Cum să arhivezi articole în Notion

Este posibil să fi observat că Notion, spre deosebire de alte programe de management de proiect, nu include o opțiune de arhivare. Cu toate acestea, asta nu înseamnă că nu o poți face.

De fapt, există multe moduri în care puteți stoca sarcini și proiecte anterioare fără a fi nevoie să treceți la alt software. În acest articol, vă vom prezenta trei opțiuni, dar mai întâi vom discuta de ce este importantă arhivarea.

De ce ați putea dori să arhivați articole în Notion

Unii le place să adopte o abordare minimalistă a managementului proiectelor și sarcinilor și să ștergă articole pe măsură ce le finalizează. Alții le place să se agațe de note pentru fiecare proiect pe care l-au atins vreodată.

Ambele abordări sunt bune. Cu toate acestea, mulți ar fi probabil de acord că este mai ușor să lucrați în software-ul fără dezordine.

Pe de altă parte, să cauți vechi note de proiect doar pentru a realiza că le-ai șters nu este niciodată distractiv. Aici arhivarea este utilă.

Când arhiviți un articol, vă scăpați de lucrurile care nu mai sunt actuale, dar aveți în continuare acces la ele în cazul în care aveți nevoie de ele mai târziu.

Dacă vă întrebați de ce cineva ar dori să păstreze informațiile vechi, notele și datele anterioare ale proiectelor pot fi extrem de utile pentru planificarea următoarelor proiecte. De asemenea, îl puteți folosi pentru a depana dacă apare o problemă sau pentru a împărtăși detalii cu alte persoane care ar putea avea întrebări despre proces sau rezultat mai târziu.

Legate de: Cum să începeți cu Notion: Sfaturi și trucuri esențiale

În plus, păstrarea evidenței muncii dvs. vă poate ajuta în alte domenii, cum ar fi stabilirea de obiective, scrierea unor studii de caz sau prezentarea muncii dvs. într-o evaluare a performanței.

1. Arhivați-vă articolele în Notion prin ștergere

Un mod în care vă puteți arhiva articolele Noţiune este să le șterg. Deși acest lucru poate suna permanent, tot ceea ce ștergeți în aplicație intră în coșul de gunoi înainte de a alege să scăpați definitiv de el.

Pentru a găsi articole în coșul de gunoi, deschideți-l făcând clic pe pictograma din colțul din stânga jos. Va apărea un panou unde puteți folosi bara de căutare din partea de sus sau puteți derula prin listă pentru a găsi ceea ce căutați.

Rețineți că această metodă poate funcționa mai bine pentru cineva care nu arhivează prea mult.

Unul dintre principalele dezavantaje ale acestei metode este că articolele și paginile vor fi greu de găsit dacă aveți mai multe cu același nume. Este, de asemenea, locul în care merge totul, nu doar lucrurile importante, așa că vei avea multe de cercetat dacă nu-ți amintești exact numele.

În plus, nu vă puteți rearanja sau organiza coșul de gunoi în afară de comutarea între ele toate paginile și în pagina curentă. Cu toate acestea, acesta este cel mai rapid mod de a arhiva elemente dacă sunteți în căutarea unei soluții imediate.

Dacă sunteți îngrijorat de ștergerea accidentală a tot ce se află în coșul dvs., Notion vă permite să ștergeți doar un articol la un moment dat. În plus, vă întreabă dacă sunteți sigur înainte de a finaliza acțiunea.

2. Creați o pagină de arhivă generală în Notion

Dacă preferați să nu vă trimiteți articolele la coșul de gunoi, puteți crea o pagină de arhivă generală care să acționeze ca o soluție generală. Acesta va păstra tot ce doriți să păstrați pentru mai târziu, indiferent de subiect.

Pentru a face unul, faceți clic Pagina noua în colțul din stânga jos și denumește-ți arhiva în consecință. Apoi, găsiți articolul sau pagina pe care doriți să o trimiteți acolo și selectați cele trei puncte pentru a afișa meniul de opțiuni.

Selectați Mutați la din meniul de opțiuni și alegeți pagina de arhivă din listă. Elementul va dispărea și îl veți găsi acum în arhivă.

Deoarece Notion nu plasează aceste elemente pentru dvs., va trebui să le trageți și să le plasați acolo unde doriți. Pentru a vă ajuta să găsiți mai rapid articolele arhivate, încercați să plasați câteva anteturi în pagină și să le organizați în consecință.

Dacă vă ajută, puteți codifica culorile titlurilor și paginilor enumerate pentru a le găsi și mai repede. Tot ce trebuie să faceți este să selectați unul sau mai mulți ținând tasta Shift, faceți clic dreapta, selectați culoarea și alegeți ce nuanță doriți din listă.

Opțiunile vaste de personalizare ale Notion, printre altele motive, fă-l unul dintre cele mai bune. Rețineți că nu există niciun drept sau greșit atunci când vine vorba de organizarea paginii dvs., atâta timp cât funcționează pentru dvs.

3. Arhivare într-o pagină în noțiune

Dacă există o pagină pe care o utilizați pe scară largă, vă recomandăm să creați o arhivă pe pagină care vă va ajuta să urmăriți elementele vechi. În acest fel, puteți pur și simplu să glisați și să plasați elementele pe care doriți să le salvați pentru mai târziu, iar toate acestea vor fi legate de același subiect.

Pentru a face acest lucru, plasați cursorul lângă numele paginii în bara laterală și selectați pictograma plus pentru a adăuga rapid o nouă pagină în partea de jos a celei actuale.

În caz contrar, puteți apăsa tasta bară oblică de pe tastatură pentru a afișa comenzile și pentru a adăuga o pagină nouă. Utilizarea comenzilor vă va aduce direct în noua pagină, astfel încât să puteți adăugați un șablon sau începeți să-l personalizați.

Acum tot ce trebuie să faceți este să trageți și să plasați elemente în arhivă, făcând clic pe ele cu cursorul și trăgându-le deasupra paginii de arhivă. Veți ști că va intra atunci când blocul paginii evidențiază o culoare diferită.

Similar cu Mutați la opțiunea, lucrurile pe care le mutați nu vor fi în ordine odată ce le introduceți. Cu toate acestea, este rapid să organizați articolele sub anteturi, unde puteți grupa proiecte similare.

Legate de: Funcții de navigare utile în Noțiune pentru a vă menține organizat

Alte sugestii pentru a vă organiza datele vechi ar putea fi în ordine alfabetică sau după dată. Ai putea chiar să încerci să-l sortezi într-un tabel în loc de o listă. Totul se reduce la tipul de date cu care lucrați și la ceea ce funcționează cel mai bine pentru dvs.

Rămâneți organizat în noțiune cu arhivare

Acum că aveți câteva opțiuni pentru arhivare în Notion, este timpul să începeți să vă curățați paginile sau să căutați prin coșul de gunoi pentru a găsi date importante pe care poate doriți să le stocați în altă parte. Ascunzând proiecte și sarcini care nu sunt relevante în prezent, veți putea găsi mai rapid elementele pe care le căutați, limitând în același timp distragerile.

Notion este un loc minunat pentru a vă organiza toate sarcinile și proiectele personale și legate de muncă, datorită personalizării ușoare și a caracteristicilor vaste. Deși nu are un sistem de arhivare încorporat, versatilitatea sa facilitează crearea propriei soluții.

Peste 100 de comenzi rapide de la tastatură Notion pentru Windows și Mac

Notion este un excelent spațiu de lucru all-in-one. Aflați cum să navigați și să îl utilizați ca un profesionist cu aceste comenzi rapide de la tastatură la îndemână.

Citiți în continuare

Despre autor