Când apare un nou proiect, este adesea cazul ca echipa ta să se reunească pentru a discuta cum să-l rezolve cel mai bine. Dacă este făcut în mod corect, poate face minuni pentru rezultatul dvs.
Cu toate acestea, în timp ce vă străduiți din răsputeri să culegeți roadele acestui tip de muncă în echipă, s-ar putea să vă supraangajați din neatenție și să creați o problemă numită „supraîncărcare de colaborare”.
În acest articol, vom discuta sfaturi și instrumente pe care le puteți folosi pentru a evita suprasolicitarea de colaborare.
Ce este supraîncărcarea de colaborare?
Supraîncărcarea de colaborare apare atunci când oamenii se angajează atât de des cu colegii, încât împiedică productivitatea și afectează negativ bunăstarea angajaților.
Poate fi cauzată de mai mulți factori, cum ar fi prea multe întâlniri inutile, e-mailuri excesive, acces la mai multe instrumente, prea mulți oameni care lucrează la același proiect simultan sau fiind disponibili în orice moment pentru a răspunde colegilor întrebări.
Când se întâmplă acest lucru, membrii echipei pot deveni copleșiți și blocați cu sarcini de comunicare și de luare a deciziilor.
Acest lucru duce de obicei la scăderea eficienței muncii și a productivității. În unele cazuri, toate aceste sarcini de colaborare devin distrageri care îi împiedică pe indivizi să facă munca pe care trebuie să o îndeplinească singuri.
În cele din urmă, granițele dintre muncă și viața personală sunt estompate, angajații fiind nevoiți să ia acasă munca neterminată, ceea ce duce la epuizare.
Instrumentele greșite pot duce la confuzie, frustrare și suprasolicitare de colaborare. În schimb, instrumentele potrivite vă pot face echipa mai eficientă și mai productivă.
Primul pas pentru a depăși suprasolicitarea de colaborare este să selectați instrumentele potrivite pentru job. Nu toate soluțiile digitale sunt create egale, iar unele sunt mai potrivite pentru sarcini specifice decât altele.
De exemplu, sunt multe motive pentru a folosi instrumente de colaborare în loc de e-mail, inclusiv economisirea de timp, accesul mai bun la informații și îmbunătățirea productivității, pentru a numi doar câteva.
Acestea fiind spuse, atunci când selectați instrumente de colaborare pentru echipa dvs., asigurați-vă că alegeți instrumente ușor de utilizat pentru adoptare ușoară și cele care permit integrarea cu alte aplicații să funcționeze împreună perfect.
De exemplu, un instrument de chat în echipă, cum ar fi Slack poate fi grozav pentru comunicarea internă între colegi, în timp ce un instrument de management al sarcinilor ca Asana vă poate ajuta să urmăriți cine face ce și când. Ambele soluții software se conectează perfect împreună, permițându-vă acest lucru evitați schimbarea contextului și îmbunătățiți productivitatea echipei si colaborare.
2. Creați un flux de lucru clar
Este vital să creați un flux de lucru simplu pentru a evita ca prea mulți oameni să lucreze la același proiect. Un proces bine definit poate preveni confuzia și poate asigura că fiecare își cunoaște rolul și așteptările. Acest lucru le permite, de asemenea, angajaților să își gestioneze mai bine timpul în afara serviciului.
Asana este excelentă pentru această meserie. Puteți crea cu ușurință sarcini de la zero și le puteți atribui membrilor echipei dvs. sau puteți profita de una dintre numeroasele sale șabloane.
De exemplu, dacă echipa dvs. se ocupă de obicei de întrebările de asistență pentru clienți, dezvoltați un șablon pentru gestionarea acestora, astfel încât toată lumea să urmeze același proces de fiecare dată. Acest lucru va ajuta la reducerea oboselii decizionale și la îmbunătățirea calității rezultatului final. În plus, utilizați liste de verificare pentru a ajuta membrii echipei să rămână pe drumul cel bun și organizați, ceea ce va minimiza șansele ca sarcinile să fie uitate.
Un flux de lucru clar și roluri bine definite sunt esențiale pentru a evita supraîncărcarea de colaborare. Cu instrumentele potrivite și o înțelegere a modului în care să le utilizați cel mai bine, vă puteți menține echipa să lucreze productiv împreună, fără să vă simțiți copleșiți.
3. Creați un depozit central de date
O modalitate practică de a depăși suprasolicitarea de colaborare este prin crearea unui wiki intern pentru a centraliza toate fișierele și informațiile dvs. Acest lucru va face mai ușor pentru persoane să acceseze tot ce au nevoie într-un singur loc, fără distragerea atenției altor colegi de fiecare dată sau trecerea prin mai multe platforme pentru a găsi ceea ce sunt căuta.
Puteți face acest lucru folosind un instrument precum Tettra. Acest instrument vă permite să creați, să accesați și să partajați pagini cu echipa dvs. rapid și ușor. De asemenea, permite mai multor utilizatori să acceseze și să adauge informații simultan și are o funcție de căutare robustă pentru a găsi ceea ce cauți.
Având toate informațiile relevante într-un singur loc, membrii echipei pot găsi cu ușurință ceea ce au nevoie, fără a căuta prin mai multe e-mailuri. În plus, se integrează cu spațiul de lucru Slack, astfel încât să aveți întotdeauna cele mai actualizate informații la îndemână.
4. Profitați de comunicarea asincronă
Comunicarea asincronă este o modalitate excelentă de a îmbunătăți productivitatea și reduce supraîncărcarea de colaborare. De exemplu, în loc să ceri cuiva un răspuns imediat prin e-mail sau mesaj instantaneu atunci când ai nevoie de răspuns doar la o dată ulterioară, trimite-i un text și cere-i să răspundă când are timp.
Acest tip de comunicare poate fi benefic dacă programul de lucru al colegului tău nu se aliniază cu al tău, de exemplu, lucrând de la distanță în diferite fusuri orare. Acest lucru va permite ambelor părți să își îndeplinească munca fără a se întrerupe în mod constant atunci când nimeni nu are nevoie de un răspuns imediat.
Profitând de comunicarea asincronă, vă puteți salva de a primi notificări nesfârșite de mesagerie în fiecare zi, menținând în același timp interacțiunile productive ale echipei. O poți duce mai departe valorificarea întâlnirilor silențioase pentru o colaborare mai captivantă.
5. Recunoașteți colaborarea eficientă
Deși puteți utiliza tehnicile de mai sus pentru a evita suprasolicitarea de colaborare, este esențial să recunoașteți munca în echipă eficientă pentru a încuraja și motiva angajații să continue să lucreze împreună în mod productiv.
Puteți face acest lucru cu ușurință cu instrumente precum Bonus care permit managerilor să recunoască angajații ori de câte ori aceștia depășesc împreună o anumită sarcină. Se integrează bonus cu Slack, permițând recunoașterea frecventă și în timp util.
O colaborare eficientă este la îndemână
Colaborarea poate fi o soluție viabilă în multe cazuri, dar o dependență excesivă în ea poate fi problematică. Supraîncărcarea de colaborare poate fi o adevărată provocare la locul de muncă.
Cu toate acestea, cu aceste sfaturi la îndemână, puteți elimina distragerile inutile, încurajând în același timp interacțiunile productive la locul de muncă. Recunoscând semnele supraîncărcării de colaborare și luând măsuri pentru a le rezolva, vă puteți menține echipa să lucreze armonios împreună pentru obiective comune.
Colaborarea online cu clienții și echipele poate fi complicată. Utilizați aceste instrumente gratuite de încredere când lucrați de acasă.
Citiți în continuare
- Muncă și carieră
- Instrumente de colaborare
- Managementul stresului
- Sfaturi la locul de muncă
Loic este un scriitor de conținut independent la MakeUseOf și un învățat pe tot parcursul vieții. Își urmărește pasiunea pentru scris din 2016. Îi face plăcere să încerce noi gadgeturi tehnologice și software cu potențialul de a ajuta utilizatorii să devină mai productivi.
Aboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă buletinului nostru informativ pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Click aici pentru a te abona
