3 motive pentru care ar trebui să vă măsurați productivitatea

Uneori este ușor să simți că nu ai făcut mare lucru într-o zi, chiar și atunci când lucrezi din greu. Cu toate acestea, s-ar putea să nu realizați cât de mult faceți de fapt dacă nu notați cum vă petreceți timpul productiv.

În acest articol, vă vom explica de ce este utilă măsurarea productivității și câteva exemple despre cum puteți face o listă simplă de activități în mai multe tipuri de software.

3 motive pentru care ar trebui să vă măsurați productivitatea

Există o serie de motive pentru care măsurarea productivității este benefică. Nu numai că vă ajută să știți unde vă aflați cu sarcinile importante, dar vă va ajuta și cu motivația și experiența de planificare a zilei.

Măsurarea productivității începe cu păstrarea unei simple liste zilnice de activități pe care o creați în dimineața următoare sau înainte, dar nu se limitează la elementele de acolo. În mod ideal, rămâneți la lista pe care ați creat-o, cu toate acestea, nu este neobișnuit să fiți ocolit de o nouă sarcină care v-a fost adusă în atenție.

Chiar dacă finalizați noua sarcină înainte de a o pune pe lista de sarcini, notați-o acolo oricum. În acest fel, veți obține o imagine mai bună a sarcinilor pentru care vă petreceți timpul.

Iată trei motive pentru care păstrarea unei astfel de liste este utilă.

1. Veți vedea că ați făcut lucrurile

Scrierea unei liste de lucruri de făcut nu numai că vă va ajuta să rămâneți concentrat pe prioritățile zilei, dar veți avea și o modalitate de a vă dovedi că faceți lucrurile pe măsură ce bifați elementele.

În niciun caz nu este o cursă pentru a vedea cât de mult poți bifa. Mai mult decât atât, veți ști că ați scos din cale sarcinile importante – sau cel puțin contribuiți la una mai mare prin abordarea unor elemente de acțiune.

Legate de: Microsoft To Do vs. Taskade: Ce instrument de gestionare a sarcinilor este mai bun?

Nu numai că te vei simți mai bine la sfârșitul zilei, dar s-ar putea să-ți fie și motivant să vezi ce ai realizat cu o zi înainte și să menții impulsul.

2. Puteți stabili obiective mai bune

Fiecare obiectiv trebuie să fie măsurabil. Cu toate acestea, nu veți ști de unde să începeți dacă nu aveți o linie de bază.

Scriind sarcinile de făcut și ținând evidența a ceea ce ați realizat, oferiți productivității dvs. o unitate de măsură - numărul de sarcini finalizate. Folosind acest număr, vă puteți face o idee mai bună despre câte sarcini puteți realiza în medie într-o zi, care este valoarea de bază.

De acolo, puteți stabili un obiectiv mai realist sau un număr zilnic de sarcini și puteți ajusta în sus sau în jos, după cum este necesar.

3. Veți ști când este timpul să faceți o pauză

Uneori este greu să știi când să lucrezi, un proiect sau să studiezi. Dându-ți o anumită cantitate de sarcini de îndeplinit în fiecare zi, vei ști când este timpul să iei o pauză.

Asta nu înseamnă că trebuie să le completezi pe toate. De fapt, expert în productivitate Ivy Lee a recomandat ca un grup de directori să îndeplinească șase sarcini pe zi și, indiferent de ceea ce nu au făcut, ei trebuiau să treacă pur și simplu la ziua următoare și să facă din aceasta o prioritate de top.

Legate de: Cum să-ți optimizezi lista de sarcini pentru a fi mai eficient

De asemenea, metoda lui nu l-a învățat pe executiv să continue să adauge la lista lor odată ce și-au încheiat cele șase sarcini zilnice. A face acest lucru ar fi ca și cum ai muta linia de sosire o dată înainte de a-ți permite să sărbătorești câștigul.

Îți cunoști volumul de muncă mai bine decât oricine. Chiar dacă sunteți doar parțial în lista dvs., veți putea evalua mai bine dacă ar trebui să apăsați prin încă una, sau dacă ai făcut destule, și poți relua de unde ai rămas după câteva odihnă atât de necesară.

Cum se măsoară rapid productivitatea într-un software de procesare a textului

Acest exemplu arată Apple Pages. Cu toate acestea, nu aveți nevoie de software specific pentru a începe, așa cum o va face orice procesor de text.

Începeți prin a crea un document nou și numiți-l în consecință. Adăugați data cu caractere aldine pentru a o ajuta să iasă în evidență și scrieți sarcinile dvs. de făcut sub formă de puncte.

Pe măsură ce finalizați sarcinile, modificați formatarea într-un fel pentru a vă spune că le-ați finalizat, de exemplu, parcurgeți textul sau schimbați culoarea.

Orice sarcini neterminate, puteți copia și lipi în partea de sus a listei de a doua zi. Puteți tăia și lipi și dacă nu doriți să vedeți sarcini neterminate, dar vă poate fi util să urmăriți și acestea, astfel încât să vă puteți ajusta obiectivul și să aflați ce tipuri de sarcini puteți găsi mai multe provocator.

Dacă descoperiți că ați mutat o sarcină de mai multe ori, poate fi necesar să găsiți o metodă pentru a o duce la bun sfârșit, cum ar fi mănâncă broasca metoda, în care vă provocați să eliminați mai întâi sarcinile mai grele sau mai puțin dorite.

Câteva exemple de măsurare a productivității în alte programe software

1. Noţiune

Iată un exemplu despre cum ar putea arăta lista ta zilnică de activități în Notion. Această listă folosește blocul de liste de activități ale Notion, care vă oferă casetele de bifat pe măsură ce completați elementele. Pe măsură ce faci, software-ul taie automat elementele pentru tine.

2. ClickUp

De asemenea, puteți utiliza o listă simplă în ClickUp pentru a vă ajuta să vă măsurați productivitatea. Lista din exemplu folosește zilele săptămânii ca grupuri, iar pe măsură ce completați elementele, acestea merg la complet grup, astfel încât să puteți vedea în continuare tot ce ați făcut.

Pentru aceasta, folosind data inchisa coloana vă va ajuta să urmăriți ziua în care ați finalizat un articol.

3. Foaie de calcul

O simplă foaie de calcul este un alt mod în care vă puteți monitoriza productivitatea - joc de cuvinte. În acest exemplu, veți folosi un fișier pentru întreaga lună. Fiecare filă prezintă o săptămână din luna respectivă, iar fiecare coloană este o zi a săptămânii.

Foile de calcul precum Foile de calcul Google oferă casete de selectare care vor face ca elementele de marcare să fie complet ușor.

Urmăriți productivitatea dvs

Măsurarea productivității vă va ajuta să vă simțiți mai puțin stresat din cauza lucrurilor pe care nu le-ați făcut pentru că vă arătați că faceți progrese. De asemenea, vă va permite să vă stabiliți obiective mai bune și să știți când este timpul să vă odihniți.

Din fericire, nu trebuie să fie prea complicat și este posibil să aveți deja software-ul de care aveți nevoie pentru a începe.

5 moduri de a crește productivitatea și de a face mai mult în mai puțin timp

Doriți să vă creșteți productivitatea și să faceți mai mult în mai puțin timp? Iată câteva modalități eficiente pe care le puteți utiliza.

Citiți în continuare

Despre autor