Ce este un audit de timp și de ce este important?

A fost o zi plină la serviciu. Te-ai așezat la birou cu ochii pe computer. Este ora de închidere. Pe măsură ce te pregătești să pleci, verifici volumul de muncă pe care ai făcut-o. Ceea ce vezi nu se potrivește cu orele pe care le depui. Te întrebi de ce este așa.

Este posibil să fi petrecut cea mai mare parte a timpului interacționând pe rețelele sociale în loc să faci munca pe care ți-ai propus.

Acest scenariu explică câți oameni își petrec timpul la serviciu. Stabilește-ți o cale diferită făcând un audit al timpului pentru a-ți investi timpul mai bine.

De ce trebuie să efectuați un audit de timp?

Un audit al timpului este un proces sistematic utilizat pentru a revizui modul în care îți petreci timpul. Vă permite să vă gestionați timpul în mod eficient pentru a vă atinge obiectivele.

Modul în care vă investiți timpul la locul de muncă vă afectează productivitatea. Cei mai eficienți oameni sunt cei care își pun timpul în valoare. Ce modalitate mai bună de a ști cum îți petreci timpul decât să faci un audit al timpului?

Să ne uităm la câteva motive pentru care ar trebui să iei mai în serios auditul de timp.

1. Management eficient al timpului

Gestionarea eficientă a timpului vă ajută îmbunătățiți echilibrul dintre viața profesională și viața privată. Îndepărtează excesele care îți fură timpul.

Petreci câteva ore la serviciu. Dar la sfârșitul zilei, îți dai seama că nu s-au realizat atât de multe. Un audit de timp vă ajută să vă dați seama care sunt activitățile neproductive în care vă petreceți timpul.

2. Luare rațională a deciziilor

Un audit de timp pune bazele solide necesare pentru a lua decizii informate în vederea atingerii obiectivului dvs. Ești mai înclinat să iei decizii raționale decât emoționale.

Atingerea obiectivelor de afaceri este mai rapidă atunci când le atașați un interval de timp. Cu un audit eficient al timpului, identificați cât timp puteți dedica obiectivelor dvs. și lucrați pentru realizarea unor etape într-o anumită perioadă.

3. Conștiința timpului și valoarea

S-ar putea să-ți investești timpul în activități neproductive fără să-ți dai seama. Probabil petreci câteva ore pe computer la serviciu. Dar ești ocupat pe Facebook pentru majoritatea orelor în care ar trebui să lucrezi. Până la sfârșitul zilei, știi că ai petrecut ore întregi pe computer, dar nu ai rezultate de afișat pentru asta.

Auditul timpului vă ajută să înțelegeți nu doar importanța timpului, ci și modul în care îl investiți. Cunoașterea aventurilor neproductive care vă ocupă timpul vă ajută să deveniți deliberat în a face ca timpul să conteze.

4. Obiectivitate

Efectuarea unui audit de timp vă ajută să fiți mai degrabă obiectiv decât subiectiv. Culegeți informații despre cum și unde vă petreceți timpul. Pentru unul care este hotărât să-și îmbunătățească jocul în carieră sau slujbă, te încurajează să devii proactiv cu timpul tău, mai degrabă decât reactiv.

În loc să permită evenimentelor neplanificate să vă consume timpul, un audit al timpului vă motivează să vă creați în prealabil un program al activităților și să îl urmați cu strictețe.

Un plan de lucru săptămânal este un inițiativă eficientă pentru a fi proactiv cu timpul tău la locul de muncă. Vă oferă informații despre activitățile în care vă veți angaja în timpul săptămânii din timp.

5. Responsabilitate

Un audit în timp adecvat este poliția de responsabilitate. Nu numai că vă trage la răspundere pentru modul în care vă petreceți timpul, dar vă oferă și o idee despre cum ați putea folosi timpul mai bine. Și dacă nu reușiți să îl respectați, consecințele sunt vizibile în toate sarcinile, scopurile și obiectivele pe care nu le-ați îndeplinit încă.

Responsabilitatea pentru utilizarea timpului este utilă dacă lucrați cu o echipă. Un audit de timp vă arată cum își petrece timpul fiecare membru al echipei.

Efectuarea unui audit eficient al timpului presupune urmărirea și documentarea exactă a ceea ce vă petreceți timpul zilnic. Datele înregistrate dintr-un audit de timp de succes ajută la crearea viitoarelor diagrame de timp și a programelor proiectate.

Există instrumente de bază pe care le puteți folosi pentru a profita la maximum de timpul dvs. de audit. Aici sunt câțiva dintre ei.

1. Jurnal

Un jurnal este unul dintre cele mai vechi și simple instrumente de audit al timpului, dar totuși eficient. Jurnalele erau un lucru cu mult înainte de apariția computerului și a internetului. Probabil ai avut un jurnal în care ai scris în jurnal evenimentele din viața ta în creștere.

Lactatele sunt încă foarte multe prin preajmă. Dar în loc să folosiți vechile agende tipărite, puteți folosi agende electronice pentru a vă ține evidența activităților.

Datele conținute în jurnal vă ajută să știți cum vă petreceți timpul.

2. Fișă de lucru pentru auditul timpului

O fișă de lucru pentru audit de timp este un document electronic care conține date înregistrate, rezultate evaluate și perioada procesului de audit de timp. Cu acest instrument, puteți identifica cu ușurință și face referințe despre modul în care vă petreceți timpul.

Legate de: Cele mai bune șabloane de foaie de pontaj pentru a vă urmări orele

3. Software de urmărire a timpului

Datorită progreselor tehnologice, există mai multe instrumente pe care le puteți folosi urmăriți-vă timpul și creșteți-vă productivitatea.

Instrumente de urmărire a timpului, cum ar fi Aplică sunt eficiente în auditarea timpului prin urmărirea activităților în care vă implicați online și arătând durata fiecărei activități. Pe baza setărilor tale, primești notificări atunci când petreci prea mult timp pe un anumit site web sau aplicație.

Legate de: Cel mai bun software și aplicații de urmărire a timpului

6 pași pentru un audit eficient al timpului

Folosirea timpului pentru o utilizare mai bună aduce o schimbare enormă în performanța dvs. la locul de muncă. O oră petrecută pe sarcini productive este mai valoroasă decât 10 ore petrecute pe activități frivole. Nu e de mirare că angajații care își investesc timpul cu înțelepciune sunt mai eficienți.

Ești gata să faci un audit de timp? Iată câțiva pași care să te ghideze.

1. Setează un scop

De ce doriți să efectuați un audit de timp? Oricât de simplă ar părea întrebarea, poate fi dificil să răspunzi, mai ales dacă nu te-ai gândit.

Identificați-vă obiectivul de la început. Înțelegându-l, te ajută să te concentrezi asupra lucrurilor care contează pentru tine. La sfârșitul auditului, veți ști cum să vă puneți în aplicare constatările.

2. Stabiliți un termen limită

După ce ți-ai stabilit obiectivul, stabilește și un termen limită pentru a-l atinge. În caz contrar, ar putea persista prea mult timp. Luați notă de activitățile în care vă implicați în termenul stabilit.

Oricât de mult vrei să faci lucrurile imediat, nu le grăbi. Întreaga esență a auditului va fi învinsă dacă rezultatele dvs. nu sunt exacte. Regula de bază este să te miști într-un ritm moderat.

3. Planificați strategic

Trebuie să aveți un plan detaliat cu privire la modul în care intenționați să atingeți obiectivele pe care v-ați setat să le îndepliniți în timpul auditului de timp. Acest plan trebuie să fie realist și ușor de identificat.

Planificarea strategică în auditul dvs. de timp implică transportarea tuturor celor din echipa dvs. și furnizarea instrumentelor și resurselor necesare pentru audit. Un plan eficient vă ajută să eliminați pierderea de timp și resurse.

4. Colectați date

Colectarea datelor este o etapă foarte esențială în procesul de auditare a timpului. Acest lucru se face prin colectarea înregistrărilor despre modul în care v-ați petrecut timpul până în acest moment.

Pentru a trece cu succes de la punctul A la punctul B, trebuie să înțelegeți dinamica punctului A și apoi să folosiți aceste informații ca ghid pentru a trece la următoarea fază.

5. Analizați datele colectate

Analizarea datelor colectate vă ajută să identificați corelația dintre locul în care ați fost și locul în care vă aflați acum. Nu toate datele colectate sunt necesare pentru auditul dvs.

Trebuie să filtrați lacunele din datele dvs., deoarece acestea ar putea modifica acuratețea auditului dvs. Concentrați-vă pe datele importante. Astfel de date ar trebui analizate și clasificate pentru a se potrivi obiectivului auditului de timp.

6. Stabiliți ținte

Țintele te țin pe picioarele tale și îți dau un sentiment de realizare. Lucrul la atingerea obiectivelor de auditare a timpului poate fi copleșitor, mai ales când obiectivele sunt mari.

Împărțiți-vă obiectivele în mici ținte care trebuie atinse în perioade specificate. Pe măsură ce atingeți fiecare țintă, sărbătorește-te pentru munca bine făcută. Energia ta pozitivă din atingerea țintei te motivează să atingi alte ținte, aducându-te mai aproape de obiectivele tale mari.

Fă fiecare secundă să conteze

Vei fi uimit de numărul de lucruri neproductive pentru care îți petreci timpul. Un audit de timp aduce aceste informații în prim-plan, arătându-vă activitățile care vă irosesc timpul prețios.

Timpul se mișcă mereu. Dacă îl pierzi, nu îl poți primi înapoi. Dacă o activitate nu adaugă valoare carierei sau vieții tale profesionale, nu merită atenția ta.

Cum să respectați termenele limită și să finalizați sarcinile la timp: 8 sfaturi

Aflați cum să vă respectați termenele auto-impuse și să finalizați lucrurile înainte de termenul limită. Iată câteva sfaturi utile!

Citiți în continuare

Despre autor