Cum să partajați și să vă protejați Foile de calcul Google

Foi de calcul Google este un instrument puternic pentru colaborarea cu colegii dvs. Dar ce se întâmplă dacă trebuie să ascundeți informații sensibile într-un fișier Google Sheet, oferind în continuare acces altor utilizatori?

Din fericire, Google Sheets are funcții robuste de partajare și confidențialitate, permițându-vă să partajați anumite foi din fișierul dvs. fără a compromite confidențialitatea altor informații.

Iată cum poți face asta.

Cum să partajați fișierul Google Sheets

Dacă intenționați să lucrați cu mai mulți utilizatori, mai întâi ar trebui să cunoașteți elementele de bază ale partajării fișierului Google Sheet. Pentru a-l partaja în siguranță, trebuie mai întâi să salvați fișierul. După ce ați făcut asta, urmați pașii de mai jos.

1. Faceți clic pe Pictograma de distribuire în colțul din dreapta sus al ecranului.
2. A Distribuiți cu persoane și grupuri va apărea fereastra. De acolo, în Adăugați persoane și grupuri câmp, introduceți adresa de e-mail a persoanelor cărora doriți să partajați fișierul.
instagram viewer
3. După ce le-ați introdus adresele de e-mail, a scapă jos meniul va apărea chiar lângă câmpul de e-mail. Alege Editor astfel încât persoanele cărora le-ați partajat fișierul să îl poată edita.
4. Pentru securitate sporită, faceți clic pe Pictograma Setări în colțul din dreapta sus al ferestrei Partajare.
5. Sub Partajați setările persoanelor, asigurați-vă că debifați Editorii pot schimba permisiunile și pot distribui, și Spectatorii și comentatorii pot vedea opțiunea de descărcare, imprimare și copiere.
6. După ce ați terminat, faceți clic pe pictograma săgeată înapoi pentru a reveni la fereastra Partajare cu persoane și grupuri.
7. Sub câmpul adresei de e-mail, faceți clic pe Anunțați oamenii bifați caseta pentru a vă asigura că primesc o notificare în căsuța de e-mail despre fișier. De asemenea, puteți adăuga note sau instrucțiuni pentru ele în Mesaj camp.
8. După ce sunteți mulțumit de toate setările, faceți clic pe Trimite.

Acest lucru va permite utilizatorilor să vadă și să editeze fișierul Foi de calcul Google. Cu toate acestea, nu ar trebui să faceți acest lucru încă dacă încă nu ați terminat de pregătit fișierul.

Legate de: Cum să vă protejați cu parolă și să vă blocați Foile de calcul Google

Atribuirea editorilor pentru foile individuale

După ce ați pregătit foile individuale pentru diferiți utilizatori, acum le puteți bloca pentru un utilizator alocat. În acest fel, nu trebuie să vă faceți griji că utilizatorii vor încurca introducerea datelor pentru alte persoane. Există pași pentru a atribui editori unici pe foaie.

1. Click dreapta în fila pe care doriți să o partajați cu o anumită persoană.
2. Click pe Protejați foaia.
3. A sunat o fereastră laterală Foi și gamele protejate se va deschide.
4. Puteți adăuga notele dvs. despre foaie în opțional Introduceți o descriere camp.
5. Sub Foaie fila, asigurați-vă că foaia corectă este selectată în meniul derulant.
6. De acolo, faceți clic pe Setați permisiunile.
7. The Permisiuni de editare a intervalului va aparea. În partea de sus a ferestrei, faceți clic pe Restricționați cine poate edita acest interval buton de radio. La meniu derulant sub acea opțiune, alegeți Personalizat.
8. Dacă ați partajat anterior fișierul cu alți utilizatori, puteți debifa utilizatorii cărora nu doriți să partajați foaia. În caz contrar, puteți adăuga noi editori în câmpul de e-mail lângă partea de jos a ferestrei.
9. După ce ați finalizat adăugarea tuturor editorilor de care aveți nevoie, faceți clic pe Terminat.
10. După ce Google a salvat preferințele de partajare și ați alocat un nou editor, un „Cineva are nevoie de acces la fișier„va apărea fereastra.
11. Alege Distribuie cu X persoane: Editează butonul radio, apoi faceți clic pe Acțiune.

După finalizarea acestui proces, acum ați partajat foaia specifică cu altcineva.

Acum că ați partajat unele dintre foi cu anumite persoane, poate doriți să ascundeți alte foi de toți ceilalți. Aceste foi pot conține formule, note sau alte lucruri pe care nu doriți să le vadă. Din fericire, puteți face asta cu ușurință cu instrucțiunile de mai jos.

1. Click dreapta fila pe care doriți să o ascundeți.
2. Alege Protejați foaia.
3. În Protejați foile și razele fereastra laterală, asigurați-vă că este selectată foaia potrivită.
4. Click pe Setați permisiunile.
5. În Permisiuni de editare a intervalului fereastra, faceți clic pe Restricționați cine poate edita acest interval buton de radio. Apoi, în meniul derulant, alegeți Doar tu.
6. Click pe Terminat.
7. Când reveniți în fișierul Google Sheet, faceți clic dreapta din nou pe fila pe care doriți să o ascundeți.
8. De data aceasta, faceți clic pe Ascunde foaia.
9. Foaia pe care doriți să o ascundeți va dispărea din vedere.
10. Dacă doriți să vedeți din nou foaia, faceți clic pe pictograma meniului hamburger (chiar lângă pictograma plus pe bara de file ale foii). Ar trebui să vedeți toate foile ascunse cu gri.
11. Clic pe foaia ascunsă pe care vrei să o vezi.
12. Foaia ascunsă va reapărea în poziția anterioară în bara de file ale foii. Cu toate acestea, și alți utilizatori îl pot vedea.
13. Pentru a-l ascunde din nou, repetați pașii de mai sus.

După ce s-a terminat, acum puteți ascunde foile pe care nu doriți să le partajați fără a fi nevoie să creați un alt fișier Google Sheets.

Legate de: Formule nebunești pentru Foi de calcul Google, care sunt extrem de utile

Îndepărtarea protecției foii

Uneori, poate doriți să eliminați protecția unei foi, astfel încât toți ceilalți utilizatori să o poată vedea. Dacă acesta este cazul, aceștia sunt pașii pe care trebuie să îi urmați:

1. În Bară de meniu, Click pe Date> Protejați foile și gamele.
2. În Foi și gamele protejate fereastra laterală, ar trebui să vedeți o listă cu elementele protejate pe care le aveți.
3. Clic pe numele foii pe care doriți să o deblocați.
4. După ce faceți clic pe proprietățile foii protejate, selectați Pictograma Coș de gunoi lângă Câmp de descriere.
5. O fereastră va întreba, Sigur doriți să eliminați acest interval protejat? Alege Elimina.
6. Foi de calcul Google vă va întoarce la fereastra principală a foii de calcul, iar foaia protejată anterior este acum accesibilă tuturor utilizatorilor partajați.

Împărtășirea numai a ceea ce este necesar

Aceste caracteristici de protecție a foilor vă asigură că puteți păstra integritatea datelor dvs. Astfel, sunteți sigur că numai utilizatorul desemnat poate accesa foile de care aveți nevoie.

Aceasta este, de asemenea, o soluție bună pentru a vă ordona fișierele. Acest lucru se datorează faptului că nu trebuie să creați fișiere separate pentru a le partaja cu diferiți utilizatori și puteți lega cu ușurință rezultatele din fiecare foaie la foaia principală pe care o puteți ascunde de alți utilizatori.

Puteți să vă protejați datele cu aceste funcții din Foi de calcul Google, totul fără a fi nevoie să plătiți un cent.

Cele mai bune 10 Hack-uri rapide Google Sheets pe care probabil nu le știai

Aflați cum puteți duce Google Sheets la următorul nivel și adăugați confort vieții dvs. profesionale sau personale.

Citiți în continuare

Despre autor