Cum să iei notițe în timpul întâlnirilor Zoom ca un profesionist

Fie că este vorba de o întâlnire de echipă sau de un apel către un client, întâlnirile Zoom au devenit o parte esențială a vieții fiecărui lucrător de la distanță. Cu toate acestea, majoritatea oamenilor uită discuția după încheierea întâlnirii. Nu vă amintiți momentele importante ale întâlnirii vă poate face ineficient, ceea ce poate duce la neproductivitate. Deci, cum să rămâi la curent cu toate întâlnirile tale online?

Introduceți notele întâlnirii. Deși acesta nu este un concept nou, mulți oameni nu au un sistem adecvat de luare a notelor care să îi ajute să țină pasul cu apelurile. Dar cum iei notițe în timpul întâlnirilor Zoom? Să aflăm.

Notele întâlnirii vs. Minute: Care este diferența?

De cele mai multe ori, oamenii folosesc note de întâlnire și minutele de întâlnire în mod interschimbabil. Cu toate acestea, nu sunt aceleași lucruri, iar înțelegerea diferențelor lor vă poate ajuta să vă creșteți eficiența.

Notele și procesele-verbale sunt ambele acțiuni care înregistrează puncte esențiale discutate într-o întâlnire, dar vizează lucruri diferite. Notele de întâlnire sunt informații scurte despre idei, planuri, obiective, acțiuni, termene menționate în întâlnire. Puteți modifica conținutul în funcție de scopul și intenția dvs.

Pe de altă parte, procesele-verbale de ședință sunt detalii formale care pot servi drept documentație legală a ședinței, pe care auditorii și instanțele le pot vizualiza. În esență, procesele-verbale captează informații precum participanții și absenții la întâlnire, subiectele discutate, ora de începere și de sfârșit a întâlnirii, deciziile luate și multe altele. Minutele urmează o anumită structură, spre deosebire de notele care pot fi modificate.

Legate de:Cele mai bune șabloane de minute de întâlnire pentru profesioniști

Cum să iei notițe într-o întâlnire Zoom

Pe lângă utilizarea personală, notele de întâlnire pot servi și ca o resursă pe care să le folosească colegii tăi, mai ales dacă ești dispus să le împărtășești pe ale tale. Deoarece au toate informațiile vitale discutate într-o întâlnire, aceasta poate ajuta la creșterea productivității echipei dumneavoastră.

Cu toate acestea, notele dvs. de întâlnire ar trebui să aibă o structură. Altfel, nimeni nu le va înțelege. Iată cum puteți lua note de întâlnire ca un profesionist:

1. Familiarizați-vă cu elementele de bază ale luării de note

Când luați notițe, există mai multe subiecte pe care ar trebui să le abordați. Mai jos sunt lucrurile pe care ar trebui să le includeți:

PRE-Întâlnire: Înainte de a începe întâlnirea, notați detaliile care vă sunt deja disponibile, astfel încât să nu pierdeți timpul. Iată-le:

• Data si ora: Acest lucru vă va ajuta să vă organizați și să sortați bine notele.
• Participanti si tip de intalnire: Este un apel la client sau o întâlnire de echipă? Cine a participat la ea?
• Agendă: Rezumatul despre ce este întâlnirea.
• Idei: Aveți ceva ce doriți să împărtășiți în timpul întâlnirii? Notează-le, ca să nu le uiți.

ÎN TIMPUL ÎNTÂLNIRII: Odată ce începe întâlnirea, vă puteți concentra luarea de note asupra lucrurilor importante menționate în timpul întâlnirii, cum ar fi:

• Elemente de acțiune: Dacă există planuri discutate în timpul întâlnirii, notează-le. Furnizați detaliile menționate, cum ar fi persoanele implicate, misiunea și responsabilitățile, calendarul și data scadenței.
• Fapte: Orice fapte importante declarate în timpul întâlnirii.
• Intrebare si raspuns: Înregistrați întrebările adresate în cadrul întâlnirii și răspunsurile acestora, astfel încât să vă puteți referi la ele dacă este necesar.

Legate de: Sfaturi pentru a lua note mai bune cu Microsoft OneNote

2. Nu înregistrați tot ceea ce auziți

A lua notițe nu înseamnă a captura tot ceea ce este menționat în timpul Întâlnire cu zoom. Scrierea întregii întâlniri este o abordare de tip veche; profesionistii nu mai fac asta. Dacă încercați vechea metodă, cel mai probabil veți eșua. Acest lucru se datorează faptului că întregul proces necesită timp și înfrânge scopul principal al luării de note. De asemenea, vă va deruta pe dumneavoastră sau pe oricine îl va citi, deoarece va conține informații redundante care nu sunt necesare.

În schimb, înregistrați numai cuvintele cheie și elementele de acțiune. Practic, prindeți cuvinte cheie și creați un rezumat al punctului și a tot ceea ce trebuie făcut cu el. Puteți să vă uitați la elementele de bază ale luării de note pentru a vă păstra notele concise și ușor de înțeles.

3. Creați un șablon

Pentru a accelera întregul proces de luare a notelor, trebuie să creați un șablon. Acest lucru vă economisește timp să vă gândiți la ce detaliu merge unde. În același timp, nu trebuie să petreceți mai mult timp pentru a-l edita după întâlnire, deoarece este deja formatat.

Puteți crea un șablon care se potrivește nevoilor dvs. sau puteți, de asemenea, să urmați diferite strategii de luare a notelor. De exemplu, puteți încerca metoda cadranelor și puteți împărți notele în patru secțiuni: întrebări, sarcini de făcut, atribuite și note. Dacă ești o persoană vizuală, o hartă mentală poate fi un șablon ideal.

În afară de strategii, puteți folosi și aplicații pentru luarea de note ca să-ți fie mai ușor să organizezi totul. Unele aplicații au deja un șablon pregătit pentru utilizare, așa că nu trebuie să vă gândiți la crearea sau găsirea unuia.

Legate de: Aplicații curate și simple pentru luarea de note care funcționează offline

4. Definiți-vă scopul

Dacă doriți să aveți succes în scrierea notelor de întâlnire Zoom, cel mai important lucru pe care trebuie să îl luați în considerare este scopul dvs. Întrebați-vă: de ce scrieți note? Vrei să folosești acest lucru pentru a fi eficient și pentru a-ți avansa în carieră? Scrii note ca parte a muncii tale? Vrei să le împărtășești? O faci pentru a fi mai organizat? Ce vrei să scoți din asta?

Definirea obiectivului de luare a notelor îți permite să fii mai motivat să o faci mai bine. Dacă știi ce vrei să obții, scrierea notelor de întâlnire devine o plimbare în parc, deoarece vei înțelege mai clar care este rezultatul dorit. Amintiți-vă că notele dvs. de întâlnire ar trebui să vă ajute să deveniți mai bun în carieră. Acesta nu este doar ceva ce faci; te poate ajuta semnificativ să progresezi și să devii mult mai eficient la locul de muncă.

Este practic să iei întotdeauna notițe în timpul întâlnirilor Zoom?

Nu trebuie să iei întotdeauna notițe în timpul întâlnirilor. Cu toate acestea, trebuie să învățați să evaluați importanța fiecărui apel pe care îl preluați. De exemplu, dacă este doar un apel de aliniere și nu sunt menționate detalii importante, puteți sări peste notele și să vă concentrați asupra apelului în sine.

Cu toate acestea, luarea de note este o abilitate esențială pe care ar trebui să o înveți pentru a-ți avansa în carieră. Pe lângă faptul că ajută la eficiență, poate duce la o reținere mai bună, ceea ce vă poate îmbunătăți memoria pe termen lung. De asemenea, crește responsabilitatea și crește performanța colegilor tăi, permițându-le să devină mai conștienți de ceea ce ar trebui să facă. În cele din urmă, dă direcție, astfel încât să știi unde să-ți concentrezi atenția.

Digital vs. Note de hârtie: pe care ar trebui să utilizați?

Obiceiurile tale de a lua notițe pot fi inima productivității tale. Îți place să mergi la școala veche cu notițe de hârtie sau preferi aplicațiile digitale de luare de note?

Citiți în continuare

Despre autor