Prea multe foi de calcul? Organizați-vă cu aceste sfaturi

Foile de calcul sunt un instrument fantastic pentru a vă ajuta să organizați datele și să urmăriți diferite forme de informații la locul de muncă, în special prin utilizarea formulelor și a raportării. Cu toate acestea, utilizarea excesivă a foilor de calcul poate fi ineficientă și poate dăuna productivității.

Sunt bune pentru unele lucruri, dar nu neapărat pentru altele. Fie că ți s-au impus munți de foi de calcul de la locul de muncă, fie că îți place doar o fișă de date bună, ar putea fi timpul să te uiți la modalități de a le gestiona.

1. Recunoașteți suprautilizarea foii de calcul

Fie ești aici pentru că te-ai săturat de insistența locului tău de muncă de a folosi foi de calcul pentru orice, fie îți place să lucrezi cu date și te întrebi dacă acest lucru se aplică și în cazul tău. În realitate, este o bună practică să reflectați asupra modului în care utilizați software precum Microsoft Excel și Google Sheets, astfel încât să puteți profita la maximum de munca dvs.

Este util să numărați câte foi de calcul utilizați zilnic sau săptămânal. Dacă acest număr depășește șase, îl puteți considera un semn că ați putea lucra într-un dezavantaj și poate cauza probleme, cum ar fi:

• Dificultate în gestionarea timpului.
• Ineficiență cu procesele.
• Organizarea slabă a informațiilor.
• Bariere de comunicare la nivel de companie.

Legate de: Sfaturi de formatare a foilor de calcul Google pentru crearea foilor de calcul cu aspect profesional

Identificarea măsurii în care foile de calcul sunt utilizate pentru a vă informa activitatea poate deschide opțiuni pentru moduri noi și mai productive de lucru. Să ne uităm la câteva modalități în care puteți gestiona această suprasolicitare și puteți obține rezultate mai bune pe termen lung.

2. Raționalizați datele prin îmbinarea și reproiectarea foilor de calcul

Adesea, motivul pentru care aveți prea multe foi de calcul este că acestea nu sunt utilizate intuitiv. Veți ști că acest lucru se întâmplă dacă trebuie să utilizați două foi separate pentru o sarcină singulară; de exemplu, aveți unul pentru concediu anual și unul pentru acoperirea în ture.

În acest caz particular, le puteți combina cu ușurință într-o singură foaie de lucru atotcuprinzătoare. Puteți face acest lucru împărțindu-le în diferite file.

Alternativ, le puteți include pe ambele tabele pe o singură foaie și urmați acești pași pentru a actualiza automat tabelul cu diferențe de ture cu datele din concediul anual:

1. În cel de-al doilea tabel, unde ați înregistra diferențele de schimb, introduceți formula =IF(Selectați celulă, „GAP”, „FULL”)
2. Acolo unde formula de mai sus prevede Selectați Celulă, introduceți numărul celulei care conține datele concediului anual, de exemplu, B2.
3. Când introduceți o dată în celula selectată, aceasta va completa automat cuvântul „GAP” unde introduceți formula.
4. Dacă nu există o dată, se va completa automat cuvântul „FULL” acolo unde introduceți formula.

Această formulă poate fi folosită pentru orice, indiferent de valoarea celulei și poate fi o modalitate utilă de a gestiona informații similare între tabele.

Legate de: Cum să legați datele Excel la prezentarea dvs. PowerPoint

Combinarea foilor și a datelor într-un singur loc reduce numărul de fișiere necesare pentru sarcini specifice și vă permite să vă organizați munca mai eficient. Verificați lista de foi de calcul pentru a vedea dacă vreuna dintre ele ar putea fi combinată, pentru a menține munca clară și ușor de urmărit.

Uneori, nu este posibil să îmbinați foile de calcul împreună, deoarece datele nu se corelează direct. Cu toate acestea, este posibil să aveți nevoie în continuare de acces la mai multe foi pentru procese mai complexe, care implică mai multe sarcini.

În aceste cazuri, ar putea merita să adăugați hyperlinkuri în foaia de lucru pentru a vă oferi acces rapid la alta. Acest lucru servește și ca un memento util al întregului proces. De exemplu, dacă introduceți date despre clienți, este posibil să includeți un hyperlink către o foaie de feedback pentru clienți.

Legate de: Tipuri de diagrame și grafice Excel și când să le utilizați

Acest lucru se poate face cu ușurință în Excel și Google Sheets prin apăsarea simultană CTRL + K pe tastatura ta. Aceasta va aduce în discuție un Hyperlink fereastra, unde poți Căutare pentru dosar, și Nume textul pe care doriți să apară în celulă.

Puteți chiar să creați o filă care să includă hyperlinkuri către toate celelalte foi de calcul, cu informații despre când să le utilizați. Aceasta este o idee grozavă dacă doriți să vă asigurați că dumneavoastră și colegii tăi sunteți pe aceeași pagină și că lucrați din aceleași fișiere, mai degrabă decât din cele învechite.

4. Luați în considerare software alternativ

Foile de calcul pot face doar atât de mult, iar dacă suferiți de suprasolicitare, ar putea fi doar pentru că aveți nevoie de un software dedicat pentru a gestiona volumul de lucru. De exemplu, chiar aveți nevoie de o foaie de calcul pentru concediul anual dacă aceasta este urmărită pentru dvs. într-un sistem de resurse umane?

Adesea, pe măsură ce o afacere se extinde, depășește foile de calcul și începe să necesite software pentru a gestiona masele de informații. Asana este o aplicație fantastică pentru managementul proiectelor și există o mulțime alternative software de management de proiect care poate gestiona fluxurile de lucru manuale pentru dvs.

În loc să vă străduiți să țineți pasul cu cerințele tot mai mari ale companiei, căutați alte modalități de stocare și gestionare a informațiilor. Vă va economisi timp dumneavoastră și colegilor dvs. și va automatiza o mulțime de sarcini care, de obicei, ar necesita o supraveghere suplimentară.

Legate de: Asana vs. Jira: Care este mai bun la metodologia Agile?

5. Examinați-vă procesele și eliminați duplicarea

Folosirea excesivă a foilor de calcul se poate întâmpla ca urmare a încercării de a fi organizate, dar uneori acest lucru poate merge prea departe. În aceste scenarii, puteți ajunge de fapt să vă microgestionați pe dvs. sau pe colegii dvs., când, în realitate, este nevoie de timp departe de sarcinile importante.

Urmărirea informațiilor la locul de muncă este esențială pentru o funcționare bună, dar, ocazional, s-ar putea să încercați să urmăriți prea multe lucruri inutile. Reflectați asupra proceselor dvs. actuale și luați în considerare dacă aveți într-adevăr nevoie de o foaie de calcul pentru ele.

De asemenea, utilizarea unei foi de calcul pentru a înregistra date care sunt deja stocate în altă parte creează duplicarea inutilă a muncii și este extrem de ineficientă. Puneți acele foi de calcul corespunzătoare și lucrați de la sursă.

Foile de calcul pot lucra împotriva ta

Cu sfaturile de mai sus, veți avea o mulțime de modalități de a șterge folderul foii de calcul și de a începe să lucrați mai eficient. Urmăriți-vă instinctele pentru a afla ce lucrări merită date dedicate și care pot fi gestionate diferit.

Dacă încă nu ești sigur, acordă o atenție deosebită modului în care lucrezi în următoarele câteva săptămâni. S-ar putea să începi să observi unde lucrurile ar putea fi simplificate și poți crea un spațiu digital mai eficient și organizat.

Cele mai bune 8 moduri de a utiliza aplicațiile Google Workspace pentru managementul proiectelor

Aplicațiile Google Workspace pot satisface majoritatea nevoilor dvs. de management de proiect. Iată câteva dintre cele mai bune moduri de a le folosi.

Citiți în continuare

Despre autor