5 sfaturi eficiente pentru gestionarea sarcinilor suprapuse

Ai petrecut atât de mult timp lucrând la o anumită sarcină. Pe măsură ce vă parcurgeți munca, răsuflați ușurat. Timpul și efortul au meritat. Nu ai putea fi mai mulțumit de rezultat.

Dar momentul tău de bine este de scurtă durată, deoarece descoperi că altcineva din echipa ta tocmai a terminat de lucrat la aceeași sarcină. Devine și mai rău pe măsură ce realizezi că și coechipierul tău a făcut o treabă bună. Ai două lucrări grozave în fața ta, dar poți folosi doar una. Timpul, efortul și resursele cheltuite pentru unul dintre ele sunt o risipă completă.

Ce sunt sarcinile care se suprapun?

Sarcinile suprapuse sunt sarcini care sunt executate fie în același timp, fie secvenţial. Acestea apar de obicei dacă mai mult de o persoană lucrează la un singur proiect, producând mai multe versiuni atunci când este necesară o singură versiune.

Suprapunerea nu este exclusivă pentru sarcini; apare și în programele tale. Puteți stabili două întâlniri diferite în același timp. Și, din păcate, nu te poți împărți în două pentru a fi în locuri diferite simultan. Deci, trebuie să renunți la una dintre întâlniri.

De ce se suprapun sarcinile?

Sarcinile nu se suprapun în mod implicit. Există lacune în operațiunile dvs. care permit dublarea să treacă neobservată. Și până când acestea vor fi rezolvate, sarcinile vor continua să se suprapună, provocând o risipă de resurse.

Să aruncăm o privire la câteva motive pentru care sarcinile se suprapun.

1. Flux de lucru ineficient

Cum atribui sarcini membrilor echipei? Dacă nu aveți o structură adecvată pentru delegarea sarcinilor, există șansa să atribui aceeași sarcină mai multor persoane.

Cercul continuă dacă colegii de echipă aleg sarcinile la care doresc să lucreze fără a verifica dacă altcineva lucrează deja la același proiect.

2. O lipsă de cooperare în echipă

În calitate de lider de echipă, este responsabilitatea ta să construiești spiritul de echipă în echipa ta, astfel încât membrii să poată coopera pentru atingerea unui obiectiv comun.

Lipsa de cooperare creează zone gri. Mai multe persoane pot lucra independent la o singură sarcină fără a fi conștienți de aceasta. Chiar și atunci când colaborează la sarcini succesive, fac tot ce doresc, fără a verifica cu alți colegi de echipă.

3. Supraîncărcare de muncă

Eficiența și supraîncărcarea de lucru nu se amestecă bine. Dacă doriți ca angajații să vă ofere tot ce au mai bun, rezistați să le atribuiți prea multă muncă.

Când oboseala se instalează din cauza supraîncărcării de muncă, fluxul de lucru tinde să se schimbe. În loc să urmeze procesul corespunzător pentru a se asigura că nu dublează o sarcină, ei continuă cu următoarea disponibilă.

Cele mai bune 5 sfaturi pentru a gestiona sarcinile care se suprapun

A avea o echipă productivă înseamnă un management eficient. Poti avea sute de angajati si totusi sa fii neproductiv daca nu ii coordonezi corect. Sarcinile suprapuse vă pot împiedica productivitatea dacă nu sunt bifate.

Să ne uităm la cum să procedăm.

1. Fiți deschis cu privire la sarcini

Una dintre valorile de bază ale celor mai puternice echipe de la locul de muncă este transparența. Dacă aveți suficientă încredere în membrii echipei dvs. pentru a lucra cu ei, ar trebui să fiți deschis cu privire la locurile de muncă pe care trebuie să le facă.

Fiecare angajat ar trebui să fie la curent cu informațiile despre serviciu. Punerea tuturor cărților pe masă îi informează despre sarcinile la care lucrează și cu cine lucrează. Când există un dezechilibru de cunoștințe despre muncă, colegii de echipă pot lucra la aceleași sarcini fără a fi conștienți de acest lucru.

Oamenii sunt împuterniciți să realizeze sarcinile mai rapid atunci când au cunoștințe anterioare despre ele. Va exista puțin sau deloc spațiu pentru suprapunerea sarcinilor atunci când există un echilibru în cunoștințe.

2. Măsurați progresul

Ce modalitate mai bună de a ști cum se descurcă angajații la sarcini decât de a le măsura progresul? Dacă delegi sarcini și pleci, nu fi surprins dacă acestea nu sunt executate la timp sau realizate eficient.

Verificând modul în care se desfășoară munca, puteți vedea când sarcinile sunt duplicate. Detectarea redundanței suficient de devreme vă ajută să o opriți înainte ca timp și resurse să fie irosite cu ea.

Urmărirea manuală a performanței angajaților este solicitantă. Trebuie să renunți la propriile responsabilități și să monitorizezi îndeaproape fiecare pas pe care îl fac. Dar, datorită instrumentelor de flux de lucru, puteți automatiza procesul. Veți vedea cum membrii echipei dvs. se implică în sarcinile lor în fiecare moment. Instrumente ca Asana vă ajută să vă creșteți productivitatea și pentru a preveni suprapunerea sarcinilor.

3. Cultivați o comunicare eficientă

Comunicarea eficientă asigură că mesajele sunt transmise clar, fără interferențe de zgomot pentru a modifica semnificațiile.

Suprapunerea sarcinilor apare adesea din cauza lipsei de informații sau a unei comunicări greșite. Atunci când angajații nu înțeleg clar instrucțiunile care le sunt date, aceștia lucrează pe baza a ceea ce cred că ar trebui să facă.

Cultivarea unei comunicări eficiente nu se referă doar la cuvintele rostite sau scrise. De asemenea, presupune furnizarea instrumentele potrivite pentru comunicare. Instrucțiunile de lucru ar trebui transmise întregii echipe rapid și fără întârzieri. Când apar noi evoluții, asigurați-vă că informați imediat membrii echipei despre acestea.

4. Numiți supraveghetori de proiect

În funcție de dimensiunea echipei dvs., este posibil să aveți nevoie de mâini suplimentare pentru a vă ajuta la supravegherea sarcinilor.

Fii cu ochii pe toți nu este fezabil dacă echipa ta este mare. Veți avea nevoie de supraveghetori de proiect pentru a relaționa cu lucrătorii dvs. la nivel individual. Managerul de proiect este cufundat pe deplin în sarcini, luând notă de ceea ce funcționează și ce nu funcționează.

Dacă cineva are întrebări despre sarcinile sale, poate întreba cu ușurință supervizorul. Este dificil ca sarcinile să fie duplicate sub supravegherea managerului de proiect, deoarece sunt conștienți de toate aspectele proiectului.

5. Automatizați fluxul de lucru

Este mai ușor ca sarcinile să se suprapună atunci când sunt gestionate manual. Indiferent cât de atent ai încerca să fii în alocarea și gestionarea sarcinilor pentru a preveni dublarea, lucrurile pot trece prin fisuri.

Adoptarea instrumentelor de automatizare pentru delegarea sarcinilor asigură că nicio sarcină nu este luată de două ori. Odată ce un membru al echipei lucrează la asta, jobul este marcat de pe listă.

Automatizarea este eficientă și pentru sarcini secvențiale. Sistemul este configurat astfel încât sarcina anterioară să fie finalizată înainte de a putea trece la următoarea.

Fă fiecare efort să conteze

Consecințele sarcinilor suprapuse sunt pe termen lung. Timpul și resursele cheltuite pentru eforturi duplicate pot părea nesemnificative la suprafață. Dar atunci când sunt compilate în timp, îți dai seama că ai pierdut atât de mult.

A avea doi oameni care fac o treabă grozavă în două versiuni ale unei sarcini, când tot ce ai nevoie este o singură versiune, nu face nicio versiune mai bună. Cealaltă persoană ar fi putut depune tot acest efort într-o activitate diferită pentru a vă oferi două lucrări grozave care sunt utile.

Ce este teoria fluxului? Cum să o aplici pentru a-ți îmbunătăți productivitatea

Doriți să fiți în zonă și să vă îmbunătățiți productivitatea? Iată cum să utilizați teoria fluxului pentru a vă îmbunătăți angajamentul și plăcerea.

Citiți în continuare

Despre autor