Cum să scrieți un răspuns profesional la e-mail în afara biroului

Când vine vorba de e-mailuri, poate fi o provocare să stabilești limite profesionale. La urma urmei, multe companii presupun că, atâta timp cât aveți internet, sunteți liber să răspundeți la orice mesaj.

Deși a existat o perioadă în care se aștepta ca profesioniștii să fie mereu de gardă, vremurile se schimbă încet. În zilele noastre, devine din ce în ce mai obișnuit ca oamenii să fie offline în zilele lor libere și din motive întemeiate.

Dacă pleci în vacanță, îți iei o pauză pentru sănătatea ta sau trebuie să fii departe de la birou din orice alt motiv, iată câteva sfaturi despre cum să scrii un răspuns de e-mail profesional în afara biroului.

1. Ștergeți antetul subiectului în afara biroului

Una dintre cele mai simple moduri de a le spune oamenilor că nu sunteți la birou este să vă schimbați antetul subiectului răspunsului la e-mail. În loc să scrieți doar „În afara biroului”, puteți include și tipul de concediu pe care îl luați, dacă vă simțiți confortabil să îl partajați.

Iată câteva exemple de antete de subiecte de e-mail în afara biroului:

• În afara biroului – concediu de odihnă (25 decembrie – 4 ianuarie)
• [În afara biroului] Concediu medical
• În afara biroului | Concediul de paternitate
• *În afara biroului* Concediu de urgență
• În afara biroului (concediu pentru deces)
• În afara biroului | Concediul de maternitate
• În afara biroului ~ Muncă pe teren
• [În afara biroului] Concediu de vacanță (Ziua de Crăciun)
• În afara biroului – Concediu medical
• În afara biroului – Căsătorirea!

2. Menționați ce fel de concediu luați

Pentru unii oameni, este obișnuit să presupunem că orice e-mail în afara biroului este în scop de agrement. Cu toate acestea, acesta nu este întotdeauna cazul pentru toată lumea.

Unii oameni folosesc, de asemenea, e-mailuri în afara biroului atunci când lucrează, dar nu le pot accesa e-mailul pe tot parcursul zilei. De exemplu, reprezentanții de vânzări sau cei care lucrează pe teren pot fi nevoiți să călătorească în zone fără conexiune la internet.

În plus, este, de asemenea, posibil să vă luați concediu pentru chestiuni personale, cum ar fi vizite la spital, înmormântări sau pentru a vă recupera după boală. Cu aceasta, poate fi dificil să răspunzi la „Sper că ai avut o vacanță bună”.

Legate de: Modalități de a face vacanțele mai distractive folosind tehnologia

Pentru a evita acest lucru, puteți introduce detaliile concediului dvs. în corpul e-mailului dvs. Nu trebuie să fii sincer cu privire la situația ta dacă te face inconfortabil, dar să fii sincer cu șeful, colegii de echipă sau clienții tăi poate ajuta la construirea empatiei.

De exemplu, dacă ați fost într-un accident de mașină și aveți nevoie de ceva timp pentru a vă recupera după răni, lăsați persoanele de contact știu că îi ajută să-și gestioneze așteptările cu privire la rezultatele întârziate și așteptate întoarcere.

3. Evitați scuzele inutile

Pentru mulți dependenți de muncă, este obișnuit să includă scuze în e-mailurile în afara biroului, cum ar fi „Îmi pare rău că nu am putut răspunde imediat!” Cu toate acestea, este important să înțelegeți că nu ar trebui să vă cereți scuze pentru că ați luat concediu de la serviciu, mai ales dacă este definitiv motiv.

În loc să spuneți scuze, iată câțiva termeni pe care îi puteți folosi în schimb:

• „Vă mulțumesc că ne-ați contactat!”
• "Mulțumesc pentru e-mail."
• „Acest e-mail a fost primit.”

În loc să-ți ceri scuze, poți să recunoști politicos că mesajul lor a fost primit oficial. Cu aceasta, puteți opta pentru un limbaj care se concentrează pe a le mulțumi pentru timpul și efortul lor.

4. Nu garantați o dată de răspuns

Pentru mulți oameni, poate fi copleșitor să vedeți un număr imens de e-mailuri odată ce revin la birou după o absență îndelungată. De fapt, anxietatea se poate chiar dubla atunci când folosești expresii precum „Voi răspunde imediat ce mă întorc la birou”.

Acest lucru nu numai că poate adăuga o mulțime de presiuni inutile pentru a garanta un răspuns în prima zi de întoarcere, dar stabilește și așteptări greșite pentru persoanele care încearcă să ia legătura cu tine.

Legate de: Sfaturi pentru ca oamenii să deschidă și să citească e-mailurile dvs

Deși este adecvat să confirmați primirea unui e-mail, nu este necesar să garantați un răspuns imediat la acesta. Pentru a evita angajarea excesivă atunci când sunteți disponibil pentru a răspunde, cel mai bine este să rămâneți la un răspuns larg sau un interval general.

Iată câteva exemple de propoziții pe care le puteți folosi:

• Voi răspunde când voi fi disponibil după vacanță.
• Vă rugăm să așteptați un răspuns de la mine până la sfârșitul lui _______.
• Dacă nu este urgent, vă rugăm să așteptați un răspuns până la ________.

Amintiți-vă, dacă un e-mail este esențial, oamenii fie vor face un efort să vă sune, fie să vă contacteze după ceva timp. Cu aceasta, este important să puneți tampon pentru a nu lăsa oamenii să spere la un răspuns rapid.

Pentru unele roluri, este obișnuit să aveți contacte de rezervă pentru a prelua sarcina atunci când sunteți plecat. Cu toate acestea, înainte de a desemna un șef, un coleg sau un membru al echipei să-și asume povara atunci când nu ești disponibil, este esențial să obții consimțământul.

Cu mulți oameni deja copleșiți de propria lor muncă, poate fi stresant să vă asumați responsabilitățile altora, chiar dacă este doar pentru o perioadă scurtă de timp. În plus, s-ar putea să nu fie confortabil să ofere clienților sau clienților acces la anumite adrese de e-mail sau numere de telefon personale.

Din acest motiv, înainte de a adăuga detaliile de contact ale cuiva la adresa de e-mail din afara biroului, asigurați-vă că îl întrebați dacă este în regulă să faceți acest lucru și ce detalii îi convine să fie distribuite.

6. Creați diferite e-mailuri în afara biroului pentru părți interne sau externe

În funcție de cine va primi e-mailul, cantitatea de informații pe care ați putea fi dispus să o împărtășiți în răspunsul dvs. prin e-mail în afara biroului poate varia. La urma urmei, mai trebuie să iei precauții de confidențialitate, mai ales când ești în vacanță.

De exemplu, în timp ce vă simțiți confortabil să împărtășiți locul în care călătoriți cu colegii de birou, este posibil să nu doriți să faceți acest lucru cu persoane aleatorii.

Utilizând sistemele de gestionare a e-mailului, puteți seta un răspuns diferit în afara biroului, în funcție de cine îl va primi. Cu aceasta, puteți oferi oamenilor cantitatea potrivită de context despre situația dvs. în afara biroului.

Creați limite de lucru mai bune cu răspunsurile dvs. din afara biroului

Într-o lume în care se așteaptă să fim întotdeauna disponibili, un e-mail în afara biroului care arată limitele poate face diferența. Fiind ferm cu timpul liber, îi poți învăța și pe cei din jurul tău valoarea vieții tale personale.

În plus, cerând altora să respecte timpul tău, îi poți încuraja și pe alții să facă același lucru. Deși acest lucru nu sună ca o problemă atât de mare, poate însemna totul pentru echipe atunci când sunt stabilite standarde sănătoase la birou.

Cum să scrieți un mesaj în afara biroului pe LinkedIn

Vrei să spui rețelei tale LinkedIn că ești departe de la birou? Iată cum să scrieți un mesaj în afara biroului pe LinkedIn.

Citiți în continuare

Despre autor