Cum să planificați cu ușurință un proiect folosind Dropbox Paper

Planificarea proiectelor poate fi plictisitoare și copleșitoare, mai ales când necesită ca întreaga echipă să colaboreze la sarcini separate, sesiuni de brainstorming și multe altele.

Din fericire, există instrumente tehnologice care pot simplifica procesul de planificare a proiectului. Și cel mai bine, unele dintre ele sunt gratuite. Dropbox Paper este un instrument gratuit de creare și editare a documentelor oferit prin Dropbox. Tot ce ai nevoie este un cont Dropbox.

Planificarea proiectelor cu hârtie Dropbox

Dropbox Paper oferă toate instrumentele de care aveți nevoie pentru a planifica proiecte ușor și rapid. De exemplu, puteți utiliza instrumentul cronologie pentru a seta date pentru sarcini și pentru vizualizați întregul proiect.

De asemenea, puteți crea liste de activități și puteți eticheta anumiți membri ai echipei care sunt responsabili pentru fiecare sarcină. Cea mai bună parte? Puteți face toate acestea într-un singur document, facilitând urmărirea tuturor detaliilor.

Hârtia Dropbox este prietenoasă cu brainstorm

Înainte de a ne aprofunda, vrem să împărtășim acest lucru: nu trebuie să vă gândiți întregul proiect înainte de a utiliza aceste instrumente. De asemenea, poate doriți aflați mai multe despre ce este de fapt Dropbox Paper.

Este ușor să colaborezi cu echipa ta pentru a face brainstorming asupra proiectelor pe măsură ce le planificați. Toți membrii echipei dvs. pot vizualiza și edita documente Dropbox Paper în același timp.

Dezvoltarea cronologiei utilizând cronologia proiectului

Mai întâi, să creăm o cronologie de bază a proiectului. Deschideți un nou document Dropbox Paper și denumiți-l în funcție de proiectul dvs. Apoi, urmați acești pași:

1. În partea de jos a documentului, veți vedea bara de instrumente Dropbox Paper. Selectați pictograma cronologiei, care arată ca un calendar în miniatură.
2. Va apărea cronologia dvs. Apoi, selectați săgeata de lângă 2 saptamani pentru a alege durata proiectului dvs.

Stabilirea reperelor

Următorul pas este să stabiliți reperele proiectului pe care doriți să le finalizați echipa dvs. pe parcursul proiectului. Pentru a face acest lucru:

1. Plasați cursorul peste dată și a Pictograma steag va aparea. Selectați-l.
2. Denumiți-vă piatra de hotar.

Dacă introduceți o etapă incorect sau pur și simplu doriți să eliminați una, faceți clic pe reper din cronologie și selectați pictograma coș de gunoi.

Adăugarea în Sarcini

Cu toate etapele introduse, acum veți dori să treceți și să adăugați anumite sarcini până la data scadenței. Acestea sunt sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți pentru a atinge fiecare etapă.

1. Plasați cursorul peste spațiul liber de sub fiecare dată pentru a face să apară o zonă gri. Selectați-l pentru a deschide Fereastra articol nou.
2. Introduceți numele sarcinii și adăugați o descriere a sarcinii, dacă este necesar.
3. Atribuiți sarcina selectând Pictograma de atribuire (corpul cu un cerc în jurul lui).

Dacă doriți să atrageți atenția asupra unor sarcini specifice, le puteți codifica prin culori selectând Pictograma paletă în partea dreaptă sus a ferestrei. De exemplu, puteți colora sarcinile cu prioritate înaltă în roșu.

Organizarea sarcinilor folosind lista de sarcini

Dacă doriți să renunțați la cronologia, puteți utiliza instrumentul Lista de activități. Sau puteți utiliza Lista de activități cu instrumentul Cronologie pentru a organiza în continuare sarcinile proiectului.

De exemplu, puteți plasa repere cheie în Cronologie și sarcinile dvs. cu date în Lista de activități. Când sarcinile sunt finalizate, bifați pur și simplu caseta de lângă sarcină.

Pentru a configura o listă de sarcini:

1. Selectează Pictograma Lista de sarcini (care arată ca o bifă) în bara de instrumente din partea de jos a ecranului.
2. Introduceți numele sarcinii dvs.
3. Selectați data și introduceți o dată.
4. Dacă doriți să atribuiți sarcina unei persoane din echipa dvs., selectați Pictograma de atribuire și introduceți numele sau adresa de e-mail.

Asta e! Dacă doriți să faceți comentarii despre anumite sarcini, puteți face acest lucru selectând Pictograma comentariu (care arată ca un balon) lângă sarcină.

Caracteristici suplimentare pentru planificarea proiectelor

După ce ați completat calendarul proiectului și lista de activități, sunteți pe drumul cel bun spre planificarea proiectului perfect. Dacă doriți să duceți planificarea proiectului și mai departe, iată câteva caracteristici suplimentare care ar putea fi utile.

Etichetarea documentelor

Aveți mai multe documente pentru fiecare proiect la care lucrați? Acest lucru poate deveni rapid confuz și frustrant pentru echipa ta. Cel mai simplu mod de a vă organiza documentele de proiect este prin etichetare.

Etichetarea (#) vă permite să plasați o etichetă pe documentele și fișierele dvs., astfel încât să le puteți găsi cu ușurință în căutare. Pentru a vă eticheta documentele:

1. Găsiți documentul sau fișierul pe care doriți să îl etichetați în Dropbox și selectați-l.
2. În fereastra din dreapta, adăugați o etichetă în Adăugați o etichetă cutie.
3. Utilizați etichete care sunt descriptive pentru proiectul dvs. De exemplu, #March2022MarketingCampaign ar funcționa în acest exemplu.

Când doriți să găsiți documente cu etichetele dvs., introduceți eticheta în bara de căutare Dropbox.

Șablon de planificare a proiectului

Nu doriți să fiți nevoit să creați un proiect în Dropbox de la zero? Dropbox simplifică cu șablonul de planificare a proiectelor pe care îl puteți găsi Aici.

Pur și simplu selectați Utilizați șablon, iar șablonul se va deschide în contul dvs. Dropbox Paper. Acest șablon include atât o listă de activități, cât și o cronologie, precum și alte informații, cum ar fi informații despre proiect.

Completează-ți informațiile și vei fi gata. De asemenea, este complet editabil, astfel încât să puteți face modificări pentru a se potrivi nevoilor dvs. specifice.

O altă modalitate excelentă de a vă păstra fișierele de proiect împreună este să conectați aceste fișiere la documentul principal de proiect.

Pentru a utiliza această caracteristică, deschideți documentul de planificare a proiectului. Apoi, urmați acești pași:

1. În bara de instrumente, selectați Inserați pictograma Dropbox Files, care arată ca o cutie deschisă.
2. Folosind bara de căutare, localizați fișierul pe care doriți să îl inserați în document. Acesta poate fi orice, de la contracte la prezentări. De asemenea, puteți încărca documente selectând Încărca fișiere.
3. Evidențiați documentul și selectați Alege.
4. Fișierul, documentul sau imaginea vor fi inserate în documentul dvs. Puteți, de asemenea, să faceți clic pe fișier pentru a-l deschide în continuare și pentru a-l vizualiza pe ecran complet.

Ce altceva poți face cu contul tău Dropbox?

Dropbox Paper este un instrument excelent pentru orice, de la planificarea proiectelor la crearea de documente complete cu elemente vizuale. Deci, ce altceva poți face cu contul tău Dropbox? Cerul este limita.

3 utilizări unice și creative pentru conturile Dropbox

Conturile Dropbox au o varietate de utilizări unice de care vă puteți bucura cu instrumente de partajare și instrumente terțe. Iată câteva de încercat...

Citiți în continuare

Despre autor