Cele mai bune 10 moduri pentru administratorii Office de a profita la maximum de Google Workspace

Un profesionist administrativ trebuie să se ocupe de sarcini mari și de programe solicitante. Cu toate acestea, aplicațiile potrivite îi pot ajuta să automatizeze sarcinile și să facă procesele fără întreruperi.

Dacă utilizați Google Workspace în organizația dvs., puteți folosi instrumentele sale pentru a vă îndeplini responsabilitățile comune. Citiți în continuare pentru a afla cum pot folosi directorii administrativi Google Workspace.

1. Planificați și organizați evenimente în echipă

Înainte de a organiza călătoria pentru colegi, poate doriți să cunoașteți preferințele lor de hotel și zbor. Utilizați Formulare Google pentru a face un sondaj cu privire la opțiunile de zbor și hotel înainte de a lua decizia finală.

Legate de: Formulare Google vs. Formulare Microsoft: pe care ar trebui să le utilizați?

În timp ce gestionează evenimentele din călătoriile pentru o echipă, administratorii pot crea o listă de corespondență de grup în Gmail, incluzând toți cei care participă la evenimentul respectiv. Îi va salva de la trimiterea de e-mailuri individuale către fiecare participant. Trimiteți un e-mail grupului și toți membrii vor primi actualizări importante.

Mulți directori admin trebuie să lucreze ca asistenți ai managerului. Indiferent dacă trebuie să porți această pălărie pentru o perioadă limitată sau nedeterminată, ar trebui să o faci cu dăruire deplină.

Cu ajutorul instrumentelor Google Workspace, cum ar fi Gmail, Contacte și Calendar, puteți coresponde perfect în numele lor. Tot ce trebuie să faceți este să aveți acces la contul lor Google Workspace pe computer. Sau le puteți conecta contul de e-mail la Gmail folosind IMAP.

3. Organizați corespondența cu Inbox filtrată

Primirea a sute de e-mailuri în căsuța de e-mail în fiecare zi poate fi stresant. Dar, organizându-ți căsuța de e-mail, poți păstra lucrurile ordonate. Când aveți Gmail ca parte a Google Workspace, nu trebuie să utilizați niciun alt client de e-mail.

Gmail vă permite să creați etichete pentru diferiți expeditori, astfel încât e-mailurile primite să ajungă în dosare separate. De asemenea, puteți face ca Gmail să stea, să redirecționeze sau să șterge automat orice e-mail anume, pentru a vă menține căsuța de e-mail liberă de e-mailuri inutile.

4. Gestionați fără efort e-mailurile cu șabloane și semnătură

Tastarea în mod repetat a acelorași mesaje de e-mail poate fi plictisitoare și iritante. Puteți crea șabloane pentru cele mai frecvent utilizate mesaje în Gmail. Vă permite să creați până la 50 de șabloane pentru fiecare cont, astfel încât să puteți economisi timp prețios.

De asemenea, puteți utiliza această funcție de șablon pentru a salva mai multe semnături. Când compuneți un e-mail, alegeți șablonul potrivit cu semnătura corespunzătoare, în funcție de cine reprezentați.

5. Comunicați instantaneu cu Google Chat

Indiferent dacă trebuie să iei legătura cu șeful tău fără a-l deranja prin apeluri telefonice sau dacă vrei să iei o vorbă rapidă cu un angajat, chatul instantaneu este cea mai bună opțiune. Cu Google Chat, îi poți întreba orice, iar ei îți pot răspunde instantaneu.

Deși este posibil ca oamenii să nu poată prelua întotdeauna un apel telefonic, ei pot verifica întrebările pe care le-ați pus pe chat. Dacă sunt ocupați, vă pot contacta la momentul potrivit.

6. Creați o listă de activități și primiți notificări

Crearea unei liste de sarcini pentru sarcinile dvs. importante este obligatorie dacă nu doriți să le uitați. Cu Google Workspace, nu este nevoie să utilizați o aplicație separată pentru liste de activități. Folosind Google Keep, puteți crea o listă de sarcini pe care doresc să le facă. Ei pot folosi acest instrument online în timpul întâlnirilor pentru a lua note.

Legate de: Cum să vă organizați listele de sarcini folosind elemente de acțiune

Ulterior, administratorii pot partaja documentul Keep și altor părți relevante. Ei pot folosi Google Calendar și pot adăuga sarcini ca evenimente pentru a primi mementouri de sarcini. În plus, această aplicație vă permite să personalizați timpul pentru mementouri pentru fiecare sarcină sau eveniment.

7. Coordonează solicitările de la instalații

În calitate de administrator de birou, este adesea dificil să ține evidența tuturor solicitărilor angajaților. Folosind Formulare Google, puteți colecta toate solicitările într-un singur loc. Creați un formular pentru cererile de servicii precum întreținere și catering.

Distribuiți-l tuturor angajaților și, când cineva îl completează, primiți o notificare prin e-mail și o adresă atât de rapidă. Puteți oferi acces la datele Formularelor altor membri ai personalului administrativ, astfel încât mai multe persoane să poată analiza solicitările după convenție.

Administratorii pot gestiona solicitările și pot urmări solicitările finalizate și în așteptare folosind Foi de calcul Google.

8. Acces 24/7 la fișiere de oriunde

În calitate de administrator de birou, este posibil ca datoria dumneavoastră să nu fie limitată la o oră fixă ​​de lucru. Este posibil ca organizația dvs. să dorească să accesați sau să partajați imediat un anumit fișier, chiar și în afara orelor de birou. Prin urmare, nu vă puteți baza pe computerele personale pentru a stoca documente de birou esențiale.

Utilizați Google Drive pentru a stoca fișierele și documentele, astfel încât să le puteți accesa oricând și oriunde. De asemenea, vă permite să partajați documentele cu colegii dvs.

Indiferent dacă întârziați la birou sau trebuie să vă coordonați cu administratorii care lucrează într-o altă tură, utilizarea Drive partajat pentru colegii de echipă vă va asigura un acces sigur și fără efort.

9. Partajare instantanee de fișiere și colaborare

Doriți să partajați documente instantaneu? Creați un document și o foaie de calcul pe Google Workspace și partajați-le instantaneu cu câte persoane doriți. Puteți atribui roluri în timp ce partajați pentru a asigura securitatea și integritatea fișierului.

Aplicații precum Google Docs și Foi de calcul Google de asemenea, vă permit să comunicați direct din document. Dacă doriți ca mai mulți administratori să lucreze la un fișier în timp real, nimic nu poate fi mai bun decât aplicațiile Documente, Foi de calcul și Prezentări din Google Workspace.

Aceste aplicații acceptă munca în colaborare și arată care membru al echipei a făcut modificări unui document.

10. Coordonați disponibilitatea pentru întâlniri și formare

Coordonarea disponibilității angajaților pentru sesiuni de instruire și întâlniri nu ar trebui să mai fie o problemă. Instrumentul Google Workspace Calendar vă permite să aflați când toată lumea este disponibilă și să programați întâlniri.

Administratorii pot crea chiar calendare separate pentru evenimente, întâlniri, antrenamente, vacanțe pentru echipe. Astfel, angajații își pot ajusta și programul personal în funcție de evenimentele enumerate în calendar.

Google Workspace pentru administratorii Office

Responsabilitatea unui administrator de birou este să coordoneze și să supravegheze tot ceea ce se întâmplă în organizație. În timp ce volumul de muncă poate duce adesea la greu, utilizarea aplicațiilor potrivite poate face sarcinile mai ușoare pentru administratori.

Companiile care folosesc deja Google Workspace nu au nevoie de instrumente suplimentare pentru a efectua majoritatea sarcinilor administrative. Acum că știți cum să utilizați instrumentele Google Workspace, puteți gestiona echipele, chiar dacă acestea lucrează din locații îndepărtate.

Cele mai bune 10 sfaturi pentru a gestiona eficient o echipă de la distanță

Vă este greu să gestionați o echipă care lucrează de la distanță? Încercați aceste cele mai bune sfaturi pentru un management organizat al echipei de la distanță.

Citiți în continuare

Despre autor