5 beneficii care economisesc timp ale utilizării software-ului de management de proiect

Munca în echipă face ca visul să funcționeze, cu excepția cazului în care este vorba de probleme de comunicare. Când discutați despre un proiect nou, comunicarea excesivă, comunicarea insuficientă și neînțelegerile pot dura mult timp.

Probabil că ați petrecut ceva timp căutând fragmente de informații sau fișiere care se află în căsuțele noastre de e-mail, mesagerie instant sau note lipicioase de la întâlniri și apeluri telefonice.

Dacă vă puteți identifica, puteți beneficia de utilizarea unui software de management de proiect. În acest articol, vă vom prezenta o listă de beneficii de economisire a timpului oferite de acest tip de software, cu exemple din ClickUp, Notion și Asana. Chiar dacă lucrezi singur, s-ar putea să găsești câteva idei.

1. Nu mai trimiteți și căutați prin e-mailuri

Datorită software-ului de management al proiectelor, puteți renunța la trimiterea de e-mailuri cu sarcini.

În schimb, puteți utiliza coloana cesionar din dvs ClickUp panouri de proiect. Acest lucru vă permite să atribuiți altcuiva dreptul de proprietate asupra unui proiect.

După ce ați adăugat descrierea proiectului, data scadenței și orice alte detalii pe care doriți să le includeți, pur și simplu adăugați-vă colegul la această coloană și va primi o notificare sau o va vedea în treaba lor listă.

Dacă doriți ca mai mult de o persoană să preia proprietatea asupra proiectului, puteți activa o coloană cu mai mulți cesionați folosind ClickApps de la ClickUp.

Aveți opțiunea de a activa acest lucru atunci când vă creați spațiul de lucru. Cu toate acestea, dacă trebuie să îl adăugați mai târziu, mergeți la avatarul dvs. de profil din colțul din stânga jos și faceți clic pe el pentru a găsi Faceți clic pe Aplicații în meniu.

De acolo, parcurgeți opțiunile pentru a găsi Cesionari multipli, activați-l și bifați-l pentru spațiul de lucru în care doriți să îl utilizați.

Coloana cesionar este pentru cei care iau măsuri asupra unui proiect. Dacă doriți să faceți CC pe cineva din proiect, adăugați-l ca observator făcând clic pe simbolul ochiului din colțul din dreapta sus al cardului de activitate.

Legate de: Noțiunea vs. Evernote: Care este potrivit pentru tine?

Acum, desemnații și observatorii sunt în bucla pentru actualizări ulterioare, inclusiv persoana care a creat sarcina – și nimeni nu trebuie să parcurgă un e-mail de 50 de fire pentru detalii.

2. Mai puține întâlniri inutile

Dacă ați auzit vreodată pe cineva spunând că o întâlnire ar fi putut fi un e-mail - ar putea fi și o pagină din Notion.

În loc să vă adunați sau să organizați o sesiune de brainstorming pentru proiecte și idei mai mici, creați o pagină nouă și colaborați în cadrul acesteia.

Dacă sunteți nou la Notion, Sarcinile echipei șablonul vă va ajuta să începeți. Pentru a crea o pagină nouă în vedere la bord din acest șablon, faceți clic pe butonul de adăugare din partea de jos a coloanei dvs. Daca preferi vizualizare listă, adăugați pur și simplu o nouă linie la lista dvs.

Înainte de a vă adăuga colegii de echipă, completați proprietăți precum data scadenței și prioritatea, precum și detaliile și ideile pe care le aveți. Includeți o solicitare pentru colegii dvs. să-și adauge gândurile și sugestiile, apoi adăugați-i ca persoane desemnate.

De asemenea, puteți numi această proprietate colegi de echipă dacă preferați ceva mai neutru.

Imaginea de exemplu folosește o înștiințare pentru a scoate în evidență scopul paginii. Mai jos, oricine poate adăuga informații folosind text, anteturi, imagini, atașamente, link-uri și multe alte comenzi utile.

De asemenea, dacă dvs. sau un coleg ștergeți accidental ceva semnificativ, puteți vizualiza versiunile anterioare ale paginii făcând clic pe pictograma ceas din colțul din dreapta sus.

3. Nu este nevoie să explicați proiectul de mai multe ori

Nu aveți nevoie de prea multe coloane sau proprietăți pentru a vă asigura că detaliile misiunii sunt clare și consecvente. De fapt, probabil că puteți scăpa folosind doar cesionarul, data scadenței și prioritatea.

Legate de: Modalități creative de a profita la maximum de Asana

Înainte de a-ți adăuga colegii ca desemnați sau colaboratori la o sarcină din managementul proiectului software, completați informațiile din fiecare coloană și deschideți cardul sau pagina sarcinii pentru a completa Descriere.

Iată cum arată folosind un aspect simplu în versiunea gratuită a Asana.

Datorită aspectului și etichetelor clare, toată lumea va ști cine este un cesionar sau un colaborator odată ce le adăugați. Ei vor avea, de asemenea, instrucțiuni clare cu privire la data scadenței, nivelul de prioritate al sarcinii și la ce proiect sau secțiune contribuie sarcina, pe lângă detalii.

4. Evitați să răspundeți la aceeași întrebare la repetare

Dacă cineva solicită clarificări prin Slack sau prin e-mail, nu toată lumea are acces la răspuns. Dacă vă întreabă în secțiunea de comentarii a sarcinii respective din software-ul dvs. de management de proiect, toată lumea o va vedea.

Iată un exemplu de utilizare a ClickUp.

Ceea ce este excelent la comentariile ClickUp este că fiecare creează un fir nou. Dacă primiți două întrebări, le puteți răspunde separat selectând răspuns mai jos de comentariu. De asemenea, puteți atribui pe cineva la întrebare dacă simțiți că ar putea avea un răspuns mai bun.

Întrebarea și răspunsul public ar trebui să împiedice să apară aceleași întrebări. Dar dacă primești din nou întrebarea și nu este un răspuns rapid, poți să-ți îndrepti colegul de serviciu în direcția corectă, atribuindu-i și el răspunsului.

5. Mult mai puțin urmărirea altora pentru munca lor sau căutarea fișierelor

Deoarece software-ul de management al proiectelor promovează colaborarea, aveți o mulțime de instrumente pentru a comunica cu colegii tăi. Dacă doriți o actualizare rapidă a stării, tot ce trebuie să faceți este să le etichetați într-un comentariu, în Notion. Puteți face acest lucru folosind un la semn (@) și afișând numele lor în bara de căutare.

De asemenea, nu va trebui să parcurgeți e-mailurile sau să le cereți colegilor să vă trimită un document prin e-mail, deoarece le pot adăuga chiar în copia paginii proiectului. Cu toate acestea, dacă doriți ca documentele să apară de fiecare dată în același loc, puteți adăuga o coloană de documente la dvs pagina de bord de proiect.

O coloană de documente face minuni dacă aveți un coechipier notoriu pentru că vă cere să retrimiteți un fișier de fiecare dată când își pierde urma. Vă rugăm să le spuneți că este acolo în panoul de proiect dacă își pierd din nou urma.

Creșteți-vă productivitatea cu software-ul de management de proiect

Munca în echipă este distractivă, mai ales când un proiect se desfășoară fără probleme. Gestionându-vă sarcinile în software-ul de management de proiect, vă puteți ajuta la reducerea frecării și vă puteți economisi mult timp dvs. și colegilor, păstrând totul organizat într-un singur loc.

Chiar dacă lucrezi singur, vei beneficia în continuare de a ști unde să găsești toate detaliile și documentele de care ai nevoie. Ce software alegeți depinde de dvs. Cu multe opțiuni excelente disponibile, este mai mult decât probabil să găsiți una care funcționează pentru dvs. și pentru echipa dvs.

Notion, ClickUp și Asana sunt alegeri excelente dacă sunteți în căutarea unor sugestii pentru a începe.

ClickUp vs. Asana: Care este mai bine pentru managementul proiectelor?

Există o mulțime de opțiuni pentru software-ul de management de proiect, iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să alegeți între Asana și ClickUp.

Citiți în continuare

Despre autor