Cum să schițați un flux de lucru în Notion

Fie că este vorba despre creativitate, construcție, administrație sau altceva, de multe ori te vei întâlni cu sarcini repetitive în orice mediu de lucru. Crearea unui flux de lucru stabilit vă va ajuta pe dvs. și pe colegii dvs. să intrați într-un ritm, mai ales atunci când includeți pe cineva nou.

În acest articol, vă vom prezenta un flux de lucru în Notion, astfel încât dvs. și echipa dvs. să cunoașteți starea și pașii fiecărei sarcini la care lucrați.

Beneficiile conturării unui flux de lucru în noțiune

Prezentarea fluxului de lucru în Notion vă va ajuta echipa să vizualizeze și să-și amintească pașii pe care trebuie să-i facă atunci când începe sau finalizează o sarcină. De asemenea, va ajuta pe toată lumea să știe în ce stadiu se află o anumită misiune.

De exemplu, dacă scrierea postărilor pe blog este o sarcină recurentă, puteți împărți procesul creativ în patru pași: redactare, editare, imagini și încărcare. Când scriitorii din echipa dvs. termină o versiune nefinalizată, ei își pot marca partea din sarcină finalizată pe tablă și pot seta persoana responsabilă cu editarea ca desemnat.

Chiar dacă lucrați singur, aceasta este o modalitate excelentă de a vă urmări progresul, deoarece veți avea o imagine de ansamblu mai detaliată a volumului dvs. de lucru. De asemenea, ajută la împărțirea unei sarcini mai voluminoase în elemente de acțiune mai mici, ceea ce poate ajuta la prevenirea copleșirii.

Conturarea unui flux de lucru în noțiunea cu stări

Folosind o bază de date tabel simplă în Notion vă va oferi o imagine de ansamblu condensată a fluxului dvs. de lucru. Puteți vedea rapid la ce pas se află fiecare sarcină, o puteți compara cu data scadentă și puteți verifica cine lucrează la ea fără a fi nevoie să derulați mult.

În acest exemplu, fiecare coloană reprezintă un pas în procesul de scriere. Pentru a începe, decideți în ce pași doriți să împărțiți sarcinile recurente și creați o pagină nouă selectând opțiunea din colțul din stânga jos al Notion. Odată ce vă aflați pe noua pagină, în loc să alegeți un șablon, afișați comenzile folosind bara oblică și selectați Baza de date tabel - Inline.

The Nume coloana va fi locul în care puneți numele sarcinii și coloana suplimentară care apare pe care o puteți șterge. Apoi, adăugați o nouă coloană selectând simbolul adăugare în colțul din dreapta sus al tabelului și în tipul de proprietate meniu, alege Selectați.

Faceți clic în celula de mai jos și introduceți o stare pe care doriți să o utilizați, iar Notion vă va oferi o solicitare pentru a o transforma într-un opțiune. De acolo, puteți schimba culoarea folosind cele trei puncte de lângă ea.

Creați toate stările pe care doriți să le utilizați urmând aceleași instrucțiuni și faceți clic pe titlul coloanei pentru a afișa meniul și duplicați-l până când aveți o coloană pentru fiecare pas. Numiți-le în consecință.

Acum, pe măsură ce tu și colegii tăi mergi, poți folosi stările pentru a comunica în ce pas te afli și cum merge. Deci, în loc să marcați pur și simplu sarcina finalizată, puteți arăta echipei dvs. că lucrați la un articol fără să spuneți acest lucru.

Exemplul folosește a face pentru a arăta că nimeni nu lucrează încă la asta, în curs să spun că este în curs, complet pentru a arăta că s-a făcut, în așteptare pentru a-i anunța pe alții că este întrerupt și blocat pentru a indica cesionarul are nevoie de ajutor.

Legate de: Comenzi rapide de la tastatură Notion pentru Windows și Mac

Dacă echipa dvs. trebuie să comunice detalii, poate comenta pe pagina de activitate făcând clic pe numele acesteia și deschizând-o. Câmpul gol de mai jos este locul ideal pentru detaliile inițiale. Câmpul de comentarii este optim pentru a pune întrebări, a comunica că predați proiectul sau pentru a face sugestii.

A avea aceste conversații în Notion va oferi tuturor acces la informații, în loc să limiteze accesul într-un mesaj direct sau să te pierzi într-un chat de grup.

Chiar dacă lucrați singur, folosirea stărilor și lăsarea comentariilor sunt utile atunci când alegeți o sarcină de rezervă.

Conturarea unui flux de lucru în noțiune cu liste de verificare

Dacă sunteți un fan al simplității și preferați să le spuneți celorlalți că o sarcină este finalizată, vă puteți contura fluxul de lucru folosind coloanele din lista de verificare. Procedând astfel, este, de asemenea, o modalitate excelentă de a economisi spațiu dacă trebuie să includeți o mulțime de coloane în fluxul dvs. de lucru. Cu toate acestea, cel mai bine este să le mențineți la minimum dacă puteți.

Adaugi coloanele listei de verificare la fel ai face a selectați coloana făcând clic pe butonul de adăugare din colțul din stânga sus al tabelului și tot ce trebuie să faceți este să le denumiți.

Folosind acestea, veți obține în continuare o imagine de ansamblu rapidă a situației în care vă aflați dvs. și echipa dvs. cu sarcini, cu un aspect puțin mai puțin aglomerat al textului în stări. Este deosebit de grozav pentru echipele care doresc ca nivelul de prioritate să iasă în evidență față de orice altceva.

Legate de: ClickUp vs. Noțiune: care este mai bine pentru colaborarea la proiect

De asemenea, puteți comunica în continuare în comentarii, desigur, dar starea fiecărui pas nu este punctul central - doar dacă este complet sau nu.

Alte elemente pe care ați putea dori să le includeți în fluxul de lucru Notion

Alte coloane pe care poate doriți să le includeți în fluxul de lucru Notion sunt a coloana link dacă proiectele dvs. sunt într-o unitate sau software online sau a fișiere și coloana media dacă înmânați documente înainte și înapoi.

Dacă descoperi că nu vrei o anumită proprietate pentru a apărea ca o coloană în baza de date, rețineți că o puteți ascunde din tabel, dar va apărea în continuare în lista de proprietăți când faceți clic pe un proiect.

Adăugarea de note la pagina de deasupra sau dedesubtul tabelului vă va ajuta, de asemenea, pe dvs. și colegii dvs. să învățați și să vă amintiți pașii din fluxul dvs. de lucru.

Acest lucru este util în special pentru integrarea de noi membri ai echipei, deoarece aceștia vor cunoaște toți pașii, iar instrucțiunile dvs. le vor spune exact ce trebuie să facă când ajung la următorul.

Intrați într-un ritm cu noțiune

Prin conturarea unui flux de lucru în Notion, eliminați presupunerile dintr-un proces și împărțiți proiectele mai mari în etape mai mici și organizate. În acest fel, tu și echipa ta vei avea totul într-un singur loc și nimeni nu trebuie să caute.

Dacă încă nu ați verificat Notion, personalizarea și simplitatea sa vă permit să gestionați orice proiect. Cu toate acestea, dacă vă simțiți blocat, puteți începe cu unele dintre numeroasele sale șabloane și puteți învăța pe măsură ce mergeți.

Cum să începeți cu Notion: 7 sfaturi și trucuri esențiale

Noțiunea este unul dintre cele mai bune instrumente de productivitate și este în creștere rapidă. Iată câteva trucuri și sfaturi pe care le puteți folosi pentru a începe.

Citiți în continuare

Despre autor