, puteți marca cu stea e-mailurile importante pentru a le găsi rapid.

3. Programarea resurselor echipei pentru proiect

Managerii de proiect deseori le este dificil să atribuie și să programeze sarcini membrilor echipei pentru un nou proiect în timp ce alte proiecte sunt în derulare. Dacă folosesc Google Workspace, aplicația Calendar poate oferi o soluție ușoară la această problemă.

Membrii echipei își pot marca sarcinile și programele într-un calendar comun. Astfel, toată lumea va ști cine este ocupat până la ce dată și va atribui noi sarcini în consecință. Echipele îl pot folosi pentru a monitoriza termenele limită și etapele de referință și pentru a primi mementouri.

Puteți crea calendare de echipă separate pentru urmărirea vacanțelor, întâlnirilor și sesiunilor de antrenament.

4. Partajați și stocați date digitale

Proiectele moderne au nevoie de stocare securizată pentru fișiere și documente care conțin date critice. În același timp, membrii proiectului ar trebui să aibă acces la ele 24/7. Aplicația Google Drive este aici pentru a stoca toate fișierele, documentele, imaginile și videoclipurile legate de proiect.

Această aplicație de stocare a fișierelor bazată pe cloud vă poate stoca în siguranță fișierele. Dacă faceți modificări fișierelor, acestea se sincronizează instantaneu. Astfel, orice alt membru al echipei poate accesa conținutul actualizat.

Controalele de partajare și acces din Google Drive fac munca în colaborare fără probleme. De exemplu, puteți partaja o copie nefinalizată a unui fișier cu clientul pentru aprobare, cu permisiunea de a vizualiza doar documentul.

În plus, puteți crea drive-uri partajate separate pentru diferite echipe de proiect și le puteți partaja pentru acces rapid.

5. Creați rapoarte și prezentări

Căutați un instrument pentru a crea rapoarte atrăgătoare și explicative? Doriți să includeți diferite diagrame și grafice în acele rapoarte? Foi de calcul Google este aplicația pentru tine. Vă ajută să partajați orice tip de date numerice în stilul cel mai potrivit. De asemenea, vă permite să lucrați în colaborare la un raport.

Prezentarea este o altă parte esențială a proiectelor. The Prezentări Google aplicația este instrumentul perfect de generare a prezentărilor Google Workspace. Îl puteți folosi pentru a vă împărtăși viziunea, a descrie performanța echipei și a vizualiza date vitale.

În timp ce lucrați de la distanță, este, de asemenea, posibil să partajați prezentările Google Slides în timpul conferințelor video folosind funcția de partajare a ecranului din Google Meet.

6. Preluarea proiectului online

Sites este aplicația Google Workspace prin care creați site-uri de înaltă calitate fără cunoștințe de programare sau design. Puteți folosi Google Sites pentru un proiect, un eveniment sau o echipă.

Puteți utiliza Site-uri Google ca un centru pentru a stoca toate documentele, actualizările, calendarele, calendarele și livrabilele. Acesta va permite tuturor colegilor de echipă să acceseze toate informațiile legate de proiect dintr-un singur loc.

7. Întâlniri și conversații de echipă

Echipele care lucrează la un proiect trebuie să rămână în contact tot timpul. Pe lângă e-mailuri, aceștia pot folosi Google Workspace Chat pentru mesagerie instantanee și aplicația pentru apeluri video Google Meet pentru întâlniri virtuale.

Pe lângă mesajele directe către membrii individuali, Google Chat acceptă și conversațiile de grup, astfel încât echipele să poată colabora fluid din locuri îndepărtate. În timp ce utilizați Chat, puteți, de asemenea, să partajați fișiere cu alții și să lucrați la o sarcină.

Google Meet acceptă atât apeluri audio, cât și apeluri video, astfel încât să vă puteți conecta cu colegii oricând doriți. Puteți lucra oricând la un document cot la cot în timpul unei întâlniri pe Google Meet, ceea ce duce colaborarea la nivelul următor.

În timpul unei întâlniri, puteți utiliza și aplicația Keep pentru a lua note și a scrie procese-verbale. Puteți partaja cu ușurință aceste note și le puteți atașa la alte documente.

8. Managementul documentelor și colaborarea

Echipele care lucrează la proiecte trebuie să gestioneze numeroase documente. Situația devine problematică atunci când trebuie să colaboreze la acele documente. Distribuirea manuală a documentelor și editarea lor separată poate împiedica performanța echipei și poate provoca întârzieri în proiect.

Legate de: Motivele pentru care proiectele sunt întârziate și cum să le evitați

Utilizatorii Google Workspace pot încerca Documente și Foi de calcul pentru a gestiona documente. Mai multe persoane pot accesa aceste documente și pot lucra la ele simultan. Indiferent de modificările pe care le faceți documentelor și foilor de calcul, acestea vor fi vizibile în timp real.

De asemenea, este posibil să comentați și să oferiți feedback cu privire la aceleași documente. Cu funcția de istoric al versiunilor, puteți urmări cu ușurință cine a făcut modificările documentelor și când.

Managementul proiectelor simplificat cu Google Workspace

Întreprinderile folosesc adesea mai multe aplicații și instrumente pentru a gestiona diverse aspecte ale unui proiect. Dacă utilizați deja aplicații Google Workspace, acestea vă pot ajuta și cu gestionarea proiectelor.

Acum că știți cum să utilizați aplicațiile sale pentru a gestiona sarcinile legate de proiect, administrarea proiectului va deveni mai ușoară. Cu toate acestea, există și alți furnizori de facilități de spațiu de lucru, în afară de Google, pe care ați putea dori să îi verificați.

Cele mai bune 6 spații de lucru care nu sunt de la Google sau Microsoft

Microsoft și Google nu sunt singurele companii care oferă facilități pentru spații de lucru. Iată câteva dintre cele mai bune alternative pe care le puteți verifica!

Citiți în continuare

Despre autor